Uno de los consejos del libro “Dirigir reuniones efectivas”, publicado por Harvard Business Press, señala que las personas que conforman una reunión van a determinar el éxito o fracaso de ésta.

“Menos es más”, dice la famosa frase del arquitecto alemán Ludwig Mies van der Rohe. Palabras que el fundador de Amazon, Jeff Bezos, se toma muy en serio al momento de realizar sus juntas de trabajo. Su sistema: comprar dos pizzas. Si estas no alcanzan para alimentar a los asistentes a la reunión, eso significa que hay demasiadas personas en la sala.

Bezos no es el único, el CEO de Apple, Steve Jobs, realizaba algo similar: solo invitaba a las personas necesarias a las juntas. Así, las reuniones serán más concisas y sus asistentes estarán más atentos e involucrados.

“Trabajar con un equipo demasiado grande puede ser contraproducente, ya que si bien hay más manos para trabajar, la comunicación y los procesos se entorpecen debido a la cantidad de personas”, señala Karina Navarro, quality assurance manager de Kokatu.com - plataforma dedicada a encontrar espacios de de trabajo-.

Uno de los consejos del libro “Dirigir reuniones efectivas”, publicado por Harvard Business Press, señala que las personas que conforman una reunión van a determinar el éxito o fracaso de ésta. De hecho, según datos de Atlassian, el 47% de los empleados se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo, por lo que es importante que enlistar las razones por las que alguien debe o no participar en una junta.

Entonces, ¿cómo determinar cuántas personas deben estar en una junta? Un método puede ser la regla 8–18–1800. De acuerdo a los autores, si se debe resolver un problema o tomar una decisión, la reunión no debe tener más de 8 participantes. Si el objetivo es realizar una lluvia de ideas, el número ideal de asistentes es 18. Por último, si el objetivo es que toda la organización conozca una novedad, como el lanzamiento de un nuevo producto, invita a 1,800 personas o el total de miembros que haya en tu empresa.

¿Cómo elegir quién debe asistir?

Primordialmente deben estar presentes las personas que puedan tomar decisiones claves en los temas involucrados en la reunión; los que poseen información y conocimiento sobre los temas en discusión; aquellos que necesitan saber acerca de estos para poder realizar su trabajo; cualquier persona que deba implementar la decisiones tomadas; y gente que tiene la experiencia vital para contribuir en los temas a tratar.

“Demasiados asistentes a una reunión puede generar problemas para concentrar el tiempo y la atención de todos y lograr los objetivos de la junta; sin embargo es necesario elegir a las personas correctas para que, con muy pocos, se puedan tomar las decisiones correctas”, detalla Navarro.

Básicamente se resume en lo que Al Pittampalli, autor de “Read this before our next meeting”, dice: “si no tienes nada que aportar, no vengas a la reunión”. Es decir, no se trata del número de personas, sino de quiénes y por qué.