Aunque se han hecho populares los aspectos positivos de los multitarea, es cierto también que hay ciertas dudas y cuestionamientos a su función. Desde que sin una capacidad de planificación adecuada pueden cometer más errores o que se les aprovecha en las empresas que buscan ahorrar recursos humanos, son algunos de los principales reclamos.

Hasta hace poco se hablaba de los empleados multitarea -multitask, en inglés- como una especie de superhéroes del universo laboral, quienes casi sin ninguna intención más que ayudar a la organización, se hacían cargo de diversas labores.

Pero más allá de las ventajas que tiene para la empresa una persona con estas habilidades, no sólo existen dudas con respecto a sus bondades, sino también a la verdadera razón del por qué tienen tanta popularidad dentro de las organizaciones.

Lo cierto, es que existe cierto cuestionamiento sobre el aprovechamiento de los multitareas cuando se experimentan crisis financieras en las empresas y en éstas se ven obligados a hacer una reestructuración interna. Es en estos casos cuando, a veces, se recurre a personas con este perfil para que se hagan cargo de más de alguna función, de manera de ahorrar dinero.

Rosalinda Villalva de Consultoría Gerencial, explica que ante una crisis así “varias empresas han tenido que reducir su personal en algunos casos a la mínima expresión, por decirlo así, y han optado por descubrir y preferir a aquellos empleados que dentro de un mismo departamento o área pueden asumir más de una función”.

Se trata de un perfil que, con crisis financieras o no, tiene popularidad. Los mismos profesionales consideran relevante esta habilidad. Según un estudio de Accenture, emitido en febrero de 2014, y que encuestó a 4.100 hombres y mujeres de 32 país, el 57% dijo que ser multitarea era una de las habilidades que les brindará más oportunidades en el mercado. Atrás quedaron hablar más de un idioma, trabajar en equipo y el conocimiento de la mayoría de las aplicaciones para la computadora, con 54%, 54% y 53%, respectivamente.

Pero más allá que para las empresas este perfil sea práctico, no es realista ni ideal, dicen las expertas. La académica Nery Nina, de Extensión y Proyección Universitaria (EPU) de la U. de San Martín de Porres, dice que una empresa necesita de varios perfiles, que permitan optimizar el cumplimiento de los objetivos. Por lo mismo, “será importante contar con empleados multitask y también con trabajadores orientados al desarrollo de una sola tarea. Para lograr ello es importante definir el perfil profesional de cada persona. Todos somos diferentes y poseemos diferentes habilidades y talentos, lo que es importante reconocer”.

Villalva, por otro lado, cree que integrar empleados supuestamente multitarea no siempre funciona como se espera, y que, por lo mismo, el futuro laboral en este caso es incierto.“Para que funcione, tendrían las empresas que poner atención especial en sus procesos de selección, buscando personal con esas características y capacidades que permitan el desarrollo de multitareas”, dice y agrega: “Es algo que a veces funciona bien y en otros casos mal. Creo que es más una estrategia en algunos casos por ahorro en la plantilla de personal que por otra cosa. Si podemos contar con una persona multifacética, qué bueno, pero no deben las empresas abusar de esto. Considero que finalmente se cumple aquel decir: El que mucho abarca, poco aprieta”.

La contradicciones del multitarea

Pese a las ventajas asociadas a este perfil de profesional, las críticas apuntan a que esta modalidad de trabajo parece ser poco saludable y no asegurarían una labor eficaz.

Los estudios que han intentado revelar los aspectos negativos de esta forma de trabajo, afirman que los multitarea suelen equivocarse más que aquellas personas que se concentran en una sola tarea. Sobre esto comenta Nery Nina, quien menciona una investigación de la Universidad de Stanford donde se afirma que las personas multitarea disminuyen sus capacidades de rendimiento.“Si bien reconoce que están mejor entrenadas para cambiar de foco rápidamente, el estudio alerta: 'Cuando este tipo de personas tiene toda la información delante de sus ojos, no puede separar las cosas en su cerebro y se equivoca', asimismo otro estudio realizado por David Meyer, científico cognitivo de la Universidad de Michigan y director del Cerebro, Cognición y Laboratorio de Acción, señala que las personas multitarea al no tener enfocada una tarea específica o al cambiar constantemente su foco de atención entre varias tareas, estarían más predispuestas al error y gastarían mayor tiempo en realizar una tarea efectivamente”.

Pero las críticas no solo apuntan a los errores que podrían cometer estas personas, sino también en cómo afecta su creatividad este estilo de trabajo. En un artículo de Universia Knowledge@Wharton se citó al neurocientífico y músico Daniel J. Levitin, quien había mencionado en un artículo del New York Times que “los tuits, posts de Facebook y correos electrónicos que mandamos todo el día minan la creatividad. Soñar despierto lleva a la creatividad, y las actividades creativas nos enseñan intercesión, que nuestras acciones pueden cambiar el mundo, amoldarlo según nuestro gusto, tener un efecto positivo sobre nuestro ambiente”.

La importancia del líder

Asumiendo que en las organizaciones existen varios profesionales con esta característica, es preciso entender que no se trata que actúen por sí mismos. Es cierto que en las empresas se requiere de proactividad y capacidad de autogestión, pero debe haber un superior que sea capaz de orientarlos de forma efectiva. Tanto Rosalinda Villalva como Nery Nina coinciden en que pese a la capacidad de autonomía, proactividad y liderazgo de los multitarea, necesitan de un mentor. “Se requiere del guía, siempre se necesita de una cabeza que dirija, aún si se da algo de autonomía al empleado para que realice su trabajo”, dice Villalva. Por otro lado, Nery Nina complementa que se debe permitir al multitarea “hacer la pausa” cuando sea necesario.“Darle autonomía es necesario para este tipo de perfil, y eso significa también cuidar al colaborador y ver las primeras señales de desgaste, cansancio o pérdida de interés sobre una actividad y tomar las acciones correctivas que se necesiten”, afirma.

La labor del mentor, además, es ayudar al multitarea a reflexionar sobre “cómo” está realizando sus acciones con plena conciencia y saber si se encuentra motivado o cansado.

Supervisar y orientar al multitarea es necesario para evitar una sobrecarga de tareas, lo que se conoce como overload, y que termina estresando a la persona. En ningún caso es recomendable llegar a este extremo, perjudica al trabajador y a la empresa. Lo peor que puede pasar es que la persona con este perfil descuide los detalles, su salud y relación con pares. Para esto el multitarea debe poseer una excelente capacidad de planificación, gestión del tiempo, atención a los detalles y capacidad para identificar los propios límites y decir que no cuando se sienta sobrecargado.

Todo esto, porque cualquier error de parte de un trabajador de estas características afectará a la empresa. Lo que puede suceder si “el profesional con perfil multitarea no está familiarizado con las tareas que le asignan o no cuenta con el tiempo suficiente para completarlas. La multitarea se vuelve también difícil cuando hay una supervisión constante y cuando las tareas son complejas y lo llevan a un alto nivel de estrés”, dice Nery Nina. Como resultado de esto la productividad disminuye y los intentos fallidos de la multitarea pueden conllevar incluso a lesiones del colaborador o errores graves en perjuicio de sí mismo y de la compañía.

También hay que tener en consideración que los empleados no pueden tener el mismo nivel de energía durante toda una jornada. Y por lo mismo, los especialistas proponen poner atención a estos detalles e identificarlos y así no ocasionar un nivel de estrés.