A continuación, desde Page Group entregan siete claves para que las jefaturas puedan planificar el tiempo.
Chile es uno de los cinco países OCDE que más trabaja en el mundo, con un promedio de 1990 horas al año, superado sólo por México, Costa Rica, Corea del Sur y Grecia, con 1770 horas trabajadas. Esto ha encendido las alarmas en nuestro país, instalando en la agenda pública la discusión de la rebaja de la jornada laboral de 45 a 40 horas semanales.
Este debate se sustenta en que estas largas jornadas suelen ser altamente ineficientes. Es más, de acuerdo a la consultora en reclutamiento especializado PageGroup, un gerente chileno pasa la mitad de su jornada semanal de trabajo en comités. Es decir, de las 45 horas que tiene que cumplir, 22,5 corresponden a reuniones. La cifra considera que un ejecutivo tiene en promedio 15 juntas laborales a la semana, con una duración de 1,5 horas cada una.
Además, del total de reuniones que entablan, un 20% son no planificadas, es decir, los altos ejecutivos dedican 4,5 horas a la semana a solucionar imprevistos. “El problema no es el número, sino que muchas de ellas no están agendadas y no poseen un temario definido, por lo que tienen un nivel de eficiencia bajo”, dice Juan Ignacio Silva, Regional HR Manager de PageGroup.
Una de las recomendaciones que hace Silva es planificar las reuniones. “De partida, los objetivos deberían ser planificados y podrían corresponder a temas como gestionar contingencia, llegar a un consenso sobre un proceso, definir nuevos estándares de trabajo, comunicar información relevante de la empresa o realizar una supervisión de productividad y eficiencia”, explica el ejecutivo.
PageGroup sugiere un curso de acción para que una reunión sea exitosa:
1. Definir la agenda y temas que se conversarán. Es importante fijar el propósito/objetivos y comunicarlos al resto de los integrantes para guiar la conversación hacia un punto común.
2. Identificar a quiénes se citará. Una de las claves para que una reunión sea exitosa es invitar al grupo idóneo, así todos hablan un mismo lenguaje y la comunicación fluye hacia un objetivo común.
3. Hacer los arreglos logísticos pertinentes (lugar, tecnología, alimentación, documentos, etc.). Dejar todo listo para que no haya inconvenientes al momento de iniciar la reunión, ya que se pierde más tiempo tratando de solucionar estos temas.
4. Designar interlocutores válidos para argumentar los temas. Si no se identifican a las personas que tienen que intervenir antes y durante la junta puede haber un desorden en la comunicación.
5. Definir planes de acción y tiempos para cada tema. La frecuencia de las reuniones dependerá del propósito y la contingencia. Si es una junta de supervisión, serán más regulares, versus aquellas dedicadas a las definiciones, consensos y comunicación de propósitos que son de mediano plazo.
6. Nombrar responsables de las acciones y sus fechas de entrega. Es necesario dejar claro los cargos y compromisos que cada persona tiene y cuándo se entregan.
7. Efectuar una minuta sobre lo que se acordó y dejar alineada la información. Así todos saben cuáles fueron las conclusiones de la reunión y su propósito.
“También es necesario eliminar elementos distractores, como celulares encendidos, comida, falta de luz o falta de dinámica entre las personas”, concluye Silva.
