Las juntas improductivas no sólo se traducen en pérdida de tiempo, sino en golpes económicos.
Las empresas y compañías están inundadas de juntas de trabajo, muchas de las cuales no salen como se espera. El resultado: la mayoría de la gente odia ir a las reuniones. Uno de los grandes problemas es que gran parte de las juntas carecen de un verdadero debate.
Tan solo en México, un empleado tiene en promedio cinco reuniones a la semana, según el informe ‘Collaboration 2.0’, de las firmas Ovum y LogMeIn; además, de acuerdo con la firma HBR, el 71% de los gerentes piensan que la mayoría de las juntas son “improductivas e ineficientes”.
Sobre este tema, las juntas improductivas no sólo se traducen en pérdida de tiempo, sino en golpes económicos superiores a 700.000 pesos anuales (US$36.830), según cifras de Expandiendo.
Una manera de cambiar estas cifras negativas es a través de mejorar las reuniones que se organizan y concéntrese en hacer una discusión más sólida por medio de un buen debate.
“Cuando los equipos tienen un buen debate durante las juntas, las personas suelen hablar sobre los problemas que se deben solucionar, consideran alternativas, se desafían unos a otros y escuchan diferentes puntos de vista diferentes”, señala Karina Navarro, quality assurance manager de Kokatu.com -plataforma dedicada a encontrar espacios de de trabajo, con más de 1.700 opciones en 44 ciudades-.
Lograr tener un buen debate ayuda a transformar las reuniones improductivas en algo que las personas que asistieron realmente pueden decir: “la junta fue útil”. Ante esto, desde Kokatu comparten los siguientes consejos para lograrlo:
- Todos estamos en el mismo equipo. Los debates se suelen dividir en tres categorías: el que el objetivo es persuadir a la gente de que tenemos la razón; el que el objetivo es vernos mejor que el “oponente”; y el que el objetivo es encontrar mejores soluciones juntos. Éste último es el ideal para aprovechar al máximo la diversidad cognitiva de un grupo. Para esto debemos llevar la discusión a un objetivo compartido y hacer énfasis de que todos estamos en el mismo equipo.
Debemos recordar en la reunión que somos compañeros, no adversarios; que nuestro objetivo compartido es encontrar la mejor manera de solucionar los problemas que se presenten; que todos los puntos de vista para lograr un objetivo son bienvenidos; que todos los participantes son iguales y no hay puntos de vista mejores; y, sobre todo, que no existe un "ganador". El equipo gana si avanzamos. - Escuchar. Un buen debate es una contraposición de ideas de las que se puede aprender y hasta puede llegarnos hacer cambiar de opinión. De ahí la importancia de saber escuchar a los demás, se debe ser receptivo con los argumentos contrarios, lo que ayuda a fomentar el respeto.
- No hacerlo personal. Hay que mantenerse alejado de preguntas que emiten un juicio sobre las personas, en lugar de sus ideas. Preguntas como "¿cómo puedes creer eso?" o "¿por qué no puedes ver eso o aquello?". Lo mejor es plantear preguntas como "¿qué te hace sentir así?" o "¿qué te ha llevado a esa conclusión?”
“Cuando las personas sienten que sus ideas están siendo atacadas, la emociones y el ego comienzan a desempeñar un papel mucho más importante, lo que provoca que el debate se desvíe de la dirección correcta. Igualmente es necesario no realizar insultos ni ataques personales, ni levantar la voz o tocar a los compañeros”, detalla Navarro. - Conocimiento y preparación sobre el tema. Debatir es una habilidad que se mejora con la práctica. Un buen debatiente no utiliza un lenguaje complicado, habla de manera que sea fácil entender sus argumentos. Para esto, debe tener preparación y conocimiento sobre los temas a tratar si quiere que la otra persona entienda sus argumentos. También es prioridad que no se sabe de algo, se diga y se reconozca.
- Cuestiona. Debemos aprender a cuestionar las afirmaciones y a no limitarnos a decir que no. Con esto, lo más probable es que no se avance en el debate.
Recordemos que siempre se puede estar de acuerdo o no con las ideas y argumentos de los demás, pero lo más importante es que siempre debe reinar el respeto y compañerismo. Como dice el refrán: lo cortés no quita lo valiente.
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