Aunque varias empresas pueden tener un externo que se haga cargo de la nómina, es importante familiarizarse con el lenguaje de este rubro y conocer los pasos para su elaboración y cálculos.
En las empresas es muy frecuente que se cometan errores, retrasos o incluso descuidos en los diferentes departamentos, ya sea por alguna distracción, por falta de capacitación o incluso una mala organización. Sin embargo, la nómina, juega un papel crítico y los errores pueden originar serios problemas legales, fiscales o incluso con instituciones como el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) y la probabilidad de cometerlos es muy alta.
Por otro lado, se suma el hecho de que las reformas hacendarias en México, expedidas por el Servicio de Administración Tributaria, generan incertidumbre en las PyMes. La AMEDIRH, Asociación Mexicana en Dirección de Recursos Humanos, destacó que el 52% de las empresas creen que las reformas tienen un impacto muy grave en su organización, mientras que el 56% dice preocuparse por la economía de sus empleados, esto según su encuesta realizada en 2014.
La mayoría de las empresas cuenta con un responsable o un asesor externo para la nómina, sin embargo, es importante familiarizarse con el lenguaje de este rubro, así como conocer los pasos para su elaboración y cálculos.
1. Establecer generalidades. Será necesario determinar en un principio las reglas como:
- Ramas del seguro que serán cubiertas
- Primas vacacionales
- La afiliación al Infonavit, entre otros
- Prestaciones de Ley
2. Alta de los trabajadores. Estos se determinarán con base al tipo de contrato y salario que tengan o puedan tener, además de establecer la frecuencia, es decir cómo y cuándo serán los pagos.
3. Flujo de operación. Definir los pasos a seguir con la persona o personas responsables, durante cada periodo de generación y cálculo de pagos. Se sugiere los siguientes pasos:
- Establecer fecha límite de corte
- Alta o baja de los empleados
- Registro de incidencias, éstas pueden ser: incapacidades, cambio de salario, reingreso o cambio de registro patronal
- Captura de excepciones particulares como: tiempo extra, vacaciones, comisiones y cualquier otra percepción o deducción del empleado
Es importante señalar que revisar los datos capturados será necesaria para evitar cualquier posible error.
4. Cálculo de la Nómina. Es el resultado final de todos los datos ingresados anteriormente y los impuestos correspondientes.
5. Timbrado. Como lo determinó la autoridad desde el año 2015, es necesario sellar digitalmente los recibos en formato .xml, de cada uno de los empleados, imprimirlos y enviarlos por correo electrónico a cada trabajador.
Israel Coto, director de la Oficina de Microsip en Ciudad de México, aclaró la importancia de contar con un sistema administrativo de nómina. “Las soluciones administrativas ayudan a generar información y cálculos con mayor rapidez y precisión, además de que cuentas con un respaldo para aclaraciones futuras de cualquier índole”, mencionó el experto.
