Desde Mercer entregan algunas consideraciones para tener una reunión efectiva y que sea un aporte para todos.

Las reuniones son parte de la agenda de las personas de manera diaria. Si bien son necesarias, en algunas ocasiones estas se alargan más de lo necesario o, se realizan sin que sea necesario.

Es por eso que desde Mercer entregan algunas consideraciones para tener una reunión efectiva y que sea un aporte para todos. Estas son:

1. Citar solo reuniones y asistencias imprescindibles: No es necesario convocar por todo y a todos para temas puntuales. Si se fijan este tipo de encuentros de manera excesiva termina siendo una instancia improductiva para la organización.
2. Predefinir y compartir la agenda y objetivos de la reunión: Antes de fijar cualquier reunión, es necesario saber cuál es el motivo. Cuando se llega sin saber los temas que se hablarán no solo significa perder tiempo para ponerse de acuerdo, sino que también puede ser que los convocados no lleven la misma información.
3. No utilizar celulares ni notebook: Algunas empresas tienen la costumbre de dejar los teléfonos en el centro de la mesa de reunión o fuera de la sala, esto con el objetivo evitar su uso durante una reunión. No solo puede ser una falta de respeto para quien está hablando, sino se convierte en un factor distractor para los asistentes quienes al estar contestando mensajes, pueden no poner atención a un punto importante.
4. Respetar horarios y agenda (más de dos horas incluir break): La hora de inicio y de término debe cumplirse. Uno no conoce la agenda del resto de los participantes y postergar el término de ésta puede generar un problema en el resto del día. Además, si se alarga por más de dos horas, tanto para la concentración como para poder resolver otros temas, se debe dar, entremedio, un tiempo para contestar correos y solucionar otros temas pendientes.
5. Tener en cuenta las diferencias culturas e idiomáticas: Hoy las empresas son integradas por diferentes culturas e idiomas. Para eso es necesario tener un idioma oficial para realizar la reunión y cumplirlo, para que todos puedan entender de lo que se habla. También se debe respetar los ritos que algunas culturas tienen a ciertas horas del día.
6. Administrar el tiempo de manera efectiva: Empezar a la hora establecida, fijar bloques de tiempo en los que cada asistente expondrá, no extender la reunión más allá de la hora término son algunos de los consejos.
7. Hablar de a uno en ordenadamente: No interrumpir en medio de una conversación, no acaparar todo el tiempo, dar la palabra a quien la solicite y seguir la coherencia de la conversación permiten que el diálogo sea fluido y que la reunión no se entrampe.
8. Disentir constructivamente: En las reuniones pueden surgir puntos de vista diferentes, es por es que para expresarlos lo recomendado es siempre hacerlo con el objetivo de ser un aporte y entregar soluciones si se presenta un problema.
9. Recapitular y pasar en limpio las conclusiones: Antes de concluir, es importante que los asistentes revisen lo conversado y acordado. De esta manera se evitan malos entendidos o trabajo innecesario para la siguiente reunión.
10. Circular rápidamente una minuta con responsables claros: Una vez acordado todos los puntos, es importante que éstos sean enviados a todos quienes asistieron  a la reunión. Así para el próximo encuentro, se llegará con avances en los puntos acordados.

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