Hace un par de semanas, leíamos cómo una ministra, ante el hallazgo de una caja fuerte robada desde una cartera de gobierno, ponía paños fríos a la inquietud por la posible pérdida de información sensible: “toda la documentación tiene respaldo digital”, dijo la autoridad. Claro, la digitalización de las instituciones no es solo cosa de privados. Por algo, hace un par de años, se promulgó en Chile la Ley de Transformación Digital, cuya implementación ha significado un gran desafío para el sector público debido a su tamaño, heterogeneidad y disparidad en los niveles de modernización de las instituciones que lo conforman.
El panorama plantea una pregunta fundamental ¿Por dónde comenzar?. Sin duda, una transformación 360 implica no sólo desarrollo de infraestructura, sino también la gestión de un cambio organizacional -incluso cultural- y la creación de nuevos procesos y servicios digitales. Es en este último punto dónde el hardware puede marcar una importante diferencia, sobre todo en lo relativo a la gestión documental.
Soluciones que ofrecen la digitalización y administración de grandes volúmenes de documentos, facilitan la operación compartida entre diversas instituciones y, a la vez, mejoran la accesibilidad a la información y seguridad. Contar con este tipo de equipamiento garantiza, por ejemplo, mantener a salvo data sensible y confidencial en caso de incidencias como fallas o robos de equipos. También, eficientar la toma de decisiones cuando se requiere acceder al dato preciso, de manera rápida y en cualquier momento.
Aquí es importante que las organizaciones opten por tecnología robusta de gestión documental que integre, además, softwares gratuitos de digitalización para habilitar la gestión de todo el proceso: leer o reconocer de manera óptica caracteres, escanear de forma eficiente gran cantidad de archivos- sean de texto o imágenes que requieren alta fidelidad- y contar con opciones para compartir la información vía correo electrónico o almacenarla en la nube.
Otro factor determinante en la elección es también la escalabilidad de las soluciones. En este sentido, para asegurar la continuidad y cobertura de nuevas necesidades corporativas, las entidades públicas deben incorporar equipamiento de marcas que cuenten con amplios portafolios y así mantener el proceso y desarrollo de la transformación digital.
Finalmente, pero no menos relevante, es el apoyo del servicio técnico. Las soluciones adquieren valor agregado cuando tras ellas existe una marca que responde de manera rápida, eficiente y en cada territorio ante eventuales problemas. Porque un desperfecto en un dispositivo que no se resuelva a tiempo, podría convertirse en un obstáculo para ofrecer una buena calidad del servicio hacia el usuario final.
Los equipos tecnológicos son una base fundamental para que las instituciones de gobierno avancen hacia una modernización exitosa y por ello, su selección, debe responder a una estrategia global de infraestructura y herramientas que impidan duplicar esfuerzos, mejorar los procesos internos y brindar una mejor experiencia a los usuarios.
