Una de las conversaciones con clientes actuales y potenciales que más me motiva, es aquella en la que es posible compartir la diferencia entre digitalización y robotización de procesos en una organización.

Si viajamos en el tiempo a la década del 90, podemos recordar el enorme avance de una serie de “paquetes” y programas que permitieron reemplazar la gestión manual (y por cierto el manejo de diversas planillas Excel), para controlar inventarios, recibir pedidos internos de compras y hasta el envío de aquellas órdenes de compra (O/C) en algún formato tipo planilla de cálculo o manual, que permitía su emisión hacia los diferentes proveedores.

Por cierto, el trabajo 100% manual ha sido reemplazado en un alto porcentaje por ERP’s, programas en la nube, y desarrollos internos entre otros, siendo una consecuencia directa de la “digitalización” del área en estos últimos 30 años. Pero si hacemos un análisis sobre el uso del tiempo sobre nuestros colegas en la gerencia de compras, podremos verificar que una relevante cantidad de horas semanales, deben ser utilizadas para tareas rutinarias y de traspaso de información entre sistemas. 

Algunos ejemplos: recibir emails o comunicados internos, consolidar diversos formatos para procesar compras, revisar solicitudes internas para el mismo fin, corregir errores de usuarios sobre solicitudes internas, actualizar proveedores en el sistema, informar trazabilidad de los productos en tránsito a diferentes clientes internos, cargar en sistemas nuevos inventarios adquiridos, solucionar problemas de cuadratura sobre inventarios, reemplazar colegas en épocas de vacaciones, enfermedad, o ausencias laborales varias, y absorber un incremento de operaciones estacionales, entre otras.

En mis actividades consultivas como implementador de Robotic Process Automation (RPA), no es extraño encontrar testimonios de colaboradores que indican una inversión entre 5 a 10 horas semanales por causa de estas actividades rutinarias, es decir en torno al 15% de las horas trabajadas semanales.

Lo anterior, nos hace reflexionar sobre los costos de oportunidad por no concentrar dicho tiempo en actividades que generen valor desde la gerencia de compras hacia la organización. 

En este sentido, es mucho más rentable en cuanto a uso eficiente del tiempo y el recurso humano; obtener diversas certificaciones de calidad, reunirse con proveedores actuales o potenciales, participar en iniciativas de innovación abierta, desarrollar una evaluación eficiente sobre los proveedores actuales, capacitar a colaboradores en nuevas tecnologías como Inteligencia Artificial, robotización, plataformas de compras e inclusive idiomas, incrementar y valorizar el servicio a clientes internos.

Pero, ¿cuál es el costo estimado de realizar tareas rutinarias en la gerencia de compras?.

Consideremos un ejercicio basado en el costo estimado anual de remuneraciones para un gerente de compras en México según Michael Page, el cual en promedio está en US$ 6.800.-/mes. Si dicho monto representa un estimado (dependiendo de la organización) del 30% sobre el costo total anual de la gerencia (considerando todo el personal dependiente de dicho cargo), podemos concluir que el costo anual de esta área estratégica asciende a US$ 272.000. En conclusión, el costo de actividades rutinarias (pero necesarias), asciende a un total anual cercano a US$ 40.800, sólo en horas hombre/mujer. 

Lo anterior considerando una lógica de jornada “normal” de trabajo por 8 horas diarias, permite  generar un efecto positivo, delegando trabajos hacia el robot con un 90% de certeza, y generando una administración más productiva de talentos hacia aquellas actividades que generan valor para la organización.

El desafío que tenemos como región es enorme, nuestros niveles de productividad en general aún son muy bajos en comparación a las economías más desarrolladas (Fuente OIT), y la necesidad en disponer de tiempo para capacitación, como también la menor disponibilidad de recursos en ciclos de desaceleración económica, hacen “cuesta arriba” el trabajo ejecutivo en diversas industrias.

La utilización de tecnologías que complementen el trabajo del ser humano es un imperativo no sólo para las empresas, sino como he observado a la fecha, en un incentivo adicional para aumentar la empleabilidad de nuestros equipos, proyectando realmente a las organizaciones al siglo XXI.