Juan Pauna, director de Tándem Chile, propone una solución para provocar un cambio cultural en la empresa.
Los altos ejecutivos y directores generales de las empresas ocupan el 50% de su tiempo en reuniones. Sin embargo, dos tercios de estas juntas, terminan antes de que se tome alguna decisión y eso provoca que el 85% de los ejecutivos demuestre su insatisfacción con la eficiencia y efectividad de las reuniones en sus compañías. Esto, de acuerdo con la compañía especializada en Latinoamérica en consultoría para la toma de decisiones, Tándem.
Según datos entregados por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), Chile es el tercer país entre los miembros de este organismo que dedica más horas para trabajar. Según el estudio que reveló en abril de 2015, los chilenos dedican en promedio 2.015 horas al año, que los sitúa en el ranking solo detrás de México (2.237) y Grecia (2.037).
Juan Pauna, director de Tándem Chile, sostiene que “muchas veces, la ineficiencia de una reunión se produce porque se convoca a directores o jefes de áreas que poseen distintos intereses o egos que entorpecen la comunicación y la toma de decisiones”.
“Además, está la falta de claridad en los temas a tratar, sorpresas en la agenda de trabajo o puntos que no fueron informados a los participantes, y toma de decisiones sin métodos, plazos y mecanismos para medir sus resultados”, agrega el ejecutivo.
Según el especialista de Tándem, existen cuatro tipos de reuniones de trabajo al interior de las compañías: Para tomar decisiones, de explicación, consultivas e informativas. “El problema es que solo un 20% de las reuniones se enfocan en el primer punto y lo que es peor es que de esta cifra, solo en una de cada cuatro reuniones se obtienen soluciones concretas. Eso en términos prácticos significa que de todo el universo de convocatorias solo un 8% son productivas”.
El tiempo perdido
Según un estudio de la revista Harvard Business Review, las consecuencias de demasiadas reuniones pueden ser sorprendentes y evidencia como las reuniones semanales de las compañías en el mundo demandan un total de 300 mil horas por año. Como sustento metodológico, analizaron los datos proporcionados por el calendario Outlook de una empresa multinacional de Estados Unidos. Los resultados fueron los siguientes:
·Reuniones semanales de comité ejecutivo: 7.000 horas de ejecutivos por año
· Once personas se reúnen para preparar las reuniones de comité ejecutivo, cada una de esas sesiones utiliza 1.800 horas de empleado por año lo cual implica un total de 20.000 horas al año para la compañía.
· Cada uno de los 21 equipos destina 3.000 horas por año a sus reuniones. Estas reuniones llevan en promedio más tiempo que el resto porque tienen que sintetizar información para preparación de otras reuniones. En total son 63000 horas al año.
· Más de 130 reuniones preparatorias que demandan 1.500 horas por empleado sumando un total de 210.000 horas.
· En total suma 300.000 horas al año de soporte de reuniones de comité ejecutivo, sin incluir el tiempo de preparación de dichas reuniones.
·La investigación muestra que las organizaciones destinan el 15% de su tiempo en reuniones, un porcentaje que se incrementa cada año desde 2008.
¿Cómo evitar que este mal se propague en las empresas?
Para ello, Juan Pauna propone 6 tips para evitar reuniones improductivas y provocar un cambio cultural que permite convocatorias más eficientes y eficaces:
1. Defie para qué es la junta e identifica qué decisiones debes tomar. Cuando no hay objetivos, no es necesario reunirse. Si los puntos están claros de antemano y se eliminan las sorpresas, la calidad de las decisiones mejora.
2. Determina quienes participan en la junta en función de las decisiones por tomar. Más gente de la necesaria hará improductiva la reunión. Solo convoca a las personas con un rol directo en las metas que motivan el encuentro de trabajo.
3. Arma la agenda de antemano y anticipa la información a los participantes. Si éstos no tienen el tiempo de analizarla, tampoco agregarán valor al momento de decidir. Lo ideal es que todos sepan qué van a hacer y qué aportarán.
4. Para agilizar el trabajo, señala cuánto tiempo es necesario tomar para cada punto de la agenda, según la importancia y complejidad de cada uno. Una discusión estéril no es productiva.
5. Al término de cada reunión es necesario establecer un acta de acuerdos, donde quede establecido cuáles son las decisiones tomadas, quién o qué área es responsable, el plazo y los resultados esperados.
6. Si no cumples con los puntos señalados con anterioridad, es hora de reconocer que tu empresa sufre del síndrome de la “reunionitis”. Es importante entonces tomar la decisión de adoptar esta estrategia, aplicarla y dejar de perder tiempo, dinero y esfuerzo.
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