Manejo de agenda, limitar la duración de reuniones y empoderar a los equipos y colaboradores, son algunas alternativas para optimizar las jornadas diarias.
Disponer del tiempo necesario es primordial para hacer efectiva la productividad de cualquier compañía, sobretodo en el caso de altos mandos que deben ordenar las funciones y tareas diarias en el trabajo, Sin embargo, existen algunas prácticas cotidianas que sin darnos cuenta pueden quitar entre 50% y 70% de horas efectivas de trabajo: son los llamados “ladrones del tiempo”.
Según datos de la OCDE, Chile es uno de los países más improductivos al comparar variables como la cantidad de horas trabajadas o evaluaciones de desempeño que se efectúan a colaboradores.
“Algunos ejecutivos pasan horas y horas en reuniones sin demasiado fundamento ni planificación. Para que sean realmente productivas, hay que fijar un timing acotado y prever temas a tratar, objetivos y metas. Todo eso debe quedar por escrito y con un responsable designado, ya que si no llegamos a acuerdos concretos tendremos que volver a reunirnos y no cerramos el ciclo del compromiso” afirma directora nacional de Adecco Training & Consulting.
Otro factor que entorpece el correcto uso del tiempo es la gestión del correo electrónico. “Tenemos la costumbre de copiar a algunas personas en los e-mails sólo para que se den por informadas, o sobrecargamos las bandejas de entrada de otros compañeros, quienes deben dar una respuesta diciendo ´gracias´ o ´recibido´, advierte Pilar Pérez.
Sobre este punto, la especialista afirma que “lo óptimo es copiar sólo a quienes tengan algún tipo de participación en la información. Además, hay metodologías donde el asunto del mail puede ser NNR, que significa ´no necesita respuesta´. Con esa alternativa, para correos entre colaboradores de la misma compañía, se ahorraría en torno a una hora semanal”.
Los desplazamientos también son identificados como una de las prácticas que más tiempo quita a los líderes de las empresas. “Muchas personas pierden horas valiosas al desplazarse físicamente de un extremo de la ciudad a otro, ya sea para reuniones o visitar otras oficinas. Eso se puede evitar mediante el uso de Skype y videoconferencias”, aplica Felipe Lagos, director ejecutivo de Spring Professional.
Otro ladrón del tiempo se relaciona con que antiguamente los ejecutivos confundían el estar siempre dispuestos para la organización, con no tener agenda y dejarla libre para que todo el mundo pudiese acceder a ellos. “Ahora están obligados a tener un manejo de agenda mucho más acucioso, con un orden de prioridades y optimizando sus tiempos”, comenta Felipe Lagos.
Por otro lado, los ejecutivos pueden empoderar a sus equipos de trabajo. “Mientras más protocolizada esté la toma de decisiones, menos será la cantidad de tareas que le llegan al ejecutivo y así él puede priorizar las más determinantes”, agrega el experto de Spring Professional.
Ante esto, muchas empresas han impulsado sus planes internos de modelo de organización para llevar a cabo las tareas de forma más eficiente y evitar la pérdida de tiempo en tareas improductivas, mediante capacitaciones en gestión del tiempo que sirven para identificar cuáles son las prácticas más habituales y evitar que sigan siendo recurrentes.
“Eso nos permitirá aprender a diferenciar entre lo importante y lo urgente. Focalizar y poner atención plena con herramientas de MindFulness de la tarea que estoy realizando en ese momento y no dispersarme haciendo multifunciones. Con ello se eliminan estos ladrones del tiempo y se mejorará la productividad exponencialmente”, concluye Pilar Pérez.
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