Descubra cómo este tipo de herramientas se convierten en útiles aliados a la hora de agilizar la labor y productividad en la empresa.

En una sociedad en que la tecnología se renueva constantemente, las empresas públicas y privadas deben caminar al ritmo de los avances de la información y su almacenamiento. Así, tendrán las herramientas para optimizar y automatizar sus funciones al menos en un 50%, ahorrando tiempo, costos e innovando en su gestión documental.

Así lo plantea el gerente de Servicios de Softline Chile -empresa líder en soluciones de TI para empresas-, Francisco Toro, quien asegura que, en esta materia,  “hoy estamos en medio de una gestión del futuro”. “Toda la información que se lleva manualmente en las compañías, que se escanea, se envía por mail o, simplemente se archiva y se le pierde el rastro, hoy cuenta con servicios que permiten ordenarla y automatizarla, ahorrando tiempo en su búsqueda y contando con flujos que avisan en qué proceso está”, enfatiza.

En este escenario y en medio de un crecimiento imparable de la información, la organización de los documentos es posible gracias a distintas tecnologías que hace mucho dejaron de apuntar a sistemas de archivos de bibliotecas. “Las compañías cada vez tienen mayor consideración de manejar y gestionar documentos en ‘”la nube’”, asegura el ejecutivo y repasa cuatro claves de la importancia de la gestión documental:
 
-Ubicación más rápida de documentos: Contribuye a un mejor desempeño diario de labores.

-Orden de datos existentes: No sólo permite hallar el documento necesario, sino que organizarlo de manera estratégica.

-Disposición automática y sencilla: La información requerida está al instante y de manera ágil, resultando lo menos complicado para los miembros de la empresa.

-Seguridad de los antecedentes: Se garantiza su disponibilidad exclusiva para los integrantes de la entidad, e incluso, a un número restringido de la misma.
 
Caso de éxito

A mediados de 2013, la dirección del Servicio Electoral de Chile (Servel) decidió implementar el Sistema de Reclamaciones sobre SharePoint online, con el fin de automatizar el proceso de reclamaciones al padrón electoral auditado de las elecciones presidencial, parlamentarias y de consejeros regionales. Esto fue posible gracias al sistema implementado por Softline Chile, que tuvo la misión de aplicar las mejores prácticas de desarrollo de software y gestión de proyectos.

En relación al proyecto, el jefe de la División de Tecnologías de la Información del Servel,  Arnoldo Carrillanca, comentó en su momento, que “nuestra institución tenía la necesidad de implementar una solución que le permitiese soportar el flujo de reclamaciones al padrón electoral, a fin de ayudar a la gestión del Área Jurídica”. “Nuestro objetivo fue contar con un proceso eficaz y auditable”, justifica.

La decisión de elegir a Softline “tuvo que ver con su propuesta metodológica desde la perspectiva de gestión, basada en las mejores prácticas que recomienda el Project Management Institute (PMI), y su compromiso de implementar la solución en un mes”, argumentó Carrillanca.

El ejecutivo afirmó que “tuvimos reuniones diarias que involucraban a todos los stakeholders” y, en ese sentido, “el seguimiento del Servel y el compromiso de Softline, contribuyeron al éxito del proyecto”, asegura.