En la actualidad, los equipos virtuales han permitido que las corporaciones ofrezcan servicios a nivel global. Sin embargo, para que sean eficientes, es necesario considerar una serie de factores, que van desde la selección de sus miembros, hasta una infraestructura adecuada.

La internacionalización de las empresas ha generado nuevos desafíos, relacionados no sólo con las metas y objetivos que las organizaciones deben cumplir en cada uno de los lugares en los que se encuentran, sino también en la forma de organizar y potenciar al capital humano disperso en diferentes países.

Es en este contexto, donde nacen los llamados equipos virtuales, grupos de trabajo que realizan su labor en espacios físicos diferentes, a través de una comunicación por correo electrónico, mensajes de voz, teléfono, soporte informático, foros o espacios de comunicación escrita, chat o videoconferencia.

Sin duda, el auge de los equipos vituales se ha consolidado en el último tiempo. Según la revista Fast Company, los trabajadores virtuales en Estados Unidos pasaron de 10,9 millones en el año 2000 a 19,5 millones en 2005, mientras que la empresa especializada Work Design Collaborative LLC, reveló que para 2012, el 40% de la fuerza laboral estadounidense será virtual.

En la actualidad, los equipos virtuales han permitido que las corporaciones ofrezcan servicios a nivel global. Gracias a ellos, una compañía puede permanecer abierta las 24 horas del día, y estar a disposición de las demandas de un cliente.

Generalmente, son más dinámicos y fluidos que aquellos que comparten el mismo espacio físico. Sin embargo, para que sean realmente eficientes, es necesario tener en cuenta una serie de factores que provienen, en primer lugar, de la selección de sus integrantes, explica John Ickis, académico de Incae Business School.

“Hay que seleccionar bien a los miembros del equipo. Debe ser un número pequeño, no más de ocho, con destrezas complementarias, pero con una habilidad esencial: la comunicación. Además, todos deben estar muy claros sobre los resultados esperados del equipo y de cada miembro”, dice.

Según Ickis, existen dos tipos de equipos virtuales: aquellos organizados para producir un servicio masivo y aquellos que se forman para ejecutar un proyecto o resolver un problema complejo. El primero es transaccional y ha tomado auge en los últimos años, para aprovechar diferenciales geográficos de costos, o para apalancar diferencias de zonas de tiempo en la industrialización de servicios que son fáciles a replicar.

El segundo tipo de equipo virtual es de alto involucramiento y a diferencia de los equipos de transacción, sus productos son dificilmente replicables. “Son generalmente compuestos por personas altamente talentosas quienes deben interactuar en forma intensiva, y no meramente secuencial, para producir el resultado deseado ya sea la reestructuración de una empresa multinacional o el diseño de productos financieros. Este es el tipo de equipo virtual que más nos interesa en nuestro trabajo con ejecutivos en la región centro y latinoamericana”, dice el experto.

Para conformar un grupo de trabajo involucrado y comprometido, agrega Ickis, será primordial que todos los miembros estén inmersos en la creación del equipo desde el principio, y que además se conozcan y establezcan una relación personal, mediante traslados temporales, a fin de apreciar las diferencias sutiles de cultura entre los países.

“Si unos miembros del equipo comienzan a trabajar en el país sede y luego envían los resultados a otros miembros en el exterior, estos últimos obviamente van a sentirse excluidos y no como parte integral del proceso. Asimismo, si un equipo virtual se pone de acuerdo en que la conferencia comienza a las 8:00 p.m., esto no necesariamente significa lo mismo para todos los miembros. Algunos pueden estar listos, y otros pueden estar apenas abriendo sus laptops a esa hora. Todo esto requiere comunicación, que es más difícil con el equipo virtual”, señala.

Contar con una infraestructura de intercambio de información, sólida y de fácil manejo, para integrar los resultados personales que luego serán convertidos en un resultado de equipo, es -por ende- un requisito fundamental a la hora de conformar equipos virtuales de excelencia, recalca Eddie Morris, director de la Maestría en Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad Esan.

“La principal característica de estos equipos es la virtualidad de sus miembros, por lo que es importante la tecnología de la información y la comunicación para interactuar, gestionar y controlar las actividades durante toda la vida del proyecto o actividad en común que desarrollen”, afirma.

Respecto de la mejor forma de potenciar equipos vituales, Morris recomienda disponer de salas con todo el equipamiento necesario, promoviendo el trabajo colaborativo. “Cuando se cuenta con ambientes virtuales de trabajo establecidos, se amplía el alcance de las comunicaciones, se producen relaciones internacionales y transculturales, y se brindan mayores beneficios para las empresas, como ahorro en costos de electricidad, equipos, infraestructura y mejora en la calidad de vida de los empleados”, afirma.

Más disciplinados y cohesionados. Si los equipos virtuales no están afiatados ni han cultivado una buena relación, lo más probable es que la distancia física que los separa termine por desintegrarlos. Es por esto, que los expertos enfatizan en la necesidad de que sus integrantes cuenten con las cualidades necesarias para hacer que el trabajo funcione.

“Los participantes deben tener ciertas características como disciplina y toma de decisiones a distancia. Como en este caso no se dan las relaciones sociales que se tienen en un ambiente de trabajo presencial, estos equipos deben tener formas adecuadas de interacción a distancia, ya que el estar separado puede erosionar el espíritu de equipo”, dice Morris de la Universidad Esan.

Algo con lo que coincide Rodolfo Pilco, profesor de Centrum Católica,
quien agrega que la clave para lograr la cohesión en estos grupos, “es manteniendo
el interés de colaboración y aprendizaje mutuo entre los integrantes,
que permita una responsabilidad mutua en el compromiso de los logros
institucionales, profesionales y personales en la sociedad donde se
desarrollan sus actividades”.

Por último, los académicos resaltan la importancia del trabajo coordinado
entre los miembros del equipo virtual, ya que sólo así se garantizará
una toma de decisiones consensuada y el cumplimiento de las
expectativas trazadas.