El multitasking reduce la productividad mientras que la concentración ayuda.

No se puede soplar y silbar al mismo tiempo. Al parecer, algunos project managers comienzan a constatar lo que la sabiduría popular lleva tanto tiempo diciendo: la productividad aumenta cuando se hace una sola cosa a la vez.

Los cerebro humano, al igual que el de otras especies de animales superiores, recibe un disparo de dopamina cada vez que algo lo entretiene y por eso desvía su atención. En este sentido, ya algunos líderes de equipo como Tony Wong, quien ha trabajado proyectos para compañías como Toyota, Honda y Disney, vienen notanto que el multitasking es una forma más de distracción, y por tanto, reduce la productividad del trabajador.

A raíz de esto, se ha visto cómo es que se comportan quienes son altamente productivos y se ha formulado una lista de las siete cosas que tienen en común.

1. Segmentar el gran objetivo en metas más pequeñas: Tener un objetivo como "lanzar mi sitio web" es ciertamente una empresa ardua, sin embargo, el dividir el trabajo en fases, resulta mucho más conseguible.

2. Detener el multitasking: Cambiar de una actividad a otra a cada momento no funciona. De hecho, mudar de una tarea a otra más de 10 veces al día atonta más que estar dopado. El coeficiente de inteligencia de alguien dopado cae un promedio de 10 puntos -15 para los hombres y 5 para las mujeres.

3. Ser irreductible al eliminar distracciones: Esto significa cerrar la puerta con seguro y poner una señal en la puerta de "no molestar", apagar el teléfono, cerrar las ventanas excesivas con los emails y quitar el sonido al instant messaging, o mantenerlo en el modo offline. Ir a un área quieta y concetrarse en completar una tarea.

4. Establecer horarios para revisar el email: Determinar 2 o 3 veces al día para revisar el email. Revisarlo constantemente crea ruido y reduce la productividad. 

5. Usar el teléfono: El email no se inventó para conversar, por lo tanto no hay por qué replicar más de dos veces sobre el mismo asunto. Una llamada telefónica es por lo general más efectiva.

6. Trabajar en la agenda personal: No permitir que algo que no está en la agenda se lleve el ritmo de la jornada. Mucha gente comienza el día revisando el mail y se abruma. Entonces terminan con ningún mensaje nuevo en la bandeja, pero son haber cumplido ningún objetivo. Por tanto, un buen comienzo de día es beber un gran vaso de agua para rehidratarse, tomar un desayuno fuerte, y determinar las prioridades del día. 

7. Trabajar en intervalos de 60 a 90 minutos: El cerebro usa más glucosa que cualquier otra actividad física. Normalmente se esta se consume en un rango de una hora u hora y media. Luego de ese período es recomendable un receso, levantarse, caminar, comer una merienda, hacer algo totalmente distinto para recargar las energías.