Los viajes o salidas fuera de la oficina dejaron de ser un impedimiento para que los ejecutivos estén permanentemente conectados a sus trabajos. Gracias a las diversas herramientas tecnológicas existentes, los profesionales de hoy pueden montar su propia oficina virtual desde donde se encuentren.

La conectividad móvil llegó para quedarse. Según un estudio de la consultora IDC, 45 millones de ejecutivos requieren constantemente de acceso a Internet, a través de computadoras portátiles, dispositivos personales o teléfonos celulares.

La utilización de estas nuevas tecnologías ha permitido que los profesionales formen verdaderas oficinas virtuales, diseñadas para funcionar desde donde se encuentren. Gracias a estas herramientas, los viajes y salidas fuera de la oficina dejaron de ser un impedimiento para estar permanentemente conectado con el trabajo. No importa si se está en un aeropuerto, hotel o centro de convenciones.

"La oficina virtual es una solución que permite a una empresa contar con las herramientas tecnológicas necesarias para gestionar nuestro día a día como si estuvieramos fisicamente en una oficina", dice Eddie Morris, director de la Maestría en Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad Esan.

Hoy es posible ponerse en línea instantáneamente para leer y responder correos electrónicos, enviar documentos y verificar informes. A través de programas de descarga gratuita o por medio de dispositivos móviles, los ejecutivos puedan controlar prácticamente todo desde sus computadores o celulares, participar en reuniones claves y organizar tareas pendientes.

En el caso de programas, uno de los más recomendados por los expertos para trabajar a distancia es Google Apps, producto gratuito que ofrece Google a todos sus usuarios. Esta herramienta está preparada para ofrecer, sin instalar ningún software en el ordenador, hasta 10 Gb de espacio por usuario, integración total con cualquier servicio y asistencia de pago por teléfono. Además cuenta con correo electrónico gratis, mensajería instantánea y un calendario para eventos y usuarios.

“Google Apps tiene muchas ventajas”, dice Manuel Alonso Coto, director del Master in Digital Advertising de IE Business School. “Su costo es cero o mínimo en comparación con las costosas licencias de otros productos ofimáticos como Microsoft, no hacen falta grandes discos duros para tenerlo y no requiere de hardware o software especiales, ya que Google ejecuta los servidores por el usuario. Además de todo lo que tiene para comunicarnos, publicar y administrar servicios, podemos optar por su servicio de pago por usuario”, explica.

Para el experto, Google Apps es el programa más completo y adecuado que Internet ofrece para este propósito. “Google Apps puede resultar muy beneficioso para equipos de trabajo que se encuentran en locaciones diferentes y distantes, ya que permite compartir archivos y la colaboración en tiempo real, además de movilidad y acceso a la documentación desde cualquier parte”, dice.

El programa incluye herramientas online como Gmail, para acceder a cuentas de correo electrónico desde cualquier sitio con hasta 3 Gb en la versión gratuita y 10 Gb en la versión de pago; Google Talk, un servicio de mensajería instantánea basado en la tecnología OpenSource de Jabber y que además es accesible desde el interfaz web de Gmail; y Google Calendar, para gestionar la agenda online, coordinar reuniones de negocios, y en general llevar el control de todo tipo de eventos e incluso compartir y colaborar en la creación del calendario.

Asimismo, cuenta con Google Office, calificado por muchos como la nueva competencia de Office de Microsoft y de OpenOffice, y que incluye Google Docs (parecido a Word), Hojas de Cálculo (como Excel) y en breve a su propio sistema de presentaciones, como PowerPoint. “Este innovador producto también esta disponible gratis y permite compartir y colaborar en tiempo real entre departamentos o empresa en el mantenimiento y seguimiento de documentos”, dice Coto.

A juicio del especialista, este tipo de herramientas se han convertido en elementos claves para el futuro de las empresas. “Empresas de tamaño medio estiman ahorros de US$50.000 anuales con una inversión de 1/3 del costo con respecto a soluciones más tradicionales. Además, todas las acciones en torno a Google Apps van destinadas a crear nuevas formas de analizar los datos en las empresas”, afirma.

Otro de los más programas más recomendados y de fácil uso es Skype, que busca conectar a los usuarios vía texto, a través de mensajería instantánea, voz o vídeo. Fundado en 2003 por el danés Janus Friis y el sueco Niklas Zennström, creadores de Kazaa, una de sus grandes fortalezas es precisamente la comunicación por voz entre usuarios, cuyos llamados son totalmente gratuitos en cualquier parte del mundo o bien pagados a muy bajo costo entre computador y red fija o celular. “Una de las herramientas que más utilizamos para estar en contacto con nuestros clientes y colaboradores es Skype”, dice Roger Marull, gerente general de Meta4 Chile.

El software cuenta con servicios de data, fax, contestador automático, conferencia y videoconferencia, y puede mantener comunicación bidireccional entre usuarios. También permite el desvío de llamados y mensajes de texto, gracias a lo cual los consumidores del sistema con número telefónico Skype asignado, pueden recibir los llamados o mensajes directamente a su computador o generar el desvío de éstos a un teléfono celular o de red fija.

Zoho Business Suite, es otro de los software que más aconsejan utilizar los expertos. El programa corresponde a un conjunto de aplicaciones web desarrolladas por la empresa estadounidense AdventNet, la gran mayoría de cáracter gratuito. "Entre los software para oficina virtual que podemos usar tenemos el Zoho Business Suite que permite armar una oficina virtual con todos sus componentes", explica Morris.

Para poder utilizar los servicios de Zoho es necesario el registro, al que se puede acceder directamente sin invitaciones. En la información de la cuenta del usuario se puede indicar el nombre en Skype y seleccionar el idioma y la ubicación geográfica, así como el huso horario. Estos datos se pueden posteriormente incorporar en las distintas aplicaciones a la hora de establecer reuniones o enviar invitaciones a otros usuarios para participar en la elaboración o el acceso a los documentos. El servicio tiene por el momento capacidad ilimitada de almacenamiento, aunque la intención es limitarla a un Gigabyte durante la fase beta de su lanzamiento.

Smartphones, los favoritos. En cuanto a los aparatos electrónicos más demandados, sin duda los smartphones llevan la delantera. Con características similares a las de un computador, estos teléfonos móviles se han convertido, hoy por hoy, en la herramienta que más utilizan los profesionales para mantenerse conectados en todo momento. Estos equipos se caracterizan por estar conectados a una red, que puede ser Edge o 3G, y contar con correo electrónico, servicios de redes sociales e incluso aplicaciones específicas para cada profesión. En el mercado existen cientos de marcas que ofrecen smartphones. Algunos de los más conocidos son la Blackberry, de RIM, y el iPhone, de Apple.

Con más de 90 millones de ejemplares vendidos en todo el mundo, la Blackberry es, sin duda, el smartphone preferido por los profesionales. Actualmente cuenta con una tienda de recursos llamada App World Blackberry, que proporciona aplicaciones como reQall, que permite grabar anotaciones de texto y voz, y crear una lista de ideas o quehaceres; Viigo, indispensable para suscribirse a múltiples canales y estar al día de lo que está sucediendo en las áreas de interés; y Expense Log Pro 2, para quienes deben realizar notas de gastos, entre otras. “Nosotros utilizamos diversas herramientas de trabajo que nos permitan estar conectados y trasladar nuestro ambiente de trabajo donde así se requiera. Pero adicionalmente los ejecutivos cuentan con Blackberry, que accede fácilmente a telefonía e Internet”, dice Marull de Meta4.

Según la consultora IDC, BlackBerry es el teléfono inteligente número uno en Estados Unidos y número dos a nivel mundial. Research In Motion (RIM), su creador, figura entre los cinco principales fabricantes de teléfonos celulares del mundo. De hecho, 10,5 millones de estos móviles inteligentes fueron vendidos solamente en el último trimestre.

Por su parte, el iPhone -considerado un celular de vanguardia- vendió 8,75 millones de ejemplares a nivel mundial sólo en el segundo trimestre del año fiscal 2010. “Utilizo el iPhone todo el tiempo para estar conectado con la oficina. Es un teléfono amigable, con un gran gráfica y además fácil de manipular”, dice Osvaldo Fehrmann, product manager de la empresa chilena Chilectra.

El teléfono de Apple permite descargar cientos de aplicaciones para todo tipo de necesidades. Algunas de las más utilizadas para realizar trabajo de oficina son Evernote, que permite capturar ideas en el aire a través de notas, fotos o sonidos; Remember the Milk, que permite organizarse mejor a través de notas, listas y recordatorios; iSpreadsheet, que sincroniza con Google Docs y permite manejar hojas de cálculo; y No Kahuna, que organiza proyectos de desarrollo grandes y pequeños. “La única desventaja del iPhone en comparación con la Blackberry, es que no puedes intervenir los archivos de Office, sólo puedes verlos, pero aún así lo prefiero por sus aplicaciones y por las variadas herramientas que posee”, agrega Fehrmann.

Según datos de Claro, la demanda que ha tenido la Blackberry entre los profesionales, ha ido en aumento desde su inserción en el mercado. Esto se debería principalmente, a que RIM, su creador, tiene vasta experiencia en el desarrollo de sistemas operativos que soportan el uso intensivo de correos en el sector profesional/corporativo. De hecho, su Core Business ha dado un servicio de comunicación para las empresas con un altísimo grado de seguridad (encriptación de datos), característica muy valorada por las compañías, debido a que la información que fluye entre los ejecutivos es -muchas veces- confidencial. "Las Blackberry son la elección habitual de ejecutivos que necesitan acceso regular a su correo electrónico y a Internet, cuando están fuera de la oficina por razones de seguridad", sostiene la firma.

La empresa de telefonía agrega que el iPhone también ha experimentado un alza en la demanda, ya que las aplicaciones (algunas desarrolladas por terceros y otras propietarias de Apple) se han enfocado sobre todo en satisfacer las necesidades de los ejecutivos, principalmente las de sincronización con el pc de la empresa, con tecnología push (correos, contactos, agenda) que les permite estar al día dondequiera que estén.

Otras herramientas básicas para trabajar a distancia son los notebooks y netbooks, computadores pequeños que por sus reducidos tamaño y bajo peso pueden ser trasladados fácilmente de un lugar a otro. La diferencia principal de ambos radica en su capacidad de almacenamiento. Mientras el primero posee más memoria para producir y guardar archivos o documentos, el segundo apunta principalmente a consumir Internet, es decir, a navegar por la red, chequear el correo electrónico y utilizar programas en línea; y a realizar funciones básicas como procesador de texto y hojas de cálculo. Aún así, ambos son igualmente aconsejables para aquellos profesionales que se encuentran fuera de la oficina y deseen estar constantemente conectados a sus trabajos.

Según informes de la empresa Morgan Stanley, la navegación y uso de datos en los dispositivos móviles ha ido creciendo en forma exponencial, y por ello se podría pensar en que en un horizonte no muy lejano este tipo de equipos podrían reemplazar a los laptops. Pero a pesar de estas estadísticas, las limitaciones físicas de su tamaño haría de los smartphones sólo un complemento y no un sustituto de los pc, ya que tampoco llegarán a reemplazar muchas de las funciones que a diario se realizan en ellos. "Funciones como hacer planillas de cálculo, documentos y otras, no pueden realizarse con la misma comodidad en un dispositivo móvil que un notebook", concluye Claro.