Ya sea para terminar una tarea tediosa o administrar muchos pendientes a la vez, es importante encontrar un método que funcione y se ajuste a tu modo de vida y forma de trabajo.
La organización es fundamental para sacar adelante un negocio o proyecto. Ya sea para terminar una tarea tediosa o administrar muchos pendientes a la vez, es importante encontrar un método que funcione y se ajuste a tu modo de vida y forma de trabajo.
Para lograr la optimización de procesos y la fluidez en los quehaceres, te presentamos a continuación cinco técnicas de productividad. Elige la que más te acomode y cambia para siempre tu día a día:
1. Visualizar los pendientes y objetivos para no perderlos de vista
Tener a la vista lo que hay que hacer es fundamental para no dejar de lado el objetivo. Usa para esto un implemento que estés seguro de que vas a revisar: una pizarra, el escritorio de tu computador, una app que te notifique, unos post-its o un cuaderno sobre la mesa. Escribe tus principales metas para el día, la semana y el mes. No te detengas en aquellas tareas mínimas que te sacan tiempo, pon el foco en lo importante. Así, cuando te distraigas revisando Facebook, chateando en tu celular o con lo que sea te desvíe del trabajo, tu mente te obligará a volver a lo que realmente hará la diferencia.
2. Implementar el sistema de los pomodoros, que divide cada tarea en módulos de 25 minutos
Para empezar con esta técnica, anota todas las tareas importantes del día. Primero ubica a las más relevantes, las urgentes. Luego, estima cuánto tiempo te demorará terminar cada una y divide cada estimación en módulos de 25 minutos, los famosos pomodoros. Por ejemplo, si responder correos pendientes tardará cincuenta minutos, tienes dos pomodoros. Empieza a trabajar, pero es importante apagar tu celular, desactivar las notificaciones y concentrarte al cien por ciento. Al minuto 26, toma un descanso, levántate, bebe o come algo. Luego empieza de nuevo otro módulo. Recién puedes distraerte cuando hayas terminado con los pendientes más importantes del día.
3. Trabajar con cartas gantt para administrar proyectos
Estos diagramas son ideales para trabajos a largo plazo, ya que ayudan a administrar todas las tareas pequeñas que los componen. Implica medir lo que hay que hacer en base al tiempo. Puedes realizarla en Excel, Google Drive o incluso aplicaciones especializadas, como Trello. Debes incluir cuándo hay que hacer qué y quién es el responsable. Si combinas esta técnica con la primera, la visualización, será doblemente efectiva.
4. Usar el método “Eat that frog”, que obliga a trabajar primero en el proyecto que menos te motive
Si por obligación todos los días tuvieras que comerte una rana, ¿no sería lo primero que hagas cada mañana? De esta manera todo el resto de la jornada sería más placentera. Esta extraña pero sensata filosofía se llama “Eat that frog”, y aplicada a la productividad y optimización de procesos, implica terminar la tarea más tediosa o desmotivante primero. Así, el resto del trabajo será más liviano, tranquilo y agradable.
5. Trabajar con la técnica “Getting things done”
Este método de productividad cuenta con cinco pasos. El primero implica anotar donde te acomode más todos tus pendientes y proyectos, ya sean laborales o personales. Luego hay que descartar lo que no se puede hacer. En el tercer paso hay que dividir todas las tareas en listas temáticas, como “llamadas por hacer”, “emails por enviar”, etc. Después hay que revisar cada una y ordenarlas según prioridades. Cada semana es importante limpiarlas para que no haya tareas de más. Finalmente, hay que dedicarse a ejecutar lo que hay por hacer.
