Los avances tecnológicos han hecho cada vez más común la conformación de equipos de trabajo a distancia. Esta modalidad colaborativa requiere de importantes habilidades para gestionar el talento humano.

La tecnología ha permitido cambiar las juntas en una sala de la empresa a video llamadas desde cualquier parte el mundo, así como trabajar con expertos de diferentes culturas, nacionalidades y especialidades.

Incluso ha permitido que emprendedores creen negocios con empresarios u otros emprendedores de otras nacionalidades; sin embargo, una llamada telefónica o un chat grupal no son suficientes para que un proyecto a distancia se lleve a cabo, se requiere darle el poder, la fuerza y confianza a cada miembro del equipo a pesar de las diferencias geográficas y culturales.

Estos equipos virtuales, menciona el consultor Peter Ivanov en su libro Dream team virtual, ¡Conviértete en el mejor líder a distancia!, “están conformados igual que un átomo: al interior se encuentra el núcleo, el centro del átomo, y tiene varias partículas que orbitan a su alrededor, la gravedad las atrae y mantiene dentro de su órbita. En el equipo virtual, como dentro de un átomo, tiene que haber una fuerza gravitacional que mantenga unido al equipo”.

Esta fuerza que mantiene unidos a los equipos es el propósito y la meta en común. Las nuevas generaciones prefieren trabajar en proyectos emocionantes, más que buscar una trayectoria en una empresa. A estos equipos de trabajo el autor les llama dream teams virtual y dice que, con ellos, las organizaciones pueden tener una presencia global y acceder a recursos de cualquier parte del mundo. Además, son más flexibles y escalables.

Confía en los miembros

Los dream teams virtuales están compuestos por tres tipos de colaboradores: los líderes responsables, los miembros individuales y la organización completa. Los primeros son los encargados de que el equipo funcione y para hacerlo posible se requiere que se relacionen directamente con cada miembro.

“Es posible que el error más importante sea el desatender el nivel personal porque creen que todo es ‘virtual’, pero las personas no son virtuales”.

Aunque existen pocas oportunidades de comunicación informal porque en las conferencias se suele ir al “grano”, el líder debe buscar la oportunidad para relacionarse con los miembros y conocer más de ellos, desde cuestiones profesionales hasta personales.

En cualquier equipo existen dos clases de confianza; la profesional, que es el estar al tanto de los conocimientos y especialidades de los miembros y la personal, que se da al interactuar más a profundidad, para conocer lo que le provoca felicidad y energía al colaborador, así como aquello que le desagrada, esto permitirá llevar el quipo a otro nivel y crecer en conjunto.

Una forma de asegurarse que todos los colaboradores virtuales se sientan a gusto y participen equitativamente es, desde el inicio, aclarar cuáles son las metas del equipo y con qué se espera que contribuya cada miembro. Esta es una oportunidad para pedirle a los miembros asumir mayor responsabilidad. “Los equipos virtuales sólo funcionan cuando todo el mundo ofrece su máximo desempeño”.

Reconocer y recompensar el desempeño de cada uno de los colaboradores es fundamental, si bien el dinero es una de las razones por las cuales una persona pertenece a un proyecto, no es la única razón, brindar una experiencia funciona como recompensa. “Una reunión con una personalidad prominente o asistir a un evento al que tu equipo no tendría acceso de otra manera, podría ser una recompensa”.

Crea equipos virtuales comprometidos

Es cada vez más común contar con equipos de trabajo a distancia. La tecnología ha permitido que expertos de diferentes partes del mundo se conecten y creen una empresa o un proyecto, pero ¿cómo hacer que funcione y que cada uno se comprometa? Estos cuatro puntos te ayudarán a tener un equipo más comprometido.

• Relación personal: conoce a cada miembro del equipo a nivel personal, así estarás al tanto de sus aptitudes.
• Descrubre sus fortalezas: conoce al menos cinco fortalezas de cada colaborador y crea un plan para mejorar el equipo de trabajo. 
• Comunicación clara: desde el inicio transmite una comunicación clara, concisa y estructurada, e informa lo que deseas obtener. 
• Reconoce el desempeño: El dinero importa pero no debe ser la única recompensa, brinda a los colaboradores experiencias como forma de reconocimiento.

Mantén los niveles de compromisos

Aplica el modelo de cuatro fases Bruce Tuckman para mantener a los colaboradores comprometidos:

• Formación: la confianza se establece con base en cómo percibimos a la otra persona, y lo que conoce de su vida personal y profesional.
• Conflicto: los participantes suelen evitar los conflictos, pero el líder debe ser intermediario y asegurarse de que hablen entre sí para resolver el problema.
• Normalización: si los roles y procesos de las personas, aquí se deben designar metas individuales. 
• Desempeño: se da el rendimiento máximo del equipo y la comunicación constante y estructurada, ello establece los cimientos del compromiso. 

La tecnología, aliada para la distancia

Para los equipos que trabajan a distancias es esencial la tecnología, un correo electrónico y un servicio de mensajería instantánea, pero también es importante que se establezca un tiempo promedio de respuesta, que de acuerdo a Peter puede ser dentro de 24 horas.

“En la actualidad, el chat o alguna de las numerosas herramientas de mensajería instantánea, tales como WhatsApp, Facebook o Hangouts de Google son igual de indispensables que el correo electrónico”; sin embargo, deben establecer su temporalidad de uso, por ejemplo que se usen sólo para emergencias o para proporcionar información que requiera una respuesta veloz. En estos casos, el tiempo máximo de respuesta debe ser de dos o tres horas máximo.

Seleccionar la tecnología que mejor se adapta a las necesidades de la empresa o el proyecto requiere dos enfoques: el primero es seleccionar “lo mejor de su clase”, es decir buscar el mejor producto para todos los miembros del equipo y el segundo la “tienda general” que se refiere a elegir uno de los grandes proveedores de tecnología como SAP o Microsoft. Lo importante es elegir el que mejor funcione para lograr el objetivo final.

Si bien la tecnología facilita la comunicación a distancia, siempre hay que tener en cuenta que conocer a los miembros del equipo virtual y hacer reuniones personales, de vez en cuando, permite que se genere una mejor interacción y compromiso para lograr los resultados deseados.

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