Expertos en software explican por qué toda empresa debería elaborar documentos electrónicos: la nueva forma de emitir facturas en línea ahorra costos, genera ingresos y cuida del medioambiente.
Para la correcta gestión tributaria, la administración pública de cada país demanda una información adecuada de las transacciones económicas derivadas de las actividades empresariales. Igualmente, para justificar los gastos o deducciones, los contribuyentes necesitan de documentos claros y precisos. De ello deriva la existencia de normativas que regulen la obligación de los empresarios y profesionales de expedir y entregar factura por cada una de las operaciones que realizan.
Hasta hace poco, la emisión de estos documentos suponía largas colas, papeles, duplicados, copias y documentación notarial. Ahora, las nuevas tecnologías han permitido que el papel quede obsoleto, dando paso a novedosas y eficientes herramientas. Es el caso de las facturas electrónicas, comprobantes fiscales digitales -también llamado e-billing- que cumplen con los mismos requisitos legales que las facturas tradicionales. Para el líder de ventas de SaaS (Software como Servicio) Roberto Martínez, el e-billing "capitaliza las oportunidades de la nueva era de documentos electrónicos".
Argentina, Chile, México, República Dominicana, Panamá y Colombia, son algunos de los países latinoamericanos que ofrece este tipo de facturación. Sin embargo, pese a que la mayoría de las naciones cuenta con una regulación en este tipo de servicios y dados los beneficios de los mismos, el director de software IDC Latinoamérica Alejandro Floreán, lamenta que más del 70% de las compañías de América Latina, aún no utilice esta herramienta en la atención de sus clientes.
Durante el Oracle Webcast, transmitido por AméricaEconomía.com la semana pasada, ambos profesionales explicaron la evolución de esta técnica que, según explican, "está creciendo muy rápidamente porque ayuda a reducir costos, generar ingresos y va a favor del cuidado medioambiental".
Hasta la fecha, 200 millones de usuarios con un billón de estados de cuenta han hecho uso de este servicio con resultados positivos dada la simplicidad del mismo que, además de ahorrar grandes cantidades de papel, reduce entre dos y cuatro días el periodo de cobranza.
Ventajas empresariales. Entre las ventajas que para las compañías genera utilizar esta aplicación, Martínez destaca que disminuye el "churn" o abandono de clientes, e incrementa la lealtad, mejora la experiencia de usuario, es fácil de usar y siempre está disponible.
"Elaborar documentos electrónicos permite a las empresas profundizar las relaciones con sus clientes mediante la evolución de la facturación; de pasar a ser una transacción a mejorar la atención al cliente", dice el experto. Añade que además, aumenta la rentabilidad, optimiza las operaciones empresariales e incrementa las ganancias por cliente cuando adoptan el uso de auto-servicio y de facturación electrónica.
Para Rodolfo Labarca, analista de Tecnologías de la Información de GetNet Tecnologías-Chile, la factura electrónica tiene múltiples beneficios. "Se logra tener un mayor control y administración de los documentos digitales, primero que nada en el ahorro de recursos y papelería, que en empresas que facturan demasiado se puede volver en cientos de carpetas. La digitalización de estos documentos, permite ahorrar recursos, tanto en almacenaje, humano y logística", dice.
El especialista agrega que "además se disminuye la tasa de errores por mala emisión y el control tributario se vuelve mas exacto, existiendo un mayor control y mejor visión".
Otro beneficio, según Labarca, son las facilidades de auditoría que éstas generan. Si están acompañadas por un Enterprise Resource Planning (ERP) o Planificación de Recursos de la Empresa, que es lo que generalmente se acostumbra para generar este tipo de documentos, se pueden cuadrar y obtener datos certeros de la facturación y al ser digitales, se tiene un mayor resguardo de la información. "Puedes generar respaldos infinitos que son igual de válidos, y no tienes el típico problema de pérdida de documentos o deteriorados cualquiera que sea su causa", señala.
Comparando la documentación tradicional en papel con los comprobantes fiscales digitales, Floreán por su parte, destaca algunos puntos que resumen la simplicidad de éstos frente a los primeros, entre ellos, la disminución de costos operativos y humanos. "Además aprovecha las innovaciones tecnológicas en beneficio de la operación del negocio, reduce los tiempos en el abastecimiento de mercancías, agiliza los inventarios y se hacen más eficientes los procesos contables", dice.
Finalmente, dado que los consumidores hoy en día son más exigentes y demandan mayores opciones, incluyendo la de pagar sus facturas de una forma simple y sencilla, los expertos en software y TI apoyan las últimas tendencias en facturación electrónica, reformas fiscales que toda empresa debiera tener en cuenta en la era de las nuevas tecnologías.
