Las empresas deben buscar una solución completa que simplifique y reduzca los costos de los envíos de las facturas electrónicas, archivando las facturas electrónicas validadas y gestionando los códigos de aprobación del gobierno en sus reportes de impuestos fiscales.
Como hemos explorado previamente, el gobierno brasileño recientemente introdujo un nuevo servicio web para la recuperación de bienes requeridos NFe y de la documentación de transporte CTe, permitiéndole a las empresas recuperar sus registros de las facturas XML cinco años atrás. La implicación es que el gobierno pretende aumentar sus esfuerzos de auditorías y severamente puede multar a las empresas que no se adhieren al mandato de archivar la factura por cinco años. Mientras que estas multas pueden ser enormes para las compañías que no están preparadas, este servicio de recuperación también tiene beneficios, como ayudar a las empresas a optimizar los procesos y eliminar soluciones de facturación electrónica obsoletas.
Todos los transportes de bienes en Brasil deben acompañarse con la representación de un PDF de una factura XML válida -conocida como un DANFe. De hecho, hay un nuevo proyecto en marcha en el país que está tomando este mandato a un nuevo nivel, implementado el seguimiento do los bienes a través del RFID basado en el documento del envió Nfe. Mientras que estas estandarizaciones y automatizaciones aumentan el riesgo de los envíos, la misma automatización ayuda asegurar de que los especialistas de adquisiciones y cuentas por pagar obtengan exactamente lo que esperan -y de que la mercancía en el camión coincida con la factura- eliminando el proceso manual para verificar envíos y facturas. Ahora con un simple escaneo de la factura PDF, las empresas pueden asegurar la validez de sus envíos entrantes antes de que el camión se descargue, y la verificación con la orden de compras puede suceder antes de que el camión llegue al muelle, reduciendo los costos asociados con la recepción de mercancías hasta 40%.
Mientras que algunas empresas ven este cumplimiento y proceso de archivamiento como una molestia, realmente puede mejorar los procesos del negocio:
Asegurando que las cuentas por pagar siempre sean procesadas de una factura XML verificada legal, que corresponda con su número de identificación fiscal.
Eliminando errores en el proceso, que garantizan los pagos de impuestos adecuado y reducen los proceso manuales de adquisición y cuentas por pagar.
Simplificando el proceso de recepción, convirtiendo horas de entrada manual de datos en un solo proceso de escaneo y clic.
Este nuevo servicio de recuperación también elimina la necesidad de redes de facturación tradicionales en Latinoamérica. Los modelos europeos que cobran por transacción o un por ciento del valor de la factura por la transmisión ahora son irrelevantes en Brasil, el gobierno está proporcionando este servicio gratis.
En cambio, las empresas deben buscar una solución completa que simplifique y reduzca los costos de los envíos de las facturas electrónicas, archivando las facturas electrónicas validadas y gestionando los códigos de aprobación del gobierno en sus reportes de impuestos fiscales. Como una mejor práctica, asegúrese de utilizar el servicio de recuperación XML como parte integrada de sus procesos de recepción. Una vez que el PDF (DANFe) se escanea en el muelle de descargo, el sistema ERP debe comprobar automáticamente de que haya un XML válido, que también este en el sistema. Si el XML no existe, el sistema inmediatamente debe llamar al servidor del gobierno y descargar el XML. Estos XML validos deben entonces representarse automáticamente en su reporte de impuesto SPED para eliminar la posibilidad de errores.
Como el resto de Latinoamérica ve a Brasil mientras actualiza las medidas del cumplimiento obligatorio, este seguro de que más cambios drásticos se implementaran en toda la región, y asegúrese de que su empresa o su proveedor del cumplimiento obligatorio fiscal estén listo para satisfacer estas nuevas obligaciones.
Para obtener más información acerca de los desafíos que plantean estos mandatos en Latinoamérica y las mejores prácticas para aprovechar las oportunidades que se presentan, descargue la Guía definitiva para gestionar el cumplimiento obligatorio fiscal en Latinoamérica.
