Cómo es la nueva oficina del jefe

Miércoles, Julio 5, 2017 - 15:51

Junto con la tendencia de espacios abiertos que ha llegado a las empresas, las oficinas de los jefes también están evolucionando. A continuación, las principales consideraciones para tener una oficina perfecta.

A varias personas no les causa sorpresa que su jefe tenga una gran oficina privada, con un lindo escritorio y la mejor vista. Si bien con el paso de los años y dependiendo de la empresa, estos espacios pueden ser más reducidos y más o menos accesibles, actualmente existe la sensación que las oficinas de este tipo están desapareciendo.

Esto va de la mano con la tendencia de los espacios abiertos, donde se reduce el número de puertas y muros para dar paso a puestos de trabajo que permitan la integración y colaboración. A esto se suman los cambios organizacionales, que implican el trabajo cada vez más remoto y una jerarquía mucho más horizontal.

Carolina Pérez, gerente general en Contract Workplace Chile, dice que “más allá de la estrategia de diseño que se aplique para cada caso, una característica de las nuevas tendencias es que apuntan a disminuir al máximo el uso de las oficinas privadas, privilegiando la colaboración y la flexibilidad”.

Por superficial que parezca, el espacio físico puede afectar positiva y negativamente en los trabajadores, influyendo en su trabajo, compromiso y motivación con lo que hacen.

Un informe titulado "El compromiso y el espacio de trabajo global" de Steelcase, empresa especializada en diseño de mobiliario, reveló que los empleados comprometidos tienden a trabajar en organizaciones que fomentan una comunicación bidireccional, es decir, donde es posible tener acceso a la información en tiempo real sobre la compañía y los trabajadores pueden expresar abiertamente sus ideas. Es a raíz de esto que para Steelcase es clave que las empresas cuenten con rangos de espacios, tanto para grupos e individuos como teletrabajadores y residentes, junto con políticas laborales que les pemitan elegir las mejores maneras de hacer sus tareas.

La oficina del jefe

Las oficinas abiertas han dado paso a repensar la necesidad de tener o no espacios privados, como las grandes oficinas de los jefes, las que con el paso del tiempo han cambiado bastante, aunque sigue vigente la idea de que el tamaño de estos lugares está relacionado con la jerarquía.

Para la ejecutiva, en las empresas donde se sigue la tendencia de los espacios libres se busca limitar las barreras físicas casi exclusivamente a las salas de uso compartido. "Esto, porque el espacio de trabajo puede influir positivamente en el clima laboral y favorecer al sentido de pertenencia, lo que implica mayor compromiso y menor rotación laboral".

Pérez dice que “por esta razón, las nuevas oficinas deben privilegiar la organización de los espacios de acuerdo a las tareas y no a la jerarquía; dado que los metros cuadrados son limitados, es necesario que los jefes, quienes generalmente pasan la mayor parte del día fuera de sus oficinas, se adapten a las nuevas tendencias, evitando construir paredes que los separen de sus empleados, favoreciendo la motivación de los equipos y aprovechando al máximo el espacio disponible en el lugar”.

Sin embargo, para los jefes sigue siendo difícil aceptar dejar de lado las oficinas privadas y sumarse a espacios abiertos, muchas veces, sin puertas y con sólo paneles transparentes, o junto con el resto de los trabajadores, pero con la ventaja de disponer de escritorios más grandes.

(Foto: Pexels.com)

Espacios abiertos versus cerrados

Si algún jefe llega a asustarse, lo cierto es que esta tendencia no implica reducir la cantidad de espacios, sino que redestribuirlos. Para Carolina Pérez, en estos casos la barrera más difícil de romper es la cultura: “De nada valdrá contar con espacios magníficos si esta acción no está alineada con la cultura de la compañía; incluso, en ocasiones una redefinición del concepto de liderazgo y el estilo de gerenciamiento son necesarias”.

Esto, porque, de acuerdo con la ejecutiva, a la hora de diseñar un espacio de trabajo debemos enfocarnos en la necesidad de privacidad de algunas áreas o posiciones y lograr el equilibro entre éstas y las áreas colaborativas.

Los anterior es clave, porque varios trabajadores aprecia tener a disposición espacios privados. Según el informe encargado por la empresa de mobiliario Steelcase, sólo el 59% de los encuestados se siente satisfecho en su trabajo y 54% afirma que es capaz de trabajar sin ser interrumpido en un espacio colaborativo. Por lo mismo, el mensaje es no terminar con los espacios privados, que son necesarios para concentrarse y realizar actividades que requieren de mayor intimidad, pero siempre en busca del equilibrio.

El espacio de trabajo perfecto

Pese a las dudas, existe consenso en que las oficinas se han convertido en lugares donde se busca la mayor integración posible, con menos paredes y oficinas privadas. Y lo cierto, es que ahora el espacio de trabajo debe tener ciertas características.

Aquí algunas ideas: