Sobresaturarse de trabajo es un problema que consume a todos los empleados; y sucede cuando se acepta un sinfín de tareas sin marcar un plan y metas a seguir.
En un mundo ideal todos quisieran tener más tiempo para tomarse un respiro o hacer cosas nuevas, pero la realidad es que vivimos en una rutina llena de presiones y crisis laborales. Sin embargo, para salir avante de esta situación es necesario identificar y deshacerse de las cosas irrelevantes o improductivas.
Sobresaturarse de trabajo es un problema que consume a todos los empleados; y sucede cuando se acepta un sinfín de tareas sin marcar un plan y metas a seguir. Sin estos dos puntos sólo se crea estrés y un progreso inconstante.
Para evitar esta crisis, FergusO’Connell, consultor de proyectos empresariales, llama a las personas a “hacer lo que en verdad importa en la vida” con su libro. El poder de hacer menos, donde se incluyen habilidades, gestión y técnicas de productividad para que la próxima vez que te encuentres en el trabajo tengas la capacidad de rechazar cualquier tarea trivial.
Bajo el lema “no hay nada tan inútil como hacer eficientemente algo que no debería hacerse en absoluto”, de Peter Drucker, considerado el mayor filósofo de la administración en el siglo XX, O’Connell plantea la idea de “echar por la borda” todos los trabajos irrelevantes que sólo consumen tiempo.
Asimilada esta visión, el autor asegura que sucederán dos cosas: Se creará una liberación al dejar cosas sin hacer sabiendo que es algo inevitable y que no debe haber culpa en ello. Y se fomentará la responsabilidad, ya que se deberán tomar decisiones importantes para descartar lo urgente de lo banal.
Guía para hacer menos
El reto consiste en rechazar todo lo que se proponga en el trabajo durante medio día. Para ello debes preguntar a quienes presenten tareas, si éstas pueden esperar hasta la tarde o al día siguiente. En la próxima oportunidad debes rehusar durante toda la jornada una de cada dos peticiones que recibas.
Tienes que elegir bien las peticiones y planear las rutas a seguir. Para eso, debes crear objetivos por su nivel de prioridad a través de dos preguntas: ¿Cuál es el objetivo del puesto? y ¿cómo lo conseguiré?
Para mejorar fuera de la oficina,O’Connell plantea imaginar que nos quedan tres meses de vida. En cinco minutos debemos hacer una lista de todas las cosas que queremos conseguir en esos días. Pero existe una cláusula la cual dice que si dedicamos todo el tiempo necesario a sólo tres cosas, viviremos. Esto orilla a las personas a identificar qué es lo que realmente importa.
Filtros para elegir lo realmente importante
Filtro número uno: hacer o no hacer. Aquí se toman las decisiones acerca de a qué cosa se dedicara el tiempo. Por tanto, debes priorizar al preguntarte,“si tuviera que hacer una sola cosa, ¿cuál sería?”Con esto se descifra la prioridad número uno y se desecha el resto. Es aconsejable que se llegue a un acuerdo previo con el jefe.
De este modo, cuando surja algo sumamente importante, se le dedicará tiempo, energía, entrega, destreza, experiencia, conocimiento y pasión.La conclusión puede ser que muchas de las cosas que absorben tiempo no deberían hacerse.
Filtro dos: hacerlo a su manera. Se trata de garantizar que cuando se haga algo, se realice tan eficientemente como sea posible, con la mínima pérdida de tiempo, esfuerzo, energía, recursos, dinero.
Este filtro recurre a planificar las tareas sin problemas, en el menor tiempo posible y sin contratiempos.
A la hora de planificar debes pensar en el tiempo en que algo tiene que estar hecho, presupuesto, recursos y personal. O’Connell segura que la principal razón por la que los proyectos fracasan es que nunca fueron posibles.
Eliminar la culpa
Si se empieza quizá llegue la culpa por eliminar tareas mientras que los demás siguen con su rutina. Si esto ocurre debes recordar que preocuparse por cosas del pasado y que no se pueden cambiar es una de las cosas menos productivas del mundo.
Siempre habrá personas a las que no les gustará. Así que no tienes que tomar medidas para conseguir una aprobación unánime, y tampoco es bueno acobardarse cuando se reciban comentarios maliciosos.“La aprobación de los demás es agradable, pero irrelevante”.
Ejercicios para experimentar el poder hacer menos
Vegeta un poco: Cuando te llame tu holgazán interior responde. Desconecta la máquina de productividad hasta el próximo día de trabajo; las cosas con una mirada clara.
Recupera tus fines de semana: Planea un fín de semana para cosas realmente importantes o bien uno libre para cualquier cosa que te apetezca.
Aprende a decir no: Es bueno que durante el día rehúses a hacer una o dos cosas que te pidan, incluso a tu mayor jefe. Si tiene éxito y te lo concede, recompésante.
Haz una lista de cosas por hacer: Experimentar o lograr en la vida durante los próximos 6 o 12 meses.
Elimina la basura: Haz una lista de todo lo que tienes que hacer en el día y divídelo entre lo sumamente importante y lo que no lo es.
Tómate un día libre a la semana o por lo menos una noche.
