Las obligaciones gubernamentales fiscales se han extendido de tres a 10 países en menos de dos años, con más procesos de negocios afectados.
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*Este artículo es auspiciado por Invoiceware
Latinoamérica es la región más avanzada y compleja en las regulaciones gubernamentales fiscales a nivel mundial, con multas e interrupciones operativas. Esto es dado por el enfoque inadecuado a los mandatos de la facturación electrónica y de los reportes fiscales. A continuación se presentan los principales errores que deben evitarse:
1) Mantenimiento de varias soluciones, y del cumplimiento obligatorio local en toda la región
Las empresas muy a menudo utilizan diferentes soluciones en cada país de Latinoamérica, creando trabajo inmanejable para el equipo de soporte técnico!
2) No entender el ritmo del cambio constante. Las obligaciones gubernamentales fiscales se han extendido de tres a 10 países en menos de dos años, con más procesos de negocios afectados, incluyendo la contabilidad, las operaciones y los recursos humanos.
3) Pensando que es una cuestión local técnica en lugar de un problema de US$100 millones en efectivo
Multas, sanciones, interrupciones operacionales y perdidas en las deducciones fiscales afectan directamente los ingresos netos, y el problema se puede agregar rápidamente hasta US$100 + millones para las grandes empresas.
4) No usar su ERP como el sistema de registro central. La mayoría de las soluciones del cumplimiento obligatorio fiscal archivan la información crítica afuera del ERP. Cualquier discrepancia entre estos sistemas y los informes del gobierno crean enormes riesgos fiscales y de auditorías.
5) No entender el costo de la gestión del cambio ERP. La mayoría de las empresas han personalizado las aplicaciones globales del ERP que no coinciden con los requisitos del gobierno. La incapacidad para adaptarse a estos mandatos individuales resultan en errores de las obligaciones gubernamentales fiscales.
6) No tener un plan de contingencia. Se necesitan los documentos aprobados por el gobierno para transportar la mercancía legalmente. Se requiere tener procesos de contingencia integrados para garantizar que no hayan interrupciones en las operaciones de su negocio.
7) El uso de los PDFs como la factura de registro. Basándose en el PDF en vez de que en la factura XML aprobada por el gobierno abre la puerta para que hayan discrepancias entre los registros internos y los archivos del gobierno, activando auditorías y multas.
8) Gestionando manualmente la recepción de documentos. Un proceso manual de recepción en papel no sólo requiere recursos internos significativos, también aumenta el riesgo de errores.
9) Basándose en notas técnicas del ERP para llevar a cabo las actualizaciones. Las actualizaciones del soporte ERP afectan a todo el sistema global, un proceso el cual la mayoría de las empresas no quieren someterse con frecuencia. Incluso con estas actualizaciones, la información clave se introduce manualmente, aumentando el riesgo de errores.
10) No prestarle atención a los costos de mantenimiento y del soporte. La gestión de cumplimiento obligatorio fiscal requiere internamente hasta 11 empleados. Si unimos esto con los costos de TI asociados con la gestión de los cambios y el cumplimiento obligatorio gubernamental fiscal puede costar fácilmente US$100 millones por país!
Invoiceware Internacional mejora las eficiencias de la cadena de suministro, reduce los costos de TI y optimiza el flujo de caja mediante la gestión proactiva del cumplimiento obligatorio fiscal en el entorno regulatorio más complejo del mundo: Latinoamérica.
Para obtener más información acerca de los desafíos que plantean estos mandatos en Latinoamérica y las mejores prácticas para aprovechar las oportunidades que se presentan, descargue la Guía definitiva para gestionar el cumplimiento obligatorio fiscal en Latinoamérica.
