El 85% de los datos almacenados en las compañías son ROT, es decir, oscuros o redundantes, obsoletos o triviales. Conozca qué tan compleja puede ser esta situación y los factores que la impulsan.

Dos recientes informes de la compañía Veritas, especialistas en el control y gestión de la información, están dando cuenta de una preocupante situación que comienza a ser tendencia en las empresas: el inútil valor de la mayoría de los datos que almacenan. El estudio —realizado por la firma de investigaciones Vanson Bourne— analizó cómo las organizaciones en todo el mundo (incluidas América, Europa, Medio Oriente y Asia Pacífico) almacenan y administran sus datos, destacando las actitudes y los comportamientos que están impulsando una explosión de datos sin precedentes.

El Informe Global Databerg descubre que el 85% de los datos almacenados son oscuros o redundantes, obsoletos o triviales (ROT). De igual forma, el Data Genomics Index pretende hacer un análisis de la composición de la información dentro de las organizaciones. Esta visión en tiempo real de los datos corporativos, revela que más del 40% de los archivos han permanecido intactos durante tres años.

A continuación repasamos algunas de las principales revelaciones que entregó la compañía de este gran examen que cubrió a 2.550 responsables importantes de la toma de decisiones en TI a través de 22 países.

1. Existen más datos personales que nunca en las redes corporativas. En promedio, 26,5% de los empleados almacenan datos personales en sus dispositivos del trabajo. Debido a lo alto del porcentaje oscuro, los profesionales TI no son capaces de decir cuáles datos tienen valor de negocio y cuáles son solamente “videos de gatos”.

2. Los datos ROT ya han sido identificados por las organizaciones como datos redundantes, obsoletos o triviales y proporcionan poco o nada de valor de negocios. Pero aún el 48% de todos los datos almacenados en Dinamarca, el 44% en los Países Bajos y el 43% de todos los datos en los Emiratos Árabes Unidos pertenece a esta categoría. México y Estados Unidos tienen un índice ROT de 30%, 3% mejor que el promedio mundial de 33%.

3. 41% del entorno de datos no son utilizados. Con la excepción de requerimientos regulatorios y de cumplimientos de preceptos legales, el periodo para que los datos se vuelvan caducos es de tres años. Increíblemente, 41% de los datos dentro del entorno ya es estático o no ha sido modificado en 3 años.

4. Los datos “Huérfanos” son una carga excesiva. Se define como huérfano a los datos sin dueño atribuido, ya sea a través de cambios de rol o salidas de los empleados. Estos datos no son contemplados o están fuera de la mente de las organizaciones y les está costando. Basándonos en los resultados de indexación, los datos huérfanos tienden a ser archivos con contenido relevante como: videos, imágenes y presentaciones – información que resulta arriesgado no atender o mantener vigilada. Además, está ocupando mucho espacio dentro de los sistemas de almacenamiento alcanzando hasta 200% más en función de la distribución del conteo de archivos.

5. Pequeños cambios pueden generar grandes repercusiones en los costos de almacenamiento. Los esfuerzos de archivado, supresión o migración son la principal herramienta de mejora. Teniendo en cuenta el entorno promedio de 10 petabytes, un proyecto de archivado inteligente centrado sólo en las presentaciones, hojas de cálculo, documentos y archivos de texto obsoletos podría brindar un ahorro en almacenamiento de hasta $2 millones de dólares.

6. Los archivos de desarrolladores dominan el entorno y las presentaciones entraron en decadencia. El índice revela que las imágenes, archivos de desarrolladores y archivos comprimidos ocupan casi un tercio de la totalidad del hábitat. Los archivos de desarrolladores representan un 20% desde una perspectiva de archivos totales. Es de resaltar que, dentro de las tendencias de los últimos 10 años, en relación a todo el universo de archivos, las presentaciones han disminuido hasta 500%. Claro indicador que hemos detenido la tendencia de producción de documentos en Power Point.

7. Si no se los controla, estos datos oscuros y ROT de negocios les van a costar de manera innecesaria a las organizaciones en el mundo US$3,3 billones acumulativos para administrar en el año 2020.

“Comprender y reconocer que existe una cultura de “acumulación de datos” es un primer paso para enfrentar el problema”, dijo Ben Gibson, Chief Marketing Officer de Veritas. "Cada vez más organizaciones se están dando cuenta de este tema. El problema para las organizaciones es que no saben qué datos tienen, qué riesgos pueden contener, y dónde pueden descubrir valor en esa información. Una vez que tengan un panorama de la información más completa pueden tomar decisiones más rápido, con más confianza, y traer a otros accionistas de la empresa para seguir adelante con un plan bien concebido."

Con tal panorama, decidimos consultar con Loreto Serrano, Directora de Canales para América Latina de Veritas, quien nos entrega algunos apuntes para profundizar en un fenómeno que en la era de la información pudiera ser esperable, pero sin duda, para nada deseable.

-¿Cuál es el principal riesgo de desatender esta situación?

-Los datos están creciendo a tasas exponenciales y la complejidad de manejar los data centers hoy en día va en aumento como también los costos para las empresas que necesitan mantener todos los datos que tienen, independientes de que sean datos valiosos para ellos o no. Hoy, el desafío es cambiar la forma de pensar de las empresas y que, en vez de seguir creciendo en infraestructura y costos para guardar todos los datos, tengan un foco en el manejo de la información que sea valiosa para su negocio, eliminando aquellos datos que no tienen valor alguno, solo costo.

-¿Quién asoma (o debería asomar) como el responsable de que la organización no se sobrecargue de estos datos?

-Dado el impacto que la información tiene en el negocio de toda empresa hoy en día (que suele ser su activo más valioso), la responsabilidad está en manos de varias áreas de cada organización, incluyendo la gerencia general, gerencia de negocios, de tecnología, entre otros.

-A su juicio, ¿estaban las empresas conscientes del nivel de “datos huérfanos” e inútiles que almacenan?

-Las empresas saben que tienen datos almacenados que no son valiosos para sus negocios, pero la gran mayoría desconoce la magnitud de estos dentro de sus organizaciones. Hasta ahora le han dado prioridad a seguir creciendo en infraestructura para almacenar los datos en muchos casos, pero sin tomar medidas para hacer una gestión efectiva sobre la información que realmente les es relevante, antes de almacenarlos. Como los costos de mantener la infraestructura crece pero los presupuestos del área de tecnología habitualmente no, las empresas están tomando mucha más conciencia de tener que tomar alguna acción con sus datos.