Gastón Francese, socio y director de Tandem, reflexiona sobre este tema.

Desarrollar la agilidad implica para las empresas comprender y atacar múltiples aristas que aseguren una efectiva capacidad de detección, adaptación y respuesta a los cambios.

El primer paso de esa medición es evaluar cuantitativamente la efectividad de los procesos y rutinas de gestión para saber dónde invertir si se intenta mejorar el dinamismo. Así se podrán realinear estas rutinas para sacarles mayor provecho, utilizar de manera efectiva los recursos y enfocar a la organización en aquellas decisiones que mayor valor le puede agregar.

El recurso más valioso con el que cuenta una organización, el tiempo de sus ejecutivos, se malgasta muchas veces en reuniones de poco valor. Por el contrario, una reunión bien administrada, con un propósito alineado a la estrategia, que reúna por poco tiempo a las personas correctas y con la información adecuada, seguro será una herramienta muy potente para tomar buenas decisiones.

Las rutinas de gestión deben adaptarse a la necesidad del negocio y a la urgencia de las decisiones a tomar. Existen algunos indicadores clave a medir para lograrlo:

• Tiempo dedicado a reuniones. ¿Cómo podemos reducirlo? Eliminar las reuniones que no agregan valor parecería ser la respuesta ideal, pero resulta difícil llevarlo a la práctica, sobre todo cuando no sabemos el valor que generará hasta no haberla atravesado. Dos indicadores pueden ayudarnos a reducir este tiempo:

Simplicidad: cuando no se puede eliminar una reunión, tal vez se puede reducir la cantidad de participantes y, de esta manera, bajar las horas hombre totales invertidas. En numerosas ocasiones somos invitados a reuniones sin tener en claro nuestro rol, y lo que es aún peor, nadie controla el costo de esa invitación.

Brevedad: si no se puede reducir la cantidad de participantes, tal vez se puede reducir la duración del encuentro. ¿Por qué una hora? ¿Por qué atarnos al sistema sexagesimal? Reuniones de 18, 23 o 42 minutos pueden ser igual de efectivas.

• Reuniones enfocadas en decisiones. ¿Aprovechamos realmente el tiempo que pasamos en una reunión? ¿Qué espacios están destinados a tomar decisiones y cuáles solo a compartir o comunicar? Dos métricas que nos pueden guiar:

Tiempo en decisiones: una reunión efectiva debería tener al menos un 80% de su tiempo dedicado a la actividad que mayor valor agrega en la gestión: tomar decisiones.

Productividad de las reuniones: otra manera de medir la efectividad es cuantificar las decisiones que se toman por reunión, más allá del tiempo destinado a ello.

• Flexibilidad en la rutina de gestión. Las decisiones no pueden esperar a las personas: deben ser tomadas cuando maximicen el valor para el negocio. Dos variables a tener en cuenta:

Frecuencia: reuniones más cortas, pero más frecuentes, aportarán a un equipo mayor velocidad de reacción al agregar más momentos de interacción. Esto permitirá revisar el progreso con menor avance de tareas, pudiendo detectar desvíos y corregirlos de manera temprana.

Adaptabilidad: La dinámica de reasignación de recursos deberá permitir la rápida movilidad para dirigir personas, dinero y tiempo a aquellas actividades de mayor valor agregado. Las variaciones en esta asignación de recursos podrán ser un indicador valioso respecto a nuestra capacidad de adaptación y respuesta.

En contextos en que, cada vez más, la flexibilidad y la necesidad de eficiencia resultan vitales, es imprescindible medir con precisión la agilidad de nuestras rutinas de gestión. Así, podremos conocer qué necesitamos cambiar para contar con un ecosistema de reuniones que fomente la rápida toma de decisiones en nuestra organización.