Académico entrega tips para que el correo electrónico no domine tu rutina laboral.
ElObservador.com.uy. En una reciente entrevista con El Observador, el profesor del IESE, Conor Neill, aseguró que lo que lo llevó a ser más productivo fue la decisión de no pasar más de media hora al día con el correo electrónico.
El email es considerado como uno de los mayores enemigos de la productividad laboral. Los expertos en la materia alertan que el problema es que muchas personas organizan su trabajo alrededor de los requerimientos que le van llegando a su bandeja de entrada. Esto en definitiva redunda en que su accionar responde a las prioridades y tiempos de los demás, y no a una planificación propia de tareas y objetivos a alcanzar.
El profesor Neill contó que probó varias estrategias, pero la que realmente produjo un cambio radical fue la de filtrar mediante reglas para que los correos irrelevantes vayan a una carpeta a la que llamó "potencial". Así logró que los correos que efectivamente le llegan a su bandeja de entrada sean aquellos que quiere recibir y valga la pena procesar.
Esta automatización es algo que lleva un tiempo, pero el resultado es muy liberador. Todos los correos electrónicos permiten poner filtros y automatizaciones. Por ejemplo en el Outlook el procedimiento es abrir cada mensaje que entra y en la parte superior presionar "crear regla". Allí se le indica que a partir de ese momento, cada mensaje que contenga ese remitente, o determinado asunto, sea automáticamente derivado a determinada carpeta. Lo que Neill descubrió con esto fue todo el tiempo que perdía anteriormente solo para determinar qué leer entre todos los mails que le llegaban a la bandeja de entrada.
Ahora, una vez a la semana revisa la carpeta de "potencial" y generalmente borra todos esos mensajes. Una vez realizada esta automatización de "limpieza" hay sugerencias que se repiten entre los expertos en manejo del tiempo para dominar el correo electrónico.
No ver al e-mail como una herramienta de comunicación urgente
La coach Marsha Egan aconseja que si se necesita algo en menos de tres horas, la comunicación debe ser por teléfono o en persona.
Establecer un horario para revisar y procesar el e-mail
Los expertos coinciden en no estar permanentemente revisando el correo, sino hacerlo en horarios establecidos, y nunca estar más de 20 a 30 minutos en esta tarea. Es decir que a los 20 minutos se cierra el correo, y no se vuelve a abrir hasta el próximo horario fijado.
Según Egan, debería chequearse cinco veces al día: temprano en la mañana, a media mañana, después de almorzar, a media tarde, y 20 minutos antes de irse del trabajo. "Esto te brinda 90 minutos de trabajo ininterrumpido entre cada chequeo", explicó.
En tanto, en su blog Liderazgohoy, Víctor Hugo Manzanilla señala que solo revisa la bandeja de entrada dos veces al día: entre las 8.00 y 8.30, y luego de 17.00 a 17.30. Tiene en su agenda esos horarios bloqueados.
Tomar una decisión ante cada email
Egan subraya que hay que tomar una decisión siguiendo las Cinco D: Delete (borrar), Delegate (delegar), Do It (Hazlo), Defer it (diferirlo para un momento específico) o Don´t Delay (No demorarlo).
En tanto, Manzanilla, en un artículo titulado "Tres secretos del e-mail que multiplicarán tu productividad", explica el método de procesamiento que a él le resulta efectivo, basado en las herramientas que brinda David Allen, autor del libro Getting things done.
Cuenta con dos carpetas en su correo: "Seguimiento" y "Archivo". En el tiempo que dedica a procesar correos sigue siempre el mismo procedimiento. Ante cada mail se pregunta si es "accionable". ¿Hay algo que deba hacer con este mail? Si la respuesta es no, la siguiente pregunta es si puede necesitarlo en el futuro. Si la respuesta es no, lo borra. Si, en cambio, la respuesta es afirmativa, lo guarda en la carpeta "Archivo".
Cuando resulta que el mail es accionable, evalúa si tardaría menos de dos minutos en hacer lo que se requiere. Si la respuesta es sí, acciona de forma inmediata respondiendo el mail.
Si no se puede responder en menos de dos minutos, se abren otras posibilidades. Primero se pregunta si puede delegarlo. Si responde que no, entonces lo guarda en la carpeta "Seguimiento". Si puede delegarlo, lo envía en forma inmediata a la persona, y también lo guarda en la carpeta "Seguimiento".
Manzanilla reconoce que el proceso puede ser difícil al principio, pero asegura que cuando uno se acostumbra se logra procesar hasta 100 emails en media hora.
Además tiene bloqueado el horario entre 8.30 y 9.30 para trabajar en los correos que están en la carpeta "Seguimiento". Si alguno de los emails de esa carpeta necesita más de 15 minutos para ser resuelto, entonces le asigna un horario en su agenda para realizar esa tarea.
Después, cierra el correo electrónico y no lo vuelve a abrir hasta las 17.00 horas. Asegura que todo este proceso le libera la mente para dedicarla a cosas más importantes."Y no estar pensando en las respuestas que le debo a la gente", agrega.
Crear borradores con respuestas habituales
Otro tip interesante es el de crear borradores con mensajes de respuesta tipo, ya que, sobre esa base, tan solo se dedica unos minutos a personalizar el mail.
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