Dejar de hacer las cosas que no dan resultados es una de las maneras de aumentar tu productividad en la organización.

Por Ivette de Jacobis. Las personas productivas son de gran utilidad para las empresas y no necesariamente son las que más trabajan, sino las que mejores resultados dan a la organización.

Dejar de hacer las cosas que no dan resultados es una de las maneras de aumentar tu productividad en la organización. Puedes identificarlas fácilmente haciendo un ejercicio de introspección.

Cuando te enfocas en las actividades más importantes, puedes conseguir mejores resultados, los métodos son distintos, por ejemplo, Albert Einstein se dedicó por completo a su teoría de la relatividad durante tres años, sin que cualquier cosa lo distrajera, ese fue su mecanismo para alcanzar resultados.

En realidad, no es necesario pasar tres años trabajando en un proyecto en particular para tener resultados, se trata de una cuestión de enfoque en la actividad que realizas.

“Hacer menos y enfocarse más”, es una tendencia popular que abarca técnicas que pueden ayudar a lograr grandes resultados, sin la necesidad de hacer tantas cosas. Te compartimos algunas de esas técnicas que te ayudarán a lograr los mejores resultados para la tarea que estés efectuando, en el menor lapso.

1. 20% de esfuerzo da 80% de resultados

El principio de Pareto, también es conocido como la regla 80/20. Afirma que: para recibir el 80% de los resultados obtenidos en el trabajo, la persona requiere de alrededor del 20% del tiempo total empleado. Esta estadística condicionada 80/20 opera en todos los ámbitos de la vida. Por ejemplo, se dice que el 20% de los delincuentes cometen el 80% de los crímenes, y que el 20% de los conductores son culpables en el 80% de los accidentes en que están involucrados.

Si sabes cómo utilizar correctamente el principio de Pareto, puede ser útil no solo en tu vida profesional, sino también en tu vida cotidiana. Es como un pequeño truco que pronostica un resultado esperado. Por ejemplo, si eres una persona sociable, entonces probablemente tienes muchos amigos. Piensa cuántas de esas personas realmente te ayudarán en ciertas situaciones. De hecho, es probable que solo el 20% de esas personas. Vale la pena tener en cuenta ese porcentaje para darle a la gente adecuada la atención adecuada, en lugar de centrarse en los amigos virtuales.

Si sigues el principio de Pareto, utiliza el 20% a hacer todas las cosas que no necesitan alcanzar un objetivo; por ejemplo, cuando llegues a trabajar por la mañana, tómate un tiempo para estar listo para trabajar, puedes hablar con colegas, beber tu café, y otras cosas que te ayuden a estar preparado. Así, obtendrás los resultados esperados en el 80% restante de tu tiempo.

2. Tres tareas principales

Actualmente, las personas todavía dependen de las listas de tareas para mantener las cosas organizadas. Aunque hemos evolucionado desde el uso del papel al uso de computadoras y teléfonos inteligentes, utilicemos las herramientas que sean, no servirán  de nada sin la acción. En este caso, todo lo que necesitas es una regla simple: cada mañana, tómate unos minutos para pensar y escribir las tres tareas más importantes del día.

Después, decide en que momento de tu día vas a enfocar  tus esfuerzos para  la implementación de dicha lista. ¿Quién necesita una gran cantidad de listas interminables de tareas que no será capaz de acabar en una semana o en un día? Céntrate en esas tres tareas principales, y después de que hayas terminado, puedes seguir adelante y hacer otra cosa. Este hábito simple pero potente puede realmente aumentar tu productividad en un periodo corto de tiempo.

3. La Filosofía ‘hacer menos’

En el mundo de hoy, la filosofía de “hacer menos” se ha vuelto muy popular. Diferentes teóricos ofrecen diferentes enfoques. Uno de ellos se basa en las prácticas místicas del budismo Zen, descritas por Mark Lesser en su libro “Less: Accomplishing More by Doing Less”.

Su manifiesto “menos” se inicia con disipar la creencia de que la reducción de la carga nos hace perezosos y es malo para la productividad. Al hacer menos, en realidad nos permitimos disfrutar plenamente de nuestros logros. El autor recomienda tomar algún tiempo para la meditación y “calmar la mente” en medio del proceso de trabajo. Con tomar 10 minutos sentado en tu silla respirando lenta y profundamente, puedes recargarte de energía para continuar enfocado en el trabajo.

Tal vez puedas alinear tu respiración en medio de la lectura y enviar correos electrónicos. Sería de gran ayuda aliviar el estrés y centrarte en un tema en particular que te conduce a encontrar el equilibrio perfecto. Todo esto te puede ayudar a averiguar qué actividades son más importantes.

4. La Técnica Pomodoro

La filosofía ‘hacer menos’ también incluye una gran cantidad de técnicas interesantes, como la “técnica del tomate”. Este método de gestión del tiempo fue desarrollado por Francesco Cirillo. Debe su nombre a la forma de reloj de cocina de un tomate que Cirillo utilizó originalmente.

La técnica se basa en el principio de trabajar en una tarea en particular durante 25 minutos sin interrupción. Después de ese tiempo, definitivamente debes tomar un descanso.

Pero, ¿cómo funciona realmente? A partir de tu lista de tareas, te debes centrar en las tareas de alta prioridad. Después, pon a funcionar el temporizador durante 25 minutos en los cuales debes trabajar sin que nada te distraiga, hasta que escuches la señal de que finalizó el temporizador. Cada periodo de 25 minutos de tiempo se denomina “pomodoro”.

Descansa 5 minutos e inicia de nuevo el temporizador. Por cada cuatro pomodoros, toma descansos más largos de 10 a 15 minutos. Si la tarea tarda más de cinco ‘pomodoros’, puedes dividirlo en varias partes.

5. El mito de la multitarea

La multitarea no nos hace más productivos, es uno de los mayores mitos en estos días. De hecho, dividir nuestra atención tiene un impacto negativo en la productividad, la concentración y la energía.

“Para las tareas que no son complicadas, no importa lo bueno que seas haciendo multitareas, lo vas a resentir en tu rendimiento. Va a ser peor en comparación a si estuvieras realmente concentrado de principio a fin en una tarea”, dice David Meyer, científico de la Universidad de Michigan.

La multitarea puede ser posible solo en dos casos. El primero es cuando estás haciendo algo que es de alguna manera automático, por ejemplo, caminar y hablar al mismo tiempo. La otra situación en la que es posible realizar múltiples tareas es cuando se trata de diferentes tipos de procesamiento del cerebro, por ejemplo, leer y escuchar música clásica. Pero si la música contiene alguna letra en ella, sería imposible hacer estas dos tareas a la vez, porque ambos activan el centro del lenguaje del cerebro.

6. Dieta baja en Información

En estos días, conseguir una sobrecarga de datos es tan fácil como conseguir un golpe de calor en medio del Sahara,  incluso los síntomas son similares: la alteración del sueño, la atención distraída, y la reacción diferida. Nuestro cerebro está sobrecargado con todo el ruido que trae la información. En este mundo moderno, la gente está en búsqueda de noticias constantemente, cuando la verdad está a nuestro alrededor.

En este caso, Timothy Ferriss, autor del libro The 4-Hour Workweek: Escape 9-5, Live Anywhere, and Join the New Rich, recomienda tomar una “dieta baja en información”. ¿Realmente necesitas todos los correos electrónicos, blogs, periódicos y revistas que lees todos los días? ¿De verdad es necesario invertir tanto tiempo para entrar al servicio de noticias, checar Facebook o ver la televisión?

Elimina toda la información inútil que puedas, por lo menos durante una semana, y verás cómo ayuda a tu productividad.

7. Tener un horario

Pregunta a cualquier persona de éxito a qué hora se despierta y lo más probable es que sea un madrugador. Es muy simple: no hay muchas distracciones en la mañana, lo que ayuda a una persona a concentrarse en sus prioridades. Despertarse temprano por la mañana es uno de los factores de vivir con un horario.

Durante el día, hay tiempo para descansar y tiempo para trabajar. Existen estrictos límites y la comprensión de esto te ayuda a mantener tu productividad. Comienza con tratar de apagar la computadora en el momento señalado, ya que necesitas descansar para ser productivo.

La ley de Parkinson afirma que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización”, lo que significa que, si una persona tiene que escribir una carta de una semana, le tomará una semana escribir la carta. Sobre todo, si es algo que no le gusta o no quiere hacer. La gente tiende a posponer las cosas y jugar tanto tiempo como le sea posible. Pero tener horarios estrictos para cada tarea te pondrán en el camino correcto para cumplir los plazos perfectamente. Una fecha límite que tienes miedo de no cumplir, es una gran motivación.

*Previamente publicado en blog de Ivette de Jacobis. Reproducido con la autorización de Ivette de Jacobis*

Ivette de Jacobis es Directora de Espiral Positiva y Consultora de bienestar emocional, dedicada a crear culturas de trabajo inteligentes y constructivas, implementando nuevos hábitos, sistemas de trabajo y patrones de pensamiento, que mejoren los resultados de la empresa y la calidad de vida de sus colaboradores.

Imágenes | Pixabay