Algunos de los principales efectos ocasionados por el ausentismo no planificado son: exceso de carga de trabajo, incrementos en tiempos extras, aumento del estrés, entre otros.

De acuerdo con el estudio El Impacto Financiero por ausencias de empleados en México, realizado por Kronos Latinoamérica, el 67% de los managers encuestados notan ausencias laborales no planeadas en lunes o viernes, antes o después de días feriados o eventos deportivos como el del próximo partido de México.

En el estudio, destaca que una inasistencia no planeada de un colaborador representa una merma del 1% de asistencia y eso se extiende en el mismo valor de 1% de la nómina, y hasta un decremento del 8% anual de la nómina.

¿Por qué es importante programar las ausencias durante el mundial? La compañía líder en administración de la fuerza laboral en la nube, Kronos, estima que las ausencias no programadas le cuestan a las organizaciones 8.7% de la nómina cada año.

Para evitar el ausentismo y costos extras relacionados a este evento, Kronos te invita a seguir las siguientes recomendaciones:

1. Planea convivios patrocinados por la compañía durante los partidos más importantes de la justa mundialista. Aprovecha que la transmisión de los partidos son en la mañana para impulsar que los colaboradores lleguen temprano a la convivencia para que no se pierdan ni un minuto del primer tiempo. Instala pantallas en las áreas comunes de la oficina y promueve sesiones de working lunch o una mesa con botanas (de preferencia que sean saludables) facilitando a los colaboradores disfrutar de algunos partidos sin descuidar toda la jornada de actividades.
2. Facilita los canales de comunicación para permisos especiales de los empleados o cambios de turno, ya sea con una buena comunicación verbal o a través de la tecnología. Algunos de los principales hallazgos en el reciente evento deportivo del Super Bowl, no sólo los colaboradores planearon tomar el día, sino también los Gerentes. Por lo tanto, al abrir las líneas de comunicación con los empleados, puedes planificar mejor tu agenda. En otras palabras, si el jefe sabe que eres fanático del fútbol, puede considerar con anticipación la posibilidad de tomarse el día libre. Por lo contrario, alguien en el equipo que no sea fanático, podría elegir un turno adicional pensando en las vacaciones de verano, un regalo o simplemente porque quiere trabajar.
3. Proporciona horarios de trabajo flexibles. Considera los horarios de los principales partidos (en los que jugará la selección mexicana, o los más relevantes del calendario). Puedes citar temprano al personal para que vea el partido en la oficina (9 am y 10 am) o permitir que lleguen poco después del partido y reducir el tiempo de comida para que puedan salir a sus horas. Asegúrate de tener un sistema establecido para dar seguimiento a los horarios flexibles.
4. Considera las ausencias no pagadas. Las ausencias planeadas son siempre más fáciles de administrar que las ausencias no planeadas. Acepta el hecho de que el personal encontrará la manera de faltar para poder ver los partidos importantes durante la Copa Mundial. Ofrece al personal la oportunidad de reservar días libres sin goce de sueldo, con ciertos límites y estableciendo un número máximo de días.
5. Anticipa el control de ausencias y cuida el negocio. Con la nueva tecnología en la administración de la fuerza laboral, no hay excusas para no tener en control de las ausencias. Utiliza las herramientas de negocio disponibles para controlar y monitorear los niveles y tendencias de las ausencias. Fija parámetros para anticipar todas las posibles ausencias no planeadas en días de partidos, o en la mañana después de un partido importante.
6. Aplica una política equitativa de ausencias. Cualquier política de la empresa necesita ser monitoreada y ejecutarse de manera consistente y justa en toda la organización. Más de la mitad de los empleados adultos creen que su desempeño laboral es impactado negativamente cuando las políticas de asistencia no se aplican de manera justa.
7. Proporciona incentivos por asistencia. En organizaciones grandes, los sistemas de tiempo y asistencia son una herramienta muy valiosa para monitorear y reportar los niveles de asistencia. Usa sabiamente estas herramientas para asignar bonos efectivos a los colaboradores correctos como incentivos y reducir los niveles de ausentismo.
8. Disfruta del mundial en compañía del activo más importante de la empresa: los colaboradores. En lugar de minimizar el entusiasmo del personal sobre la Copa Mundial, aprovecha algunos de los partidos para convivir con tus colegas y colaboradores. Instala una TV en la sala de juntas o el comedor de la oficina y sincroniza el menú del día según la nacionalidad del equipo que juegue ese día. Relájate unos minutos y disfruta la emoción del fútbol junto a tus colaboradores.

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