Estudio indica que el 63% de las empresas encuestadas en América Latina no cuenta con un plan formal de retención de información.

Mountain View. La compañía de seguridad informática Symantec Corp.anunció los resultados de un estudio sobre eDiscovery y Retención de Información 2011, el cual analizó cómo las empresas administran sus crecientes volúmenes de información almacenada electrónicamente y qué tan preparadas están ante una eventual solicitud de eDiscovery.

La encuesta, realizada a nivel global entre el personal de TI y encargados de áreas legales, incluyó a 2.000 empresas  y encontró que el correo electrónico ya no es la principal fuente de registros o pruebas que las empresas deben presentar. Asimismo, los encuestados que emplean las mejores prácticas de registros y administración de la información tienen menos riesgos de sanciones o multas de los tribunales.

“El hecho de que el correo electrónico ya no es la principal fuente de información de una solicitud de eDiscovery es un cambio significativo si lo comparamos con lo que hemos visto en los últimos años. Con la gran cantidad de datos en juego, como documentos sueltos, datos estructurados, contenidos en SharePoint e incluso redes sociales, no basta que el personal jurídico y de TI se centre únicamente en el correo electrónico. Es fundamental que los dos departamentos trabajen conjuntamente para desarrollar e implementar una política eficaz de retención de la información”, dijo Dean Gonsowski, Abogado de eDiscovery de Symantec.

Según el estudio en América Latina los documentos que forman parte de una solicitud de eDiscovery con mayor frecuencia son Archivos y documentos (72%), Información de bases de datos o aplicaciones (69%)y correo electrónico (65%).

Por otra parte, cuando se preguntó sobre todas las fuentes de información en donde las empresas deben buscar para conseguir algún dato, más de la mitad mencionó los archivos de SharePoint (55%), y 46% mencionó los mensajes instantáneos (incluyendo SMS y mensajes de BlackBerry), además de las redes sociales (43%).

Mejores Prácticas Producen Considerablemente Mejores Resultados

La encuesta también reveló amplias variaciones en las prácticas de retención de la información en las empresas. Las que emplean mejores prácticas, como la automatización del emplazamiento de retenciones legales y el aprovechamiento de  una herramienta de archivado, en lugar de depender de las copias de seguridad, responden mucho mejor ante una solicitud de eDiscovery.

En América Latina, estas empresas tienen 81% más probabilidades de implementar un plan de retención formal; 63% más probabilidad de automatizar las retenciones legales; y 50% más posibilidades de utilizar una herramienta de archivado formal.

Implementar estas mejores prácticas se traduce en un tiempo de respuesta 64% más rápido con porcentaje de éxito 2.3 veces superior al responder a una solicitud de eDiscovery. Por consiguiente, las empresas con mejores prácticas tienen menos probabilidades de sufrir consecuencias negativas que no tienen una política de retención de información formal.

La encuesta reveló que, a pesar de los riesgos, más de la mitad de los encuestados en América Latina no tiene un plan de retención de información. Únicamente 28 por ciento está discutiendo cómo hacerlo y 14  por ciento  no tiene ningún plan. Cuando se les preguntó a los encuestados la razón, indicaron las siguientes razones: demasiado costoso (35%); falta de necesidad (32 %); no se ha asignado a nadie la responsabilidad (26 %); falta de tiempo (26 %); y falta de experiencia (24 %).