La firma Lexmark revela sencillos pasos que permitirán a su empresa lograr disminuir costos en electricidad, uso de papel y compra de insumos.
Santiago. De forma sencilla, usted puede lograr ahorros en electricidad, uso de papel y compra de insumos. RodrigoAlmarza, ejecutivo de Lexmark Chile, revela la forma cómo las empresas puedenayudar a disminuir la tala de árboles y la contaminación asociada al proceso decreación de papel.
Mediante cinco pasos, Almarza cuenta la forma más adecuadapara imprimir menos y ahorrar más.
1. Racionalice ysaque el mejor provecho de sus equipos. Instale los dispositivos de impresiónen lugares que permitan tener un volumen de impresión óptimo. Consolide lasnecesidades de impresión, digitalización, copia, fax en equiposMultifuncionales. Asegúrese de que el dispositivo sea el apropiado según lasnecesidades o volúmenes de impresión de sus usuarios. Esta medida se aplica nosolo para reducir el número de equipos, sino también para aumentar laproductividad de los usuarios. "En su elección considere equiposcompatibles con el medio ambiente, que estén adscritos a estándares de ahorrode energía, que no utilicen gases que contribuyan al efecto invernadero, entreotros"
2. Implementepolíticas y prácticas eficaces de impresión. Fomente una cultura de ahorro almomento de imprimir. Establezca políticas de Impresión y evangelice sobrehábitos que estimulen el ahorro de papel y consumibles. Elija impresoras quecuenten con tecnología de ahorro, tales como impresión dúplex o gestión decontrol para la impresión color. Definalas necesidades de impresión de cada perfil de usuario y establezca unajerarquía al interior de la empresa para administrar las políticas de impresióndestinadas al ahorro.
La huella de Carbono de las impresoras es un buen incentivopara motivar la generación de ahorros en la impresión, ya que el 80% de ésta,lo constituye el uso de papel, solo el 20% se relaciona a los procesos demanufactura, distribución comercialización y operación.
3. Mejore laadministración de los dispositivos. Externalice los servicios de continuidadoperacional y aprovisionamiento de suministros a empresas que brinden Serviciosde Impresión. Muchas empresas no tienen un control de sus suministros yconsumibles, ni un inventario de cómo se van utilizando a lo largo de losmeses; tampoco tienen a la mano los modelos o números de referencia de losinsumos, lo cual lleva a perder tiempo en su búsqueda y posterior adquisición.A través de la contratación de un Servicio de Impresión es posible además deoptimizar la arquitectura de los equipos, garantizar su continuidad operacionala través de una adecuada provisión de suministros y, por sobre todo, obtenerinformes de consumo que permitan gestionar la impresión, generando iniciativasdestinadas al ahorro.
4. Transforme sus procesos de negocios.Recuerde que la comunicación de un proceso de negocios con el mundo real serealiza a través de papeles que se imprimen o que se digitalizan. Por otro ladola circulación de un papel como parte de un proceso de negocios genera unpromedio de dos copias. Tenga en cuenta estas simples premisas, de manera deidentificar cuáles de los procesos son susceptibles de ser automatizados. Las multifuncionalesofrecen distintos métodos que permiten mejorar los procesos de gestión dedocumentos, aumentar la productividad, imprimir menos y ahorrar más. El envíode documentos físicos a múltiples destinos o la provisión de formulariospreimpresos entorpecen el flujo de trabajo; además, la ineficiencia causada porla pérdida de documentos y los errores derivados de la entrada manual de datosperjudican la productividad y debilitan la capacidad de reacción de unaempresa. Tenga presente que la automatización de un proceso de negocio no sololo hace más eficiente del punto de vista de los costos (ahorros), sino que lohace más eficaz, lo que se traduce en una mayor productividad.
5. Acérquese a los expertos. Una asesoríaprofesional adecuada puede significar ahorros importantes en sus procesos deimpresión (hasta un 40%). Una asesoría especializada permite que lasorganizaciones dispongan de una amplia gama de garantías que incluyen tiemposde respuesta adaptables a sus necesidades específicas.
