Por Pedro Benavente, fundador y gerente general de Operatio.
Para operar correctamente una tienda comercial, un operador logístico, una constructora, una automotora, una fábrica o hasta una pequeña cafetería, es fundamental detectar y corregir fallas que surgen en la ejecución de procesos tecnológicos, humanos y en la implementación de activos. Para lograr esto, la Auditoría Operacional es una actividad indispensable para evaluar diferentes áreas dentro de un negocio, basándose en distintos parámetros de eficiencia, optimización y economía. Una de las frases más comunes y ciertas en esta materia es que lo que no se mide, no se controla.
El hecho de realizar un control integral y exhaustivo permite, en corto plazo, medir, controlar y minimizar riesgos y pérdidas tales como: de mercadería por una mala operación; riesgos por una mayor exposición a potenciales robos internos y externos; daños a activos por una indebida manipulación; riesgos de multas laborales por la falta de registros; pérdida de venta por la falta de exhibición de productos, precios y cartelería promocional de elementos de alta rotación o lanzamientos; entre otras actividades.
Por ejemplo, en todo negocio operado por personas es necesario llevar el control de asistencia, ya sea por un libro o por un lector biométrico. El hecho de no llevarlo correctamente, no sólo expone a multas por parte de la inspección del trabajo y su repetición hace correr el riesgo de cierre del local, también la falta de control puede generar horas extras de trabajadores no efectivas lo que implica mayores costos de operación para la empresa. El acto de generar un ambiente de control hace que el personal se rija por los procedimientos establecidos.
La Auditoría Operacional aplica a la medición de actividades en todas las áreas de una organización incluyendo principalmente la operación, el aspecto comercial, el marketing, el logístico, la mantención, la seguridad, los recursos humanos, la tecnología y la tesorería.
Otro ejemplo de utilidad que encontramos en las auditorías operacionales, se ve ante los crecientes niveles de robo en negocios este último tiempo. La administración se ha visto forzada a instalar cámaras de seguridad para monitorear, estudiar y grabar delitos. Sin embargo, se suele olvidar que el sistema de CCTV (Circuito Cerrado de Televisión) sólo es efectivo en la medida que las cámaras estén conectadas, apunten al lugar indicado, graben en DVDR o transmitan en vivo a centrales de monitoreo. Cada una de las medidas anteriores, deben conocerse y controlarse regularmente, cómo se logra, mediante una auditoria operacional.
Lo mismo ocurre, con algo tan común que sucede en el retail. Una de las prácticas más básicas en el sector, es tener el producto correcto, en el lugar correcto y al precio correcto. No hay nada más desagradable para un cliente que no estar informado de cuál es el precio de un producto, o bien, que el precio indicado de un producto en la tienda, no cuadre realmente con el precio indicado en caja. Lo anterior genera descontentos, pérdidas de venta y potenciales fuga de clientes. Esto se controla de mejor manera, mediante la implementación continua de auditorías operacionales.
Es importante tener en cuenta que antes de realizar un control de Auditoría Operacional, es esencial primero identificar a qué tipo de industria corresponde, ya que dependiendo de ésta, variarán los procesos críticos. Cada negocio tiene diferentes complejidades, por lo que es importante su identificación antes de diagnosticar cuáles son las principales actividades y tareas a medir, lo que requiere asesoría y consultoría.
Los beneficios de la Auditoría Operacional son variados y tiene diferentes resultados dependiendo de la consistencia, profundidad y tiempo en que se mida: reducción de costos y de pérdidas de existencias y activos, incremento de ventas y creación de una política corporativa de control y mejora continua.
