Participar con una actitud enfocada en el presente y aportar ideas son claves para concluir energizados y comprometidos.

Muchas personas sienten que pierden el tiempo en las reuniones de trabajo porque habitualmente opinan los mismos participantes de siempre, sólo deben asentir a las decisiones de su jefatura o están preocupados por las tareas que deben realizar.

Lograr el efecto contrario y que las reuniones de trabajo sean un tiempo productivo y creativo depende en gran medida de las emociones de los participantes.

“A veces las reuniones se convierten en “ladrones del tiempo” porque las personas están incómodas, molestas, cansadas o preocupadas, y por lo tanto, se involucran menos. Si los participantes sienten rabia, estarán más cerrados a escuchar o aportar”, ejemplifica Clara Acuña, facilitadora de Transformación Cultural en Grupo Cygnus.

La emoción con que los trabajadores de una empresa van a una reunión es importante para que ésta sea provechosa. “Si los asistentes están más contentos, se sienten cómodos, involucrados, escuchados y respetados, mejorará el bienestar y el resultado de la reunión. Las personas van a estar más creativas, aportarán ideas, se facilitará la reflexióny mejorará la calidad de los acuerdos y decisiones que marcarán el trabajo posterior. Al concluir la reunión, las personas saldrán más entusiasmadas, motivadas para hacerse cargo de una tarea, traspasando información a sus equipos, y sintiéndose parte de una comunidad”, explica.

La experta entrega consejos para que las emociones transformen las reuniones desde “ladrones del tiempo” en encuentros productivos:

Enfocarse en el presente: los asistentes deben enfocarse mental y emocionalmente en el presente en la reunión. 

“La persona debe estar “entera” con su sensorialidad y atención, lo que facilita que aporte su creatividad y participación. Esto implica dejar de mirar el celular o pensar en las próximas tareas”, explica Acuña.

En algunos casos, quien dirige la reunión puede preguntar al inicio de la cita “¿quiénes están aquí, quiénes llegaron?” Es una técnica para que los asistentes levanten la mano, se involucren y enfoquen su atención en el encuentro. 

Check - in: el coordinador puede preguntar a los asistentes con qué emoción llegaron a la reunión. Tal vez algunos digan con sueño, cansado o desinformado. Esta información facilita la comunicación y empatía entre los participantes. “Si sabemos que alguien tiene sueño, probablemente tengamos que dedicar más tiempo para explicarle un tema que se debate”, ejemplifica Acuña.

Participar: atreverse a opinar de manera asertiva y con respeto. Incluso aportar ideas minoritarias puede cambiar el rumbo de un acuerdo. Así, las personas se sienten cómodas e involucradas, los acuerdos son participativos y tienen sentido para todos.

Si un asistente se inhibe de opinar, cualquier participante puede estimularlo a aportar sus ideas.

Lenguaje: mirar a la cara y a los ojos al hablar y saber escuchar son claves para que las personas sientan que son respetadas, pues el lenguaje corporal también comunica.

Usar un lenguaje respetuoso y constructivo, provoca una emoción de comodidad y facilita la comunicación. En cambio, descalificar genera emociones como la resistencia y actitud defensiva, lo que obstaculiza los acuerdos.

La experta recomienda evitar sonrisas de sorna o comentarios en baja voz cuando alguien opina, pues podría hacer que las personas se retraigan de aportar sus ideas. A través de las bromas, se esconde la agresividad. 

Check - out: la experta recomienda, finalmente, que participantes compartan su estado de ánimo y emociones al concluir la reunión. Esto ayudará a mejorar la calidad de los encuentros futuros.

Es importante que quien facilita o coordina la reunión haga un resumen de los acuerdos adoptados, las responsabilidades que asumió cada persona y las próximas acciones.