David Allen crea el método que da el nombre a su publicación y que a través de cinco pasos asegura dominar el “arte de ocuparse relajada y controladamente de las cosas”.

En las últimas 72 horas, la mayoría hemos recibido más ideas capaces de generar cambios, sugerir proyectos y modificar prioridades que la que nuestros padres recibían en un mes, y puede que hasta en un año. Ésta es la reflexión de David Allen, autor del libro Organízate con eficacia, cuando hace referencia al bombardeo de información al que estamos expuestos día a día.

El también académico y consultor refiere que una paradoja es la que conquista el ambiente laboral del nuevo milenio: “las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos. Y no se equivoca; datos de la Organización Mundial de la Salud revelan que 75% de los trabajadores mexicanos sufre de estrés, lo que coloca al país en el primer lugar en todo el mundo con este padecimiento.

Ante este escenario, es evidente la necesidad de técnicas y hábitos que, a pesar de tener una gran cantidad de actividades por realizar, permitan que el profesional de desempeñe con eficiencia. Por tal motivo, David Allen crea el método que da el nombre a su publicación y que a través de cinco pasos asegura dominar el “arte de ocuparse relajada y controladamente de las cosas”.

Capturar aquello que nos llama la atención es el primer paso de la metodología de Allen. Esto implica identificar las actividades que necesitan algún tipo de solución, un ciclo que hay que cerrar o algo por hacer. La idea es gestionar un inventario de tareas para decir su desenlace (culminarlas o ignorarlas). En esta primera fase del método GTD (por sus siglas en inglés Getting Things Done), “te aseguras que todo esté reunido en otra parte que no sea tu cabeza”, de esta manera conservas una mente despejada capaz de controlar lo que estás haciendo”.

El segundo paso es dedicar tiempo a clarificar, pensar y decidir qué hacer con cada una de las tareas que se almacenaron. El escritor recomienda hacerse tres preguntas para facilitar este proceso: ¿qué es este asunto que tengo en mi bandeja de entrada?, ¿requiere alguna acción concreta?, ¿cuál es la siguiente acción? Teniendo las respuestas de estos cuestionamientos se derivan tres posibilidades de solución: hacer la tarea (si la acción dura menos de dos minutos debería realizarse); delegarla (cuando tarda más de 120 segundos hay que cuestionarse si somos la mejor persona para desempeñarla); o diferirla (al definirse que nosotros somos los únicos capaces de cumplir la actividad, se hace un balance para conocer qué tan importante es que se lleve a cabo en ese momento).

La organización, tercer paso del método GTD, consiste en distribuir esas actividades que ya definiste como relevantes. El autor de Organízate con eficacia recomienda realizar ocho listas que hagan referencia a la importancia de cada una de las tareas: 1) basura, 2) algún día/tal vez, 3) referencia, 4) hazlo ahora, 5) delegar, 6) acciones siguientes, 7) proyectos extensos y 8) verificaciones. Lo importante en este momento es contar con un calendario para citas o compromisos que faciliten las actividades cotidianas.

El cuarto punto hace énfasis en la reflexión, donde “no sólo es dejar que tu cerebro se relaje sin más, sino antes bien permitirle que sea libre de experimentar una actividad más elegante, productiva y creativa”, menciona David Allen. Y es que, agrega, hay que estar seguros de que las actividades que estamos realizando son las que deberíamos estar haciendo y no las de poco valor. Finalmente, el punto número cinco es actuar. Una vez que se han organizado las actividades, la clave está en agarrar la lista de tareas y completar la primer, después la segunda y así sucesivamente.

Hay que recordar que “no ser consciente de todo lo que tienes que hacer se parece mucho a tener una tarjeta de crédito de la que ignoras el saldo y el límite: es mucho más fácil quedarse en números rojos”, así es como el escritor concluye el texto que planea formar profesionales con habilidades y hábitos que les permitan confiar en sus propias decisiones sobre lo que hay que hacer en cada momento.