Existen actividades que hacen perder tiempo y dinero en la oficina. Pero también, hay supuestas distracciones que, increíblemente, son productivas.

ElObservador.com.uy. Procrastinar es la palabra clave. Algunos creen que utilizar este término y darle un carácter altisonante, siempre con una pose de estar muy ocupado, puede esconder lo que habitualmente se conoce como marear la perdiz. Pero no.

Pongamos las procastrinaciones más típicas: el cigarrillo que hay que salir a fumar a la puerta o a unos metros de la oficina o el desayuno, o la charla en la máquina de café, que suele ser un foro de recursos humanos en el que cada uno aporta su peculiar fórmula para gestionar la compañía.

Los encuentros fortuitos en pasillos y escaleras, las esperas interminables en impresoras, que se enriquecen con una buena conversación son una pérdida de tiempo y de dinero, dirán algunos. Lo son, pero no siempre.

De hecho, los expertos recomiendan desconectar cada dos horas, porque a partir de los 90 minutos la atención decae, y cortar hace que se vuelva a la actividad con eficiencia. Esto da una nueva perspectiva acerca de lo que es (o no) perder el tiempo en el trabajo.

Además, hay que recordar que socializar en el trabajo es algo intrínsecamente bueno, porque repercute en el compromiso y en la productividad y facilita además las relaciones transversales, cada vez más necesarias en las organizaciones.

Por ejemplo, según un análisis de la Unión Europea elaborado en 2015, en España el 29% de la población fuma, y este porcentaje se eleva hasta el 40% cuando se trata de fumadores en edad laboral, lo que se traduce en unas 20 millones de personas que fuman durante su jornada de trabajo.

El cigarro

El CEO de Watch&Act, Luis Rodríguez, se atreve con un cálculo basado en otros estudios adicionales sobre el tema: si la media es de 10 cigarrillos al día -esto es lo que concluye un informe del Journal of the American Medical Asociation (JAMA) en colaboración con la Universidad de Washington- y el 60% se consume en el trabajo, es posible extrapolar un gasto medio de unos $4.485 al año por persona, lo que supone un sobrecosto para la empresa de casi 3 dólares por hora y por persona, un 12% más de lo habitual.

Si se tiene en cuenta que los fumadores pueden gastar una media de 4 minutos por cigarrillo, más otros 4 entre salir y volver a su puesto laboral, más otros 2 minutos de vuelta a la concentración (en total 0,16 horas por cigarro de inacción profesional), se puede concluir un gasto de $4.913 al año por persona para la organización.

Los cálculos de Watch&Act también se refieren al café: si se supone que el cien por cien de los trabajadores (restando el absentismo) toman una media de un café social al día (incluye una charla con los compañeros), y dedican unos 15 minutos por persona y día, tiene un costo asociado de $0,78 por hora para la empresa.

A todo esto se pueden sumar otros ladrones de tiempo típicos. Algunos no dependen de los empleados, sino de la propia organización, que favorece y hasta premia una multitarea inútil y sin valor. Aquí hay que citar las reuniones improductivas: en mercados como el estadounidense tienen lugar cada día 11 millones de reuniones, y la mayor parte de profesionales se ven involucrados en 61,8 millones de éstas al mes, lo que supone la pérdida de 31 horas mensuales improductivas que equivalen a cuatro jornadas laborales completas.

Pero también están los correos electrónicos, los Power Point eternos o el mal uso de las redes sociales en horario de oficina.

En realidad, si los profesionales de una compañía hacen bien su trabajo, no debería existir la preocupación por que se den ciertas distracciones, ni hay por qué establecer una regulación formal que restrinja las actividades lúdicas en horario de trabajo.

De todas formas, parar cada cierto tiempo en la actividad laboral implica ciertos beneficios y activa nuestro organismo. Estos paréntesis, bien gestionados, incrementan los recursos de energía, que pueden invertirse en pensar, de manera que son recomendables algunas desconexiones breves que nos hacen volver al aquí y ahora y nos centran.

Los chismes productivos

La máquina de café es el escenario típico de los chismes y rumores de oficina. Para muchos, se trata de una pérdida de tiempo y de una insana costumbre tóxica, pero no siempre. Aunque el chisme negativo y falso resulta pernicioso, hay que tener en cuenta que el 'rumor cero' es algo prácticamente imposible en una organización.

La comunicación informal es un hecho en muchas compañías, y ciertos rumores y una determinada forma de gestionarlos puede tener efectos positivos en términos de comunicación interna o para que surjan algunas ideas e iniciativas que nadie conocería si se recurre sólo a los cauces tradicionales.

Los rumores internos son muchas veces la fuente más creíble de comunicación, antes que los boletines oficiales o la comunicación interna de la empresa.

La comunicación informal no sigue rutas fijas, pero al gestionarla, hay determinados puntos de intersección a los que llega y donde se multiplica. Se debe trabajar con estos puntos y con aquellas personas que tienen trascendencia.

Conviene tener en cuenta a ciertos empleados con un liderazgo que no va con su función y responsabilidad, y que son capaces de impactar en los demás. Hay que detectarlos y determinar si son constructivos para que ayuden a gestionar el cambio o a motivar.

El "no trabajo" más eficaz y valioso

Del mismo modo que ciertas distracciones en el trabajo no sólo no son perjudiciales, sino que favorecen la creatividad e incluso impulsan la productividad, algunas actividades que no son estricto trabajo también pueden favorecer la carrera profesional, pueden resultar productivas para la compañía, brindar desarrollo, motivación y satisfacción laboral.

Salvando las reticencias sobre el uso de las redes sociales, un "no trabajo" productivo es la construcción de redes, incluso en horario laboral. Esto es bueno para la organización, ya que la empresa se beneficia también de los contactos del trabajador. En este sentido, dedicar horas de trabajo para contribuir a mejorar la marca personal y la de la empresa nunca es una pérdida de tiempo.

No rehuir de la relación con los compañeros de trabajo. Algunas teorías de "management" se refieren a que contar espacios y momentos de contacto y socialización incrementan la innovación y la productividad. Cierta socialización eficaz y el hecho de compartir algunos momentos, junto con determinadas innovaciones y estrategias en la gestión del tiempo pueden convertirse en un arma poderosa para construir una sólida cultura corporativa y favorecer la creatividad.

Aunque suene raro, hay quien piensa que "la compañía que almuerza unida permanece unida". La hora del almuerzo se convierte así en momento crucial para el "networking".

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