Las empresas pueden llegar a perder hasta un 9% de facturación si no administran de manera adecuada los contratos con proveedores.
En Chile, desde hace un tiempo se ha marcado una tendencia en cuanto a la externalización de prestaciones a través de terceros, esto porque muchas veces significa un menor costo para las compañías o bien porque externalizar les permite a través de la flexibilización de un servicio externo, incrementar la producción de los productos que venden o los servicios que ofrecen.
Según Sourcing, expertos en la optimización de servicios de terceros, indican que la formalización de compra de bienes o contratación de éstos mismos está cambiando. “Hoy en día, y con el objetivo de mitigar los riesgos asociados a la ejecución y contratación de proveedores, en las grandes compañías y corporaciones más de un 90% de los casos se formalizan por un contrato en vez de una orden de compra, para mitigar los altos riesgos”, afirma Eugenio Cepeda, gerente general de Sourcing.
De acueddo al experto, la gran dificultad que existe hoy en Chile en cuanto a la contratación de proveedores, es que las empresas mandantes, en su gran mayoría (con excepción de las grandes empresas y corporaciones, que representan un 0,8% del total de las empresas en Chile) utilizan como mecanismo legal para la formalización de compras de bienes o servicios, una orden de compra, el correo electrónico, o una carta de acuerdo, lo que se traduce muchas veces en un riesgo para las compañías ya que se suele perder el control del contrato generando grandes pérdidas de dinero, que pueden llegar a montos incluso mayores al 100% de la inversión inicial.
Según Cepeda, “los errores más comunes al momento de contratar proveedores están asociados a la forma apresurada en que actúan las compañías, que no revisan los factores de riesgo internos y externos antes de contratar un servicio”.
Es por esto que Sourcing ha señalado siete consejos fundamentales que las compañías deben considerar antes de contratar un servicio con terceros, con el objetivo de minimizar todo tipo de riesgos y/o pérdidas para la empresa:
1. Definir si internalizar o externalizar un servicio. Lo primero que debe hacer toda compañía antes de contratar a un tercero es revisar si esta labor puede ser efectuada en primera instancia a través de recursos propios de la compañía sin que esto implique una inversión mayor. Luego de esto corresponde hacer una análisis de los factores de riesgo tanto de una potencial internalización como externalización de una actividad con foco en lo laboral, la cultura organizacional, lo económico, lo operacional-contractual, lo político-sindical y la administración interna.
2. Considerar una agregación de demanda. Se recomienda efectuar un levantamiento transversal en todas las áreas de una empresa de los requerimientos del servicio que necesite y, mediante la agregación de demanda(cooperación entre áreas de una misma empresa) se puedan negociar mejores tarifas o precios conveniente por volúmen que les permita disminuir los gastos generales por su administración, respecto de tener servicios similares segmentados.
3. Precisar el requerimiento. Toda compañía debe procurar especificar de manera clara y completa la definición de lo que necesita del proveedor para que éste último determine con el menor riesgo los recursos y/o equipos que requerirá para la ejecución del servicio, con el menor impacto en los costos.
4. Analizar el Mercado. Toda empresa debe entender cómo se está moviendo la oferta de servicio/ producto en el mercado y de este modo proyectarlo, tomando en consideración los diversos costos y con ello el o los contratistas potenciales para el servicio.
5. Definir una estrategia. Siempre se debe analizar el riesgo de las variables que afectan al servicio a contratar, pues esto permitirá definir el tipo de proceso de contratación (licitación pública, licitación privada, asignación directa o proveedor único), el tipo de contrato (suma alzada, precios unitarios), número de empresas a asignar (sólo una o más), entre otros.
6. Planificación y accountability. Toda empresa debe saber planificar las etapas, acciones y responsables para ratificar e implementar un negocio.
7. Ejecución y formalización. Se debe desarrollar el proceso de contratación de acuerdo a la planificación establecida, respetando los plazos y la calidad comprometida.
Según los expertos, la no consideración de los puntos anteriores podría traer efectos en los costos y riesgos de las empresas que se traducen en la no concreción o cumplimiento en materias asociadas a la relación laboral entre mandante y contratista, control de costos, calidad del servicio o en la estructura de la prestación de los servicios.
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