Las compañías gastan mucho dinero en los viajes de negocios de sus ejecutivos. Sin embargo, existen numerosas soluciones de sencilla implementación que pueden reducir notablemente estos costos.
Un ejecutivo promedio invierte muchos días del año en viajes de negocios. Aviones, salas de espera y hoteles se han convertido hoy por hoy en las nuevas oficinas de los viajeros corporativos, quienes -muchas veces- pueden estar semanas e incluso meses fuera de sus hogares concretando acuerdos, visitando clientes o recorriendo ferias.
Pese a que esta actividad se repite día a día en las organizaciones, lo cierto es que gestionar estos viajes se ha transformado en todo un desafío para los departamentos de finanzas de las compañías, que han debido recortar la mayor cantidad de gastos posibles, sobre todo después del estallido de la crisis.
A continuación, AméricaEconomía.com entrega cinco útiles consejos para que las empresas puedan reducir notoriamente los costos de sus viajes corporativos:
1) Desarrollar una política de viajes corporativa. “Para que los viajes de negocios sean productivos y rentables, lo principal es que la empresa desarrolle una política de viajes que sea conocida por todas las personas involucradas en la organización”, dice Rodrigo Valenzuela, asesor comercial de la agencia de viajes Cocha. En esta política, agrega el experto, se debe definir, por ejemplo, a qué categoría de hoteles o clases de vuelos pueden optar los distintos tipos de ejecutivos, los procedimientos a seguir para organizar el viaje o determinar y qué tipos de gastos estarán cubiertos por la empresa, como las comidas de negocios o el arriendo de autos, entre otros. Implementar sistemas que brinden una panorámica completa y global de los datos de viajes, es una buena manera de incrementar el poder de negociación y lograr ahorros significativos.
2) Obtener una tarifa promedio de los pasajes aéreos y tratar de comprarlos con anticipación. Será clave crear un registro histórico de los viajes realizados por los ejecutivos de la empresa, para así promediar el costo que tuvo cada uno y las variables que influyeron en él. De esta forma, se podrá fijar una meta para los ahorros reales, y definir cuál es la anticipación de compra de los pasajes para obtener buenas tarifas. Es sabido que los valores de los boletos son bastante más económicos cuanto más lejos de la fecha de salida sean expedidos. "Las empresas deben planificar los viajes con anticipación para así evaluar distintas opciones y armar un buen presupuesto", afirma Fernanda Grasso, gerente de Marketing de Meta 4.
Otra forma de ahorro es viajar los fines de semana o bien reservar en aerolíneas de bajo costo y escoger asientos en clase turista con boletos que tengan todas las restricciones posibles. Todo sea por la economía de la organización.
3) Generar convenios con aerolíneas y hoteles. “Es importante que las empresas generen convenios con líneas aéreas y hoteles que les permitan acceder a precios preferenciales y otros beneficios”, afirma Valenzuela. De esta forma se podrá evaluar el ahorro potencial máximo y el ahorro real al comprar los pasajes aéreos y reservar las habitaciones de los hoteles a precios más convenientes que los normales. Los sistemas de auto-reserva y las herramientas automatizadas para la generación de informes de gastos han demostrado generar importantes ahorros para las compañías. Por su parte, Grasso recomienda a las empresas "armar alianzas en todos los países donde tengan oficinas, de manera que nos hagan paquetes por alianzas multinacionales en las aerolíneas, hoteles y restaurantes".
4) Afianzar el vínculo entre los departamentos de viajes de la empresa y los directores financieros. Los directores financieros tienen la última palabra sobre los presupuestos de viaje y la inversión en tecnología para producir informes. Por lo tanto, los travel managers deberán orientar su actividad en consonancia con la visión de los departamentos financieros y presentar propuestas de inversión en programas con una buena relación entre calidad, valor y costos. “Una mejor integración permitirá a la empresa controlar de manera mucho más eficiente sus gastos y detectar velozmente la forma de reducirlos”, dice Valenzuela.
5) Asociarse a una agencia de viajes. Finalmente, una buena alternativa será asociarse a una agencia de viajes que administre los convenios y aporte con su experiencia y conocimiento. El papel de estas agencias es ahorrar el mayor tiempo posible antes del viaje, durante él y al regresar a la oficina, brindando asistencia para la elaboración de informes y conciliación de gastos, principalmente a través de convenios que permitan acceder a precios preferenciales, comodidades de pago y beneficios. “En el caso de Cocha, la agencia además aporta con herramientas tecnológicas que facilitan un mayor control de los gastos y la actividad de los viajeros, lo que permite que las empresas cumplan mayormente con sus políticas de viajes”, explica Valenzuela. Actualmente, Cocha ofrece a sus clientes un servicio de reservas online, que permite decidir itinerarios entre todas las alternativas existentes; una orden de compra electrónica, que permite realizar una comparación de todas las tarifas de viajes antes de la emisión del boleto; y los reportes de gestión, que permiten acceder a la información completa de los viajes de las empresas, conocer en tiempo real los gastos totales e identificar las oportunidades de ahorro. Turavion, en tanto, ofrece viajes personalizados, hechos a la medida de cada uno según sus preferencias y presupuesto. Asimismo, confecciona programas especiales para grupos, y cuenta con un departamento para la organización de viajes de incentivos, congresos, seminarios y reuniones. La agencia está asociada a seis líneas áereas y está en presente en más se cinco países de América Latina.
