Por Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces.

Hay sucesos que marcan un antes y un después en una época. Sin lugar a dudas, el COVID-19 es uno de ellos. Y aunque en los últimos años hemos sido testigos de cataclismos climáticos, disrupciones tecnológicas, guerras y crisis sociales, políticas, migratorias y económicas, la pandemia se presentó con dos particularidades: fue imprevista y fue global.

No obstante, una de las cosas que el COVID-19 nos enseñó es que podemos trabajar de una manera diferente –en cualquier momento, desde cualquier lugar y hasta con mayor productividad– aunque, claramente, algunas actividades perdieron su efectividad: las negociaciones delicadas, la toma de decisiones críticas, los brainstormings y los feedbacks, por nombrar solo algunos.

El trabajo remoto trajo muchas cosas buenas tanto para las personas (flexibilidad horaria, mejor balance entre el trabajo y la vida personal, ahorro en viajes, comida y ropa, etc.) como para las empresas (la posibilidad de reducir la superficie de las oficinas con el consiguiente ahorro en metros y en huella de carbono, junto con el potencial para captar talento deslocalizado). Pero, esta nueva forma de trabajo también tuvo su lado B: una jornada laboral más larga y mayor estrés, aislamiento social, angustia y la fantasía de disponibilidad 24x7.

Sin duda, las empresas deben capitalizar esta experiencia. El espacio de trabajo pos-COVID no puede ofrecer a sus colaboradores simplemente una versión más segura de la vieja oficina, con más distanciamiento físico, nuevos protocolos de uso, mayor higiene y mejor conectividad; es preciso repensar el diseño desde su concepto.

Diseño holístico y centrado en las personas

El espacio de trabajo tiene la facultad de materializar el ADN de las organizaciones y no debe entenderse solo como una caja neutra cuya única función consiste en contener escritorios. Además, cuando está bien diseñado es una poderosa herramienta de gestión capaz de sacar lo mejor de cada uno.

Dado que los seres humanos tenemos un deseo innato de conexión y pertenencia, la necesidad de interacción social ha persistido a pesar de las largas cuarentenas. Las encuestas de los últimos tiempos muestran que la mayor parte de los entrevistados prefieren volver a la oficina, aunque con distinta modalidad que antes de la pandemia.

Esto también demuestra que la oficina seguirá existiendo porque “ir a la oficina” nunca ha sido solo una cuestión de trabajo; también representa la oportunidad de establecer relaciones, de crear comunidad y sentido de pertenencia. Y, si bien es cierto que durante la cuarentena comprobamos que el trabajo se puede hacer de forma remota, algunos aspectos tales como la construcción de relaciones, la socialización y la consolidación de una cultura organizacional robusta se realizan mejor de manera presencial.

Esto genera entre los equipos y las personas el efecto de las “Seis CO”: compromiso, cooperación, confianza, coaching, cocreación y conocimiento.

Lo cierto es que para desarrollar un nuevo espacio de trabajo es necesario empezar por conocer los hábitos del staff y sus expectativas, el flujo de trabajo y la cultura de la empresa. Y para que las personas sean el corazón del proyecto deberá aplicarse un enfoque holístico, lo cual implica considerar la cognición, el bienestar y las emociones de los colaboradores junto con una comprensión de sus necesidades, deseos y experiencias.

Además, un diseño verdaderamente holístico también debe ponderar las variables sociales, económicas, ambientales, tecnológicas, y urbanísticas. La falta de esta visión integral –el hecho de que formamos parte de un todo indivisible– es la causa de gran parte de nuestros males.

Para lograr estos objetivos será necesario alinear los intereses y necesidades de las personas con los objetivos de la empresa mediante un exhaustivo análisis multidisciplinar que puede incluir desde la psicología organizacional, la biología evolutiva, la ecología y el impacto ambiental hasta la antropología del espacio.

Características de los nuevos espacios de trabajo

Si bien cada organización debe encontrar su propia fórmula, de acuerdo con nuestra experiencia basada en decenas de casos podemos adelantar los ingredientes que no deberán faltar a la hora de definir esta receta magistral. Creemos que estas son las características más relevantes que definirán el rumbo que tomará la oficina del futuro:

1. Flexibles y modulares: los nuevos espacios deberán contar con la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios y, al mismo tiempo, organizarse en función de las actividades y no de las jerarquías. Los organigramas y los planes de negocios pueden cambiar muchas veces, pero las actividades que se desarrollan en la oficina se repiten (trabajo individual, llamadas telefónicas, trabajo de concentración, conversaciones privadas, reuniones programadas, reuniones espontáneas, break, capacitación, etc).

2. Eje del trabajo colaborativo: si podemos trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar la oficina deberá ser el ámbito por excelencia para el trabajo colaborativo. Será un “espacio cultural”, apto para socializar y facilitar las conexiones, el aprendizaje y la cooperación entre los trabajadores.

3. Saludables y seguros: de acuerdo con la evidencia científica, sabemos que la oficina para una fuerza de trabajo saludable debe propiciar el uso de la luz natural para mantener los ritmos biológicos, permitir las vistas al exterior cuando sea posible, cuidar la calidad del aire interior, garantizar una buena alimentación e hidratación de los colaboradores, brindar ergonomía y ofrecer la posibilidad de trabajar sentado o de pie junto con la posibilidad de hacer ejercicio físico para recuperar la participación de todo el cuerpo. Una elección cuidadosa de las formas, colores y texturas también mejorará la experiencia de los usuarios.

4. Integrados con la tecnología: para integrar la oficina física y la oficina virtual será indispensable facilitar el trabajo remoto a través de la tecnología. La nueva normalidad consistirá en conectar personas en lugar de conectar lugares o escritorios.

5. Adaptados a un modelo híbrido: dado que hoy es posible trabajar tanto en la oficina o en la casa como en terceros espacios (espacios de coworking, oficinas satélite, cafés, etc.) con un nivel de experiencia y productividad muy satisfactorios, el ecosistema de trabajo híbrido se perfila como el mejor modelo para la oficina pos-COVID.

6. Sustentables: con la adopción de prácticas más responsables (uso eficiente del agua y la energía, aprovechamiento de la luz natural, políticas paperless, etc.) se podrá minimizar el impacto del entorno construido sobre el medio ambiente. Si a esto le sumamos que una parte de la fuerza laboral puede realizar sus tareas de manera remota, se podrán evitar los desplazamientos diarios hacia el lugar de trabajo con el consiguiente ahorro de energía en transporte y disminución de la polución ambiental. Todo esto sumado a que muchas empresas no tendrán que aumentar la superficie necesaria para sus operaciones.

7. Con nuevas métricas: en esta instancia será necesario dejar de medir el espacio de trabajo de acuerdo con los costos y la densidad de ocupación. En su lugar, es preferible utilizar KPI’s que consideren la productividad, la innovación y la retención y captación de talento junto con la felicidad del staff. Una receta infalible para convertir el lugar de trabajo en un espacio lleno de energía, camaradería y
sinergias.