A través de estas cinco recomendaciones podrá estar fuera de tu oficina sin problemas.
Si vas a estar fuera de la oficina por unos días, ya sea por vacaciones o negocios. Lo más recomendable es programar una respuesta automática en tu correo del trabajo, para avisar a todos sobre tu ausencia.
ABA English, escuela de inglés online, ha recopilado 5 consejos para escribir un “Out of Office (OOO)” en inglés perfecto.
1. Comunicar tu ausencia
Es recomendable especificar hasta qué fecha: “I am out of the office until August 31st”. Como alternativa, se puede poner “I will be away” o “I am not in the office”. Si quieres incluir el día de inicio de tus deseadas vacaciones, puedes detallar “I will be out of the office from August 10 th until August 24 th”.
En cuanto al asunto, la fórmula más sencilla y directa será “Out of the office”, a menudo precedido por la frase “Automatic reply” (aunque ésta última parte suele ser añadida de forma predeterminada por el servidor de correo).
2. Indicar un contacto alternativo
Es aconsejable que cuando uno está fuera de la oficina durante unos días, se cuente con alguien a quien sus contactos puedan dirigirse en caso de urgencia: “If you require immediate assistance please email [email protected] in my absence".
Otras opciones serían "For urgent queries, contact..." o "If you have an immediate need, please contact…". También puedes decidir dejar un número de teléfono: "...please write to [email protected] or call 012 3456789".
3. Usar un lenguaje formal
Por tratarse de comunicación de trabajo, siempre es mejor mantenerse dentro de un lenguaje formal. Es aconsejable evitar abreviaturas tales como "I'm out of the office" o expresiones demasiado coloquiales.
Si tu correo te permite personalizar la respuesta en función de grupos de contactos, puedes escribir un mensaje más informal para los amigos o compañeros más cercanos: "Oops, too late! I’m off on vacation until August 27th. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact [email protected]".
4. Dar las gracias y saludar
Una forma elegante de comunicar tu ausencia, dado que para quien te escribe podría ser una mala noticia, es la de empezar el mensaje dando las gracias: "Thanks for your e-mail" o "Thanks for contacting me". También es bueno despedirse al final del mensaje, en este caso lo ideal es usar saludos más neutros y formales como "Kind regards".
5. Dejar un resquicio de esperanza
El objetivo de las vacaciones es olvidarse del celular y todas las distracciones del trabajo. Sin embargo, en ocasiones no te queda otra que estar pendiente de tu correo electrónico.
En estos casos, se puede indicar en la respuesta automática que se revisará el correo de vez en cuando, pero no se podrá responder de inmediato: "I am out of the office until August 20th, with limited access to e-mail". Este mensaje es especialmente adecuado para períodos de ausencia por viajes de negocios.
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