Lo primero que tiene que hacer el ejecutivo a cargo es cerciorarse de que existen organigramas claros con líneas de comunicación y autoridad.

Por Luis Alberto Cá, director de PKF México.

Eleconomista.com.mx. El empresario administrador de su empresa, así como el gerente general de una compañía con más de un accionista, se enfrentan a la misma encrucijada cuando se trata de tomar vacaciones, y ésta es cómo conciliar sus días de descanso con las actividades que tiene que llevar a cabo en su negocio.

Cuando aparecieron los teléfonos celulares, los ejecutivos y hombres de negocios encontraron una solución a sus problemas de movilidad, ya no tenían que estar en la oficina para solucionar los problemas. Muchas veces, cuando estaban en trayecto a ver a algún cliente o de alguna manera atorados en el tráfico y surgía algún asunto sencillo para solucionar, el problema ya se había hecho grande cuando por fin lograban comunicarse.

Veinte años después nos damos cuenta de que, como el teléfono celular ya se volvió un accesorio de nuestra indumentaria, no importa en dónde se encuentre el ejecutivo, trabaja constantemente, incluso en vacaciones, porque recibe llamadas, correos, mensajes, etcétera, que aun cuando no lo quiera, le obligan a estar tomando decisiones constantemente.

Por otro lado, en la oficina, existe un grupo de ejecutivos y empleados, con una función específica cada uno que tendría que estar tomando esas decisiones.

Al final del día, ¿cuál es el problema? El ejecutivo moderno se siente indispensable y peor aún, siente que si no está enterado de todo y tomando todas las decisiones, podría ser desplazado. También cuando los subalternos tienen miedo a tomar decisiones, o se sienten inseguros para hacer esto. Otro problema es el exceso de paternalismo en las organizaciones; el jefe está constantemente presionando a sus subalternos para que tomen decisiones, pero constantemente les llama la atención y nulifica estas decisiones porque no fueron las adecuadas, creando así una dependencia de los subalternos que genera la inseguridad de éstos.

Estas situaciones crecen en el caso del empresario administrador de su propio negocio, ya que adicionalmente a los asuntos mencionados en el párrafo anterior, está el problema de hacer sentir a los subalternos que su opinión no vale nada porque no son dueños.

¿Cómo solucionar esto?

Lo primero que tiene que hacer el ejecutivo a cargo es cerciorarse de que existen organigramas claros con líneas de comunicación y autoridad, así como políticas escritas conteniendo claras descripciones de puestos y responsabilidades para cada ejecutivo clave de la empresa. Estas descripciones deben incluir todos aquellos planes de sustitución en caso de ausencia de cada uno de los puestos.

Debe haber una programación de vacaciones para que, fuera de los periodos de vacaciones generales de la empresa, si existen, nunca se ausenten simultáneamente varios ejecutivos que sean sustitutos unos de otros de acuerdo con el plan establecido.

Tiene que asegurarse de que todos los puestos ejecutivos a primer y segundo nivel incluyan personas capaces, con la experiencia para cubrir el puesto y resolver los problemas básicos del puesto inmediato superior.

El ejecutivo deberá tener un inventario completo de todos los asuntos que quedan pendientes en su ausencia y dejarlos encargados a los subalternos correspondientes, y en todo caso agendar las reuniones y conferencias para cuando regrese de vacaciones.

Al final el objetivo es resolver los problemas y asuntos pendientes con oportunidad, porque recordemos que los asuntos pendientes son sumamente fieles y nos siguen hasta las últimas consecuencias.

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