Contract Workplaces hizo un relevamiento de las formas en que están trabajando las organizaciones en América Latina y de sus entornos de trabajo para comprender el modo en que éstas los gestionan, identificar mejores prácticas y proponer caminos de mejora.

Contract Workplaces dio a conocer los resultados del Workplaces Benchmark, benchmark regional sobre eficiencia y bienestar en espacios de trabajo, que se llevó a cabo durante 2018 y 2019 y del que participaron más de 1.000 personas de compañías nacionales y multinacionales de 9 países de la Latinoamérica.

“El Workplaces Benchmark le ofrece a las empresas participantes un diagnóstico muy preciso de su espacio de trabajo para que puedan conocer dónde se encuentran en comparación con otras empresas de la región y en relación con estándares óptimos”, explica Gaetano Salierno, CEO de Contract Workplaces, y afirma que “los resultados del estudio pueden servir como disparador de cambios y mejoras orientadas a incrementar la productividad, reducir costos operativos, optimizar los ratios de ocupación y aumentar el bienestar de los colaboradores”.  

Con el objetivo de comprender el nivel de eficiencia y bienestar de cada organización, fueron evaluadas las tres dimensiones más relevantes en lo que se considera un espacio de “Alta Performance”:

• Espacios de trabajo y su relación con la operación
• Diseño e imagen en relación al sentido de pertenencia
• Confort físico en relación al bienestar de sus usuarios

La metodología de evaluación empleada incluyó entrevistas al top management, visitas de expertos al espacio de trabajo y encuestas a los equipos para medir su nivel de satisfacción en las distintas dimensiones.

Como dato destacado, el estudio develó que la mayoría de las empresas participantes destinan más cantidad de metros cuadrados por puesto de trabajo de lo que es considerado óptimo de acuerdo con las mejores prácticas en materia de diseño. Cabe aclarar que, si bien el ratio varía en cada país y en algunos casos hasta existe una legislación local que lo regula, se considera entre 7m2 y 8 m2 la superficie ideal por puesto. Sin embargo, se comprobó que el promedio en las oficinas de Latinoamérica es de 8,6 m2 por posición; asimismo, la cantidad de puestos de trabajo individuales sobre la cantidad total de empleados arroja un promedio de 1,08. Por lo tanto, se puede afirmar que en la mayoría de las compañías existe espacio que se encuentra mal utilizado o, incluso, ocioso.

En este sentido, Salierno señala que “las nuevas formas de trabajo, donde predominan los modelos flexibles y donde prácticas como el home office y el hot-desk son habituales, se sugiere un ratio de 0,7 posiciones individuales frente a la cantidad total de colaboradores de una organización para lograr mejor aprovechamiento de la superficie. De todas maneras, siempre les advertimos a nuestros clientes que cada caso necesita una revisión de sus necesidades específicas poniendo el foco en las personas, los objetivos de la empresa y su cultura”.

Otro dato que surgió de la investigación es que las oficinas en Latinoamérica, a excepción de Colombia, suelen tener menos cantidad de puestos colaborativos que de puestos individuales. En ese sentido para lograr una distribución equilibrada, se recomienda contar con una posición colaborativa por cada una individual a fin de facilitar y promover la interacción, el trabajo en equipo, y brindar a los trabajadores la posibilidad de elegir cómo y dónde desarrollar sus tareas.

El estudio analizó también el grado de satisfacción de los empleados en relación a tres ejes: la calidad de sus espacios, evaluando cuán funcionales son a sus actividades diarias; el confort que encuentran en la oficina; y cuánto ven reflejados los valores de la compañía en la imagen que proyecta el entorno laboral. Como resultado, aquellos más valorados por los trabajadores fueron los sitios destinados a la socialización.

“Las áreas abiertas y relajadas con asientos cómodos, mesas de café, gradas y livings se consideran puntos de encuentro necesarios y útiles para mantener conversaciones informales e intercambiar ideas”, manifiesta Salierno.

En el otro extremo, los peores calificados fueron los espacios acondicionados para realizar actividades que requieren privacidad y concentración. “Si bien el open plan ha ganado terreno de manera casi absoluta, el ruido prevalece como la principal fuente de distracciones. Por lo tanto, es necesario dotar al espacio de soluciones acústicas para minimizarlo, proporcionar áreas silenciosas, permitir la elección del puesto de trabajo y ubicar las actividades generadoras de ruido en los espacios más alejados de las áreas que necesitan concentración”, indica el directivo y agrega que “la clave es lograr un buen balance entre los espacios públicos y privados potenciando el buen uso de los mismos”.

Los ítems como: calidad de la temperatura, silla de trabajo y grado y tipo de iluminación, alcanzaron en promedio una ponderación de “bueno” sobre “excelente”, por lo cual se detectó que en una gran mayoría de las compañías se observa una oportunidad de mejora en cuanto a estos elementos que influyen en el confort y el bienestar de los trabajadores. Considerar el grado de satisfacción que aportan estos elementos durante la jornada laboral y trabajar para optimizarlos está comprobado que repercute positivamente en el desempeño de las personas.

Otra variable importante que se puso en evidencia es que una gran mayoría de los encuestados consideran que sus espacios de trabajo logran representar los valores, la identidad y la imagen de la compañía de la que forman parte. “Este indicador manifiesta cierto sentido de pertenencia e identificación con el espacio y un mayor compromiso por parte de los colaboradores. Una imagen positiva contribuye no sólo en términos de productividad sino también como herramienta de atracción y retención de talentos además de ayudar a construir relaciones estratégicas acertadas”, puntualiza Salierno.

En síntesis, el Workplaces Benchmark revela un escenario de oportunidades para las compañías latinoamericanas en torno a los espacios de trabajo, tanto en el aprovechamiento de los metros cuadrados como en el uso diario en función de las actividades que se realizan en ellos. “Es fundamental considerar el espacio como un activo a gestionar de manera eficiente y como una herramienta capaz de crear ámbitos donde la gente pueda ser más productiva, comprometida y que, al mismo tiempo, pueda relajarse, socializar y sentirse cómoda. Para ello es importante tomar decisiones informadas y concretas en esa dirección”, concluye.

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