Las medidas de aislamiento de COVID-19 han cambiado abruptamente la forma de trabajar y el rápido paso hacia el trabajo a distancia ha generado una significativa ansiedad entre la fuerza laboral. Este nuevo contexto está poniendo a prueba a muchas culturas de empresas. La cultura adecuada –una que abarca el cambio, reconoce los nuevos desafíos que enfrentan los empleados y los alienta a tomar la iniciativa–puede apoyar este periodo de transformación, facilitando la transición e impulsando la productividad.

El teletrabajo ha sido un fenómeno creciente y la flexibilidad que ofrece lo ha convertido en un elemento prioritario en las listas de deseos de muchos empleados. Ahora, sin embargo, los temores de COVID-19 hacen que se imponga el trabajo a distancia, a menudo en entornos domésticos que no son propicios para un trabajo efectivo y productivo. La capacidad de las personas para adaptarse –para seguir adelante, sentirse valoradas, ser productivas y tener éxito– requiere de una cultura de trabajo que llegue a entornos remotos, que sea solidaria, empática, inclusiva, colaboradora, proactiva y que fomente la iniciativa.

La cultura del lugar de trabajo suele definirse por una serie de factores: las estructuras organizativas y las prácticas de gestión; los procesos del ciclo de vida de los empleados (desde la contratación hasta la gestión del rendimiento y los conceptos de equilibrio entre el trabajo y la vida privada); las filosofías y políticas de la empresa; el tipo de personas que trabajan en una organización y la forma en que interactúan; la misión, la visión y los valores de la empresa; y, lo que es más importante, el entorno del lugar de trabajo.

El nuevo ambiente laboral es en casa y en línea, y la interacción a través de herramientas de colaboración. ¿Cómo pueden las empresas hacer que esto funcione? Accenture tiene una fuerza de trabajo global. Hace 20 años que confiamos en un lugar de trabajo moderno, remoto y colaborativo para capacitar a nuestros empleados dondequiera que estén. Durante ese tiempo, hemos aprendido mucho sobre el trabajo a distancia, cómo asegurarnos de que se adopte con éxito y qué dificultades hay que sortear. 

El primer elemento, el más crítico, es asegurar la continuidad del negocio. Pero el trabajo a distancia significa muchos cambios para los empleados. Por lo tanto, los elementos clave de la cultura del trabajo también deben adaptarse. Requiere de un esfuerzo multifacético, que abarca las herramientas y la tecnología que ahora deben utilizarse para las políticas de comunicación, las formas de interactuar y la medición del rendimiento.

Los empleados tendrán que familiarizarse con la nueva tecnología y las nuevas formas de trabajo en un entorno doméstico en el que pueden tener que enfrentarse a una serie de distracciones y responsabilidades conflictivas: hijos pequeños, el cuidado de ancianos, entre muchos otros elementos. Además, su estilo de trabajo, hábitos y comportamientos, tendrán que adaptarse. 

Algunos puntos clave:

• Fijar las expectativas en torno a las prácticas de trabajo a distancia, incluso a corto plazo o en "circunstancias excepcionales". Esto incluiría la definición de las herramientas y plataformas a utilizar, cómo usarlas y la definición de las prácticas necesarias para su continuidad comercial (teniendo en cuenta su madurez en el lugar de trabajo).
• Para ayudar a los empleados que no están acostumbrados a trabajar desde casa, se debe crear una red de apoyo, por ejemplo, asignando un "champion" de trabajo a distancia por unidad de negocio para ayudar a los colegas a entender la mejor manera de trabajar desde casa en el contexto de su función.
• A medida que los entornos de trabajo en el hogar abren la puerta a los dispositivos y aplicaciones personales que se utilizan para distribuir los activos y la información de las empresas, los riesgos de seguridad aumentan. Por eso las empresas deben asegurarse de que ha actualizado (y aplicado) sus políticas corporativas y de seguridad de datos para abordar el uso de dispositivos personales con fines comerciales. Los empleados necesitan orientación y consejo con antelación. 
• Las prácticas de comunicación y colaboración serán fundamentales. Recae sobre el liderazgo actuar como un modelo a seguir para el tipo de trabajador a distancia que se quiere alcanzar.

Además, hay ciertos pasos que pueden dar las empresas para asegurarse de que están adoptando efectivamente las virtudes de un lugar de trabajo virtual:

• Programar controles regulares con su equipo y asegurarse de que todos puedan compartir abierta y honestamente los éxitos y los desafíos. Fomentar el entrenamiento individual y establecer una red de apoyo o un sistema de tutoría para los empleados. 
• Asegurarse de que el equipo de liderazgo reconoce las historias de éxito, tanto a nivel de equipo como individual. 
• Establecer prioridades y expectativas claras de los roles dentro de los equipos. Asignar entregables y plazos, pero confiar en sus empleados que una vez que se establezcan los objetivos de trabajo, darles flexibilidad para operar. 

Es fundamental también impulsar una cultura democrática y proactiva. Animar a los empleados a desafiar el statu quo y a sugerir formas de hacer las cosas de manera diferente.

Pero por sobre todo, el gran desafío es construir una cultura que dé la bienvenida al cambio. Esta necesidad es hoy más urgente que nunca para las empresas, cuando estamos viviendo en un mundo que se está transformando en todas las esferas ante la crisis desatada por el COVID-19. El momento de actuar es ahora.