No hay nada peor que tener la bandeja de entrada repleta de correo, a continuación algunos consejos para administrarlos.
Es común desde hace algunos años escuchar a personas quejarse de la cantidad de correos que reciben a diario en sus bandejas de entrada. Sienten que muchos de ellos no son importantes y los apartan de sus agendas programadas y de aquellas cosas que sí valoran dentro o fuera de la jornada laboral.
Leer y contestar e-mails son de las tareas que más tiempo demandan y, si se la encara mal, nos hace perder productividad.
Por lo anterior, queremos darte una serie de tips para gestionar adecuadamente tus correos electrónicos.
1. Invierte tiempo en la planificación de la gestión de tus correos. Solamente lo vas a hacer una sola vez y a la hora de administrar tus correos vas a ganar tiempo.
Centraliza todas tus direcciones en una sola cuenta (por ejemplo de Gmail). Es imprescindible este punto si cuentas con varias direcciones y desde todas tienes que enviar y recibir mails. El tenerlas distribuidas en varios programas o servicios contribuye al caos.
Crea etiquetas (carpetas), con el fin de guardar e-mails de acuerdo a las mismas (por ejemplo: proveedores, clientes, empresa 1, personal, etc). Consejo: no crees demasiadas carpetas ya que al momento de buscar un correo podrías perderte entre las mismas. La idea es que después te permitan encontrar fácilmente lo que buscás.
2. Establece filtros. Pueden ser de dos tipos: filtros que etiquetan el e-mail y otros que además de etiquetarlo lo mueven a la carpeta que desees para que puedas revisarlo cuando lo creas conveniente. Esto puedes hacerlo con aquellos correos que sabes que no son urgentes pero que consideras importante. Por ejemplo: mails de estudio, foros, redes sociales, etc. El objetivo de trabajar con filtros es que a tu bandeja de entrada solamente lleguen los e-mails que deban ser leídos o respondidos con prioridad.
2. Determina un espacio de tu tiempo para leer y contestar e-mails. Considéralo dentro tu agenda y no los leas a medida que los vayas recibiendo. Es más, te recomendamos silenciar los sonidos que te anuncian la llegada de un nuevo correo. El momento que vas a dedicar a leer y responder correos tiene que ser el que mejor se acomode a ti. Hay quienes aconsejan dedicar este tiempo en el momento que menos productivos somos (en la mañana o en la tarde de acuerdo a cada persona) y luego hacer pequeños cortes durante el día: cada una hora, cada dos horas, etc.
3. Elimina y archiva. Tan simple como eso. Elimina los correos que no necesitas tener y archiva los que te importan de acuerdo a las carpetas que ya creaste y que no fueron guardados en las mismas por los filtros que aplicaste. Lo esperable sería que la cantidad de correos en la bandeja de entrada disminuya y que los mismos se encuentren clasificados y ordenados, listos para ser leídos en el momento que tu consideres. Te recomendamos asimismo crear una carpeta que se llame "en espera" en donde vas a poder guardar aquellos e-mails que requieren respuesta y que no son prioritarios o aquellos en los que querés pensar bien qué vas a responder.
4. Periódicamente dedica tiempo a borrarte de suscripciones. Nadie se salva de correos de suscripciones a las cuales nunca adherimos. Si recibes correos de este tipo dedícale unos minutos a eliminar tu suscripción. Generalmente al final del e-mail recibido tienes la opción para ello. Si no figura la opción puedes marcarlo como spam.
5. Escribe brevemente tus respuestas. Los expertos afirman que deberías hacerlo en no más de cinco líneas. Si la respuesta es extensa, es preferible usar el teléfono o el cara a cara.
6. Usa cuidadosamente las CC y las CCO. Así como no te gusta que te copien en mensajes que no quieres recibir, haz lo mismo a la hora de enviarlos.
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