Plataformas como Zoom o Google Meet vienen ganando popularidad y convirtiéndose en las preferidas entre las empresas para gestionar sus reuniones de forma virtual.

La emergencia sanitaria desatada por la COVID-19 ha ocasionado cambios en las empresas. Uno de los más significativos es la inserciónde la tecnología dentro de sus procesos de comunicación interna y externa para continuar en contacto con los diversos agentes que participan en sus cadenas de valor.

Un reciente sondeo, realizado por la Asociación de Empresas Familiares del Perú (AEF) a sus asociados, halló que cerca del 50% de ellas tuvo que modificar su
modalidad laboral hacia el trabajo remoto afín de evitar el aumento de contagiados en el país. Es en este contexto que las plataformas como Zoom o Google Meet
vienen ganando popularidad y convirtiéndose en las preferidas entre las empresas para gestionar sus reuniones de forma virtual.

Siendo así, Mariana Garland, presidente de AEF Perú, brinda 5 consejos para lograr reuniones de alto impacto en entornos virtuales.

• Establecer límites en el tiempo de duración y temas de la reunión: Para lograr una reunión de alto impacto, lo ideal es programar una duración de 2 o 3 horas como máximo con un límite de 3 temáticas. Si se prolonga más tiempo o se manejan más temas, será más complicado mantener la atención de todos los participantes. Por tanto, se recomienda tener una reunión que aborde temas específicos, centrándose fundamentalmente en dar ideas y soluciones en torno a este.
• Mantener la cámara prendida y el micrófono apagado cuando los participantes no estén hablando: Te permitirá una mayor concentración y fluidez en torno a los temas que se estén tratando. De la misma forma, tener el micrófono apagado cuando los participantes no intervengan evitará interferencias o desorden. Una alternativa podría ser que les pida a los participantes que envíen un mensaje a través del chat de la plataforma antes de intervenir. Este punto puede que tenga que repetirse a los participantes hasta que se convierta en un hábito en tus reuniones.
• Evita el exceso de diapositivas y presentaciones ejecutivas: En un entorno virtual, es necesario que las reuniones sean dinámicas e interactivas para lograr una mejor comprensión de los temas tratados. Cuando existe un exceso de diapositivas la reunión pierde interactividad, lo que puede resultar monótono.
• Los participantes deberán ubicarse en un lugar donde no haya distracciones visuales ni auditivas: Es necesario conseguir un entorno favorable que permita concentrarse para atender la reunión. Por ejemplo, si cuenta con un estudio o espacio, una alternativa podría ser que pueda cerrar la puerta para evitar imprevistos. Lo ideal es estar alejado de interferencias visuales y auditivas que pueden entorpecer el desarrollo de la reunión.
• Solicitar comentarios o preguntas de cierre al finalizar: Así como se da inicio, es importante señalar la finalización de una reunión para guardar orden, y que los participantes tengan la oportunidad de dar comentarios o hacer preguntas de cierre. Solicitarlos te permitirá saber cuánto han comprendido los temas desarrollados en esta, y si es necesario aclarar brevemente ciertos puntos. De la misma forma, estas plataformas tienen la opción de grabar las reuniones, lo que podría servirte para preparar un resumen de lo expuesto y de esa manera reforzar los mensajes de esta con los participantes.