Algunos expertos en Recursos Humanos consideran que la mañana es el mejor momento para realizar las tareas más difíciles.
Un empleado desmotivado es un gran problema para las empresas, ya que sus procesos tienden a demorarse más de los estimado, más aún, cuando se trata de un alto cargo ejecutivo. Sin embargo, para evitar este tipo de situaciones, lo mejor es que las compañías o trabajadores tomen en cuenta los siguientes consejos que EAE Business School en su ebook "Productividad personal: Claves para aumentar el rendimiento profesional".
1. Planificar el día. Un primer paso consiste en planificar la jornada. ¿Hay algo más desconcertante que empezar el día sin saber por qué hacemos lo que hacemos? Aunque cueste creerlo, le pasa a muchas personas que no llevan agendas ni listas de tareas; se entregan a la improvisación. Cada día es distinto, por lo que es necesario definir las cosas que hacemos y su orden de importancia.
2. Abordar primero las tareas más difíciles. Algunos expertos en Recursos Humanos consideran que la mañana es el mejor momento para realizar las tareas más difíciles. A esta hora, dicen, las personas están más lúcidas y tienen la energía suficiente para encararlas. El resto de cosas pueden realizarse a mediodía o en la tarde.
3. Ordenar el sitio de trabajo. El espacio es importante, sí, pero también lo es la manera en que cada persona hace uso de ese espacio. Está demostrado que los trabajadores más productivos son los que se desenvuelven en sitios ordenados y agradables a la vista. Por el contrario, la desorganización es una clara fuga de tiempo. Las personas que no dominan su espacio realizan un doble esfuerzo al volver una y otra vez sobre una misma función. Organizarse es la clave para operar bien.
4. Hacer pausas. Sin embargo, eso no significa que las personas deban estar sujetas al desempeño y el rendimiento. Para ser realmente productivo, no es necesario permanecer ocho horas en un mismo sitio de trabajo. Las pausas bien dosificadas también son necesarias. El asunto no radica tanto en el tiempo que se pasa dedicado a una labor específica; importa más la manera en que se emplea ese tiempo. A este concepto se le llama «tiempo útil».
5. Delegar, siempre que puedas. Los directivos o jefes de equipos se enfrentan a menudo al reto de aumentar su productividad. Tener a cargo un gran volumen de tareas y personas puede acabar jugando en su contra. Para que eso no suceda, la mejor solución es delegar las tareas que no puedan asumir por sí mismos. Delegar es una forma de ser eficaz sin dejar de estar presente en la monitorización y el seguimiento de proyectos.
6. Dividir el trabajo en tareas pequeñas. Los proyectos o tareas demasiado complejos no pueden abordarse de un solo tirón. Conviene dividirlos en fases o etapas que puedan monitorizarse. A la vez, es preciso establecer una lista en la que se prioricen las tareas en función de su impacto, urgencia, beneficios o plazos de entrega.
7. Una sola cosa a la vez. Tal vez en este punto sea preciso citar aquel conocido refrán: «Más vale pájaro en mano que ciento volando». ¡Cuánta razón! Las personas son más productivas cuando centran su atención en una sola tarea y se emplean a fondo en ella. Hay que evitar la multitarea. Realizar varias cosas al mismo tiempo implica no sólo un esfuerzo adicional, sino que también disminuye la calidad de lo que hacemos. Aparte, es una clara muestra de la falta de planificación.
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