Las empresas que gestionan más de 500 facturas de compras por mes deben considerar la automatización total como la única manera de asegurar la exactitud de impuestos.
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*Este artículo es auspiciado por Invoiceware International
México pondrá sus deducciones de impuestos bajo un microscopio cuando entre en vigor la obligación de llevar la Contabilidad Electrónica en el mes de septiembre. El SAT, la administración tributaria de México, tendrá ahora la capacidad de examinar los informes contables de sus deducciones, requiriendo más diligencia en los procesos de recepción para poder cumplir con las obligaciones fiscales.
Este examen exige exactitud en los pagos de factura por el comprador en México. Y la única manera de asegurar de que sus deducciones estén correctas, es automatizando su validación del “cumplimiento comercial” que garantiza que su orden de compra, recibo de mercancía y la factura del proveedor sean idénticas. Cualquier cambio puede imponer auditorías y resultar en multas, penalizaciones y perdía en las deducciones de impuestos.
Las empresas que gestionan más de 500 facturas de compras por mes deben considerar la automatización total como la única manera de asegurar la exactitud de impuestos. Actualmente las empresas están gestionando el problema de tres maneras:
Entrada de datos manual: Casi una cuarta parte de las empresas tienen empleados de contabilidad entrando los dígitos de 30 + caracteres manualmente, que es el código identificador estándar alfanumérico (UUID). Estos UUID, asignados a cada XML individual, son los códigos de seguimientos dados por el gobierno. Si el UUID en el XML no se ingresa correctamente en su sistema ERP, los resultados de los informes requeridos por la Contabilidad Electrónica en México estarán incorrectos. Cualquier discrepancia activará la observación del gobierno – por ejemplo, una sola "I" en vez de el numbero"1" o una "A" en lugar de una "a" puede causar fuerte multas. De hecho, hemos encontrado una tasa de errores de aproximadamente 7 por ciento en introducir manualmente los códigos UUID! Claramente, estos errores se suman rápidamente. A pesar de este riesgo, este proceso es la solución recomendada por SAP – otra razón qué SAP es insuficiente para gestionar el cumplimiento obligatorio fiscal en Latinoamérica.
Formato PDF: Muchas empresas dependen también de las facturas PDF en lugar de los XMLs de cuentas por pagar. Sin embargo, cuando se trata del cumplimiento obligatorio gubernamental, el XML es la única factura que importa. Si solicita una actualización de un proveedor, la devolución de la mercancía o por no recibir la orden correcta, el XML debe ser actualizado. Aun así, muchos proveedores sólo actualizan el PDF, dejando que el equipo contable utilice esa factura como el registro. Tanto como el 10% de las facturas XML no coinciden con el PDF y corren el riesgo de sanciones por el gobierno.
Automatización: La opción final es automatizar el proceso, aportando la factura XML en su sistema ERP para que enlace el documento aprobado al gobierno. La colección, validación y el procesamiento de las facturas debe ser automático, y las pólizas y los reportes requeridos deben estar enlazados desde el ERP. Esta es la única manera de asegurar el “cumplimiento comercial” y eliminar la posibilidad de las inconsistencias. La opción tres es la única que disminuye el riesgo de una auditoría.
Los dos primeros escenarios hacen que las empresas que implementan estos métodos sean un objetivo prioritario para una auditoría, como los errores automáticamente activarán una observación del gobierno. El SAT no le importa si es solo un error - cualquier inexactitud causara la incapacidad de poder deducir los impuestos en la factura afectada, y enzima el gobierno lo multara.
Si su empresa está utilizando uno de los dos primeros métodos, una auditoría es prácticamente inevitable. Contáctenos para automatizar sus cuentas por pagar en México y en todo Latinoamérica para reducir el riesgo de una auditoría.
Para obtener más información acerca de los desafíos que plantean estos mandatos en Latinoamérica y las mejores prácticas para aprovechar las oportunidades que se presentan, descargue la Guía definitiva para gestionar el cumplimiento obligatorio fiscal en Latinoamérica.
