Planificar las tareas diarias, aprender a distinguir lo urgente de lo importante y fijarse metas específicas con plazos bien definidos, te puede ayudar.
“No me alcanza el tiempo” o “no avanzo con los pendientes” son frases que se repiten en el mundo laboral, convirtiéndose en un importante elemento generador de estrés y angustia entre los trabajadores.
Optimizar el uso del tiempo en el trabajo diario es posible, afirman los expertos, pero para ello es necesario aprender algunas herramientas o técnicas para administrar mejor las tareas en el horario laboral.
Entre ellas, sobresalen la planificación de las tareas asignadas, la habilidad para manejar las interrupciones, priorizar lo urgente, aprender a delegar y también a decir que no, algo que a muchas personas no les resulta fácil, debido al temor a ser interpretados como poco comprometidos con lo que hacen.
“Las presiones diarias, al igual que la falta de definición de roles y tareas, son grandes ladrones del tiempo”, comenta Marcela del Barrio, directora de Gestión de Personas de Sodexo Servicios de Beneficios e Incentivos, quien también advierte que muchos trabajadores incurren inconscientemente en prácticas que atentan contra su buen uso del tiempo dedicado al trabajo. Tal es el caso de no planear las actividades del día o semana, buscar la perfección, tratar de hacer demasiado, perder de vista los objetivos y confundir lo importante con lo urgente.
Precisamente este último punto es uno de los principales factores que “enreda” el tiempo en la oficina. De ahí la importancia de aprender a identificar lo urgente como las tareas y actividades que exigen atención inmediata y lo importante como las labores que dan sentido a la existencia a largo plazo de las organizaciones.
“Fijarse metas específicas y realistas para cada día es un buen punto de partida para organizar mejor el tiempo”, aconseja la ejecutiva, quien recomienda tomarse diariamente entre 5 y 10 minutos en el día para planificar y categorizar las actividades.
Otros “tips” a tener en cuenta para gestionar adecuadamente la economía del tiempo laboral son:
1. Concéntrese en los asuntos importantes y permanezca enfocado en lo que está haciendo.
2. Fije fechas límite para alcanzar sus metas y déjelas por escrito, de manera que pueda revisarlas periódicamente. Así se mantiene la orientación y no se malgasta tiempo y/o energía en cosas secundarias.
3. Anticipe el tiempo que va a necesitar para terminar una labor. No olvide que habitualmente ello demora más de lo que se piensa originalmente.
4. Evite las distracciones. Aunque suena simple, no siempre lo es, ya que ceder a solicitudes “robatiempos”, como salir a comprar o asistir a una reunión inesperada, es una tentación constante que involucra nuestra popularidad y aceptación frente a los compañeros de trabajo.
5. Agrupe tareas similares para no perder la concentración.
6. Prepare las reuniones. Esta simple acción ayudará a acortar los tiempos necesarios para asignar tareas, revisar avances y trazar objetivos.
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