Mickey Carrero, vicepresidente de RICOH Caribe, Centroamérica y Perú, refiere sobre las seis principales tendencias.

La nube y la movilidad, las herramientas de gestión y de manejo de información, los equipos de trabajo distribuidos y remotos, son algunos de los factores que transformarán muy rápidamente los entornos de trabajo que conocemos.

Iniciamos un nuevo año y en tecnología, en general, en lugar de hacer balances, nos proponemos analizar la consolidación de las tendencias para los meses que vienen, en este caso relacionados con el mundo del trabajo y la gestión de la información.

A continuación, Mickey Carrero, vicepresidente de RICOH Caribe, Centroamérica y Perú, refiere sobre esas tendencias.

1. La vida es móvil, el trabajo será móvil. La calle, las cafeterías, los transportes, las facilidades del cliente, serán extensiones de las oficinas reales o directamente las suplantarán: América Latina, según datos de la consultora IDC, finalizó 2015 con unas 110 millones de personas trabajando con dispositivos móviles (smartphones, tablets, notebooks) y casi un tercio de las organizaciones con más de la mitad de su plantilla móvil.

Pero en 2016 deberá llegar el turno de la movilidad real en los procesos de negocio, donde los trabajadores remotos puedan apoyarse en aplicaciones para tal fin directamente en sus dispositivos, asegurando más velocidad y precisión.

IDC coincide con esta apreciación en un reciente reporte: un 45% de las compañías de América Latina alineará sus esfuerzos de TI y de las líneas de negocio, hacia una estrategia definitiva de movilidad. “El próximo paso será alinear los procesos organizacionales (marketing, servicio al cliente, soporte técnico, etc) y el ecosistema de la industria (proveedores, clientes, reguladores, etc) con los beneficios de una organización con movilidad como su base”, resume la consultora.

2. Trabajadores: los de adentro, los de afuera y los de la nube. Una encuesta de ConnectSolutions reveló que, para la mitad de los trabajadores, la posibilidad de hacerlo de manera remota los estimula a continuar en la empresa. El 77% reportó haber experimentado una mayor productividad cuando se trabaja fuera de las instalaciones. Más aún los millennials, que compondrán el 75% de la fuerza laboral en 2025, quienes sobre todo valoran tener un lugar de trabajo flexible, por lo que la movilidad de la oficina es un atractivo que se deberá ofrecer para reclutarlos

Pero también hablamos de la contratación de personal remoto (permanente o temporario). Las agencias de staffing en la nube ofrecen cada vez más profesionales especializados, junto a herramientas de gestión para su organización, control y pago.

3. Además de móviles, mejores flujos de trabajo. Veremos a las empresas apoyarse, cada vez más, en herramientas diseñadas y creadas con el objetivo de contribuir a agilizar, controlar y automatizar los procesos de venta y ayudar a reducir, de forma sustancial, el tiempo de entrega de los productos, incrementando la satisfacción de los clientes y centralizando el flujo de la documentación y automatizando procesos anteriormente manuales.

Esto va de la mano de la “automatización” del lugar de trabajo: Proveedores, contratistas y trabajadores móviles se apoyarán cada vez más en sistemas en línea para cargar datos en el lugar y entregar al instante a aquellos que lo necesitan. Desde cualquier lado se podrán administrar cuentas, facturar, crear y gestionar campañas, supervisar cadenas de suministros y resolver problemas; administrar TI y actualizar hardware y software.

Estos sistemas automatizados hacen el trabajo más rápido, eficiente y preciso, eliminando tareas mundanas para concentrarse en el negocio y tomar mejores decisiones de gestión.

4. Gestión de la información + gestión de proyectos. La integración de herramientas de gestión de información con la gestión de proyectos mejora la productividad. Los entornos colaborativos permiten a un grupo de trabajo crear, editar, realizar cambios, dejar comentarios, asociar con otros documentos, etc. Esto se potencia al unirlo a plataformas de control que involucren horarios, tareas asignadas, etc. Finalmente, todo este proceso sube a otro nivel con la posibilidad de integrarse con plataformas de planificación contable y de recursos empresariales.

Los trabajadores interactúan cada vez más no sólo con su propio equipo de trabajo, sino con otros departamentos, lo que reduce la fricción en el lugar de trabajo y conduce a nuevas ideas y una adopción más rápida de cambio.

5. Nube+BYOD en todos los segmentos y más profesionales. Las soluciones en la nube llegan definitivamente a las pequeñas y medianas empresas para gozar, de una manera sencilla, accesible y económica, de sus beneficios. En este nicho es donde se verá el mayor despliegue, asociado a la baja de los costos de conexión y aumento de las velocidades.

Junto a eso, las políticas de “traiga su propio dispositivo”, en 2016 deben dar un paso más: establecer un ecosistema móvil seguro, transparente y profesional, lo que significa dotar al entorno laboral de herramientas que vayan más allá del nivel usuario, como inicio de sesión en la red de la empresa, imprimir y acceder a ciertas bases de datos a través de la VPN de la empresa, etc.

6. Movilidad de la Información: un documento para dominarlos a todos. Se trata de que la información crítica sea accesible y esté disponible en cualquier momento y lugar, que cambie de formato si es necesario, atraviese y sea adaptable a diferentes dispositivos, especialmente móviles; que esté disponible. Los servicios basados ​​en la nube, que unen impresoras y multifuncionales de la organización a los dispositivos móviles de forma segura, seguirán creciendo en popularidad a medida que más administradores de TI comprendan que la productividad y la movilidad de los empleados se pueden manejar de manera efectiva en la nube.