La productividad es un asunto muy personal que cada quien aborda de diferente manera.

Desde la compañía de software empresarial Salesforce comparten consejos de productividad de nueve personas muy ocupadas. Todos quieren hacer las cosas de forma eficiente, pero no todos tenemos la virtud de organizar nuestro tiempo, trabajo y vida en una manera satisfactoria. Tenemos que responder correos electrónicos, asistir a reuniones, cumplir objetivos… y eso es sólo en la oficina. 

Los expertos que se ciran a continuación provienen de una variedad de ámbitos, pero todo son expertos en productividad. Algunos son escritores, empresarios y oradores profesionales, pero todos aportan amplia experiencia en sus respectivos campos y perspectivas sobre cómo manejar horarios complicados. He aquí algunos de los consejos más útiles.

1. Trabaja sólo cuando te sientas con la máxima energía

Como emprendedor independiente, orador público y autor del libro The 4-Hour Workweek, Tim Ferriss sabe mucho acerca de cómo hacer las cosas con eficacia. Con este consejo, Ferriss explica que “[…] si trabajas sólo cuando te sientes con la máxima energía, tu vida se vuelve más productiva y placentera. Es el ejemplo perfecto de poder hacerlo todo de manera eficaz”. 

2. Planea tu tiempo inactivo

La profesional en productividad, Laura Stack, ofrece buenos consejos para quienes viajan constantemente por cuestiones de trabajo: planea tu tiempo inactivo. Stack recomienda que veas tu calendario y planees con tiempo el tipo de trabajo más razonable para cada horario, ya sea que te encuentres en una terminal del aeropuerto, en el avión o en la habitación del hotel.

“Puede ser más fácil escribir un reporte en tu habitación, con Wi-Fi y un escritorio estable, mientras que la terminal puede funcionar mejor para responder correos en tu iPhone”.

3. Agrega un nuevo compromiso, y deshazte de uno antiguo

Greg McKeown, asesor de negocios, orador y autor de Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less, explica en un artículo de blog que puedes y debes participar sólo en las reuniones y proyectos que sean de tu interés, que consideres importantes. El objetivo es simplificar tu vida y descubrir cuáles son tus prioridades. “Esta sencilla regla asegurará que no agregues una actividad menos importante que aquella en la que te encuentras trabajando. Apégate a esta idea si estás considerando asumir un compromiso a largo plazo y piensas en todas las cosas que tendrás que sacrificar para poder cumplirlo”.

4. Mide la productividad

Shelley Cernel, de Knowledge Tree, afirma que muchas empresas no están logrando mejorar su productividad debido a que no registran las ganancias y resultados de productividad. En su artículo sobre productividad en ventas, Cernel recomienda definir las métricas más importantes para ti (tales como frecuencia de llamadas, duración del ciclo de venta, tasas de conversión de ventas) y utilizar tableros de control y análisis para obtener perspectivas sobre la actividad de los representantes de ventas.

“Luego, haz una pausa y utiliza esos datos para identificar los factores que hacen que los mejores representantes sean tan exitosos, así como los que inhiben a los representantes de menor desempeño”. Aunque su ejemplo aplica sólo en el área de ventas, puedes aplicar este consejo en prácticamente cualquier puesto para crear métricas relevantes que mejoren el rendimiento. 

5. Deja de hacer las tareas menos importantes primero

La oradora y asesora en liderazgo, Neen James, sabe que a menudo elegimos hacer las cosas menos importantes primero simplemente porque parecen más sencillas o menos desagradables. Sin embargo, nos invita a realizar la tarea que más nos desagrada primero (por lo general es la tarea más importante en tu lista de pendientes).

“Al principio parecerá difícil y desagradable, pero en realidad te estás haciendo un favor. Si te quitas de encima la tarea más importante primero, te sentirás mucho menos presionado y estresado para continuar y concluir tus demás tareas”.

6. Trabaja con tu fisiología – no en contra de ella

La autora y experta en productividad en la oficina, Carson Tate, invita a la gente a prestar atención a las necesidades del cuerpo. “Si te sientes cansado e intentas hacer algo agotador, se te hará cuesta arriba. Lo más seguro es que te tomará el doble de tiempo y cometerás errores”, explica Tate. En lugar de eso, sugiere crear un ambiente de acuerdo a tus necesidades de energía. Puede ser tener a la mano alimentos saludables que aumenten tu energía, escuchar música suave o energizante para relajarte o vigorizarte, o dar un paseo para aliviar el estrés o espabilarte.

7. Crea tus propias técnicas de productividad

Mia Dand, CEO de Lighthouse3, encuentra que las personas inteligentes crean sus propias técnicas que les funcionan bien. “Una de mis favoritas es caminar o andar en bicicleta con los integrantes de mi equipo. Las conversaciones son mucho más productivas al aire libre y todos hacemos el ejercicio que tanto necesitamos”, dice Dand.

8. Aprende a delegar tareas

La experta en productividad, Cathy Sexton, ha trabajado con muchos ejecutivos, empresarios y gerentes para mejorar su enfoque, habilidades organizativas y productividad. Sexton explica que con frecuencia escucha el mantra: “Si quieres que algo se haga bien, hazlo tú mismo”. Sin embargo, eso no debe llegar hasta el punto de causarte una crisis nerviosa.

“Si delegas una tarea a otra persona, la ayudas a desarrollar sus habilidades y le brindas la oportunidad de contribuir y destacar. Incluso puedes encontrar que el proyecto se beneficia de una perspectiva fresca que puede quizá mejorarlo. En realidad se reduce a utilizar bien tu tiempo y tus habilidades conforme ayudas a otros a crecer. Es una situación en la que todos ganamos”.

9. Planea tus fines de semana los viernes

Si trabajas de lunes a viernes, lo más seguro es que no empieces una tarea nueva ni hagas algo muy importante el viernes por la tarde. La autora y experta en manejo de tiempo, Laura Vanderkam, afirma que los viernes por la tarde es un buen momento para aprovechar el tiempo menos productivo y elaborar una lista de prioridades para la siguiente semana.

“Si planeas tu semana los viernes, eso significa que no tienes que planearla los lunes. Puedes empezar el lunes trabajando en tu tarea más importante de la semana en lugar de dedicarlo a descifrar cuál es esa tarea”.

La productividad es un asunto muy personal que cada quien aborda de diferente manera.