En el mundo de hoy es importante contar con una solución flexible con la que compartir información, trabajar colaborativamente y gestionar las modificaciones y versiones de documentos en grandes organizaciones.

Este contenido es auspiciado por Comarch*. Mejorar la eficiencia de los procesos de negocio es fundamental para asegurar un orden a nivel administrativo, y es por eso que es necesario contar con soluciones integradas que aseguren aplicar procedimientos optimizados y consistentes en toda la organización. En la actualidad, ya son varias las empresas que han innovado y creado programas para resolver esta necesidad. Este es el caso de Comarch, fabricante de softwares informáticos, que a través de Enterprise Content Management, una solución con numerosas implementaciones a gran escala, pretende dar soporte en diversos sectores tales como finanzas, telecomunicaciones, construcción, energía, alimentación y retail.

De acuerdo a Ángel Martínez González, Business Development Manager de Comarch ECM, el programa está constituido por dos pilares fundamentales: el componente de Gestión Avanzada de Documentos y el Motor de Workflow. El Componente de Gestión de Documentos permite el registro consistente de documentos en cualquier formato, su archivo seguro y acceso rápido a su contenido cuando sea necesario. Es una herramienta clave para compartir información, trabajar colaborativamente y gestionar las modificaciones y versiones de documentos en grandes organizaciones. Por su parte, el Motor de Workflow permite optimizar y automatizar los procesos de la empresa relacionados con un alto volumen de documentos. Se trata de una herramienta flexible que se adapta a los procesos de distintos sectores y departamentos, incluyendo el procesamiento de facturas a pagar, la gestión de contratos, la gestión de calidad y la documentación asociada a los procesos de producción.

“En el mundo de hoy es importante contar con una solución flexible como Comarch ECM. En caso de cambios en la organización o procesos, cualquier empresa puede adaptar el correspondiente proceso en el Motor de Workflow sin necesidad de contar con programadores”, dijo el ejecutivo.

 Algunos de los principales beneficios de contar con un soporte como este se encuentran:

1. Reducción de costes asociados al trabajo manual y errores humanos.

2. Acceso rápido y eficaz a la información que necesita el trabajador en cada momento.

3. Reducción de riesgos, gracias a un mayor control de los procesos, que pueden monitorizarse mediante informes en tiempo real.

4. Una mayor seguridad y control del acceso a la información clave de la empresa.

5. Reducción del impacto ambiental asociado a los documentos en papel.

Para Martínez, se trata de una aplicación web con una interfaz intuitiva. Y es que para mayor comodidad, la solución incluye también una integración con Microsoft Office y una aplicación para el teléfono móvil.

“Comarch ECM facilita el día a día de los trabajadores, ya que les proporciona el acceso eficaz a la información que necesitan en cada momento y automatiza tareas tediosas”, puntualizó el gerente.

Casos de éxito

Nestlé

La solución que necesitaba Nestle Group debía basarse en SharePoint Server, que es su sistema standard corporativo en todo el mundo. Comarch recomendó el uso de la plataforma SharePoint junto con los componentes originales del módulo ECM para apoyar la administración de los contenidos y documentos del área de Compras. La solución propuesta fue compatible con la tecnología existente y cumplió con todos los requerimientos fijados por Nestle Waters.

“El objetivo de Nestlé Waters era apoyar y alinear los procesos relacionados con el área de compras (en concreto cuentas por pagar) dentro de la organización y eliminar el flujo de documentos en papel. Los componentes ECM hicieron posible que lograramos los resultados deseados”, dijo Jacek Korczykowski, IS/IT Manager y Coordinador de Compras en Nestlé Waters.

SSP Alemania

Con la expansión del negocio, para SSP Alemania se hacía complicado manejar el enorme volumen de trabajo en el control y gestión de la documentación generada. Aprobar documentos de venta era una tarea que consumía mucho tiempo. Se realizaban inspecciones de manera descoordinada en todas las oficinas y locales, dando como resultado una duplicidad del trabajo y aumentando el gasto.

“Con Comarch EDI y ECM hemos encontrado una solución que está perfectamente adaptada a las necesidades de SSP que además permite a todos sus empleados tener acceso a la información necesaria con independencia de la localización y disponibilidad y puede ser distribuida interna o externamente. Sin embargo, aún está presente el desafío para SSP de incorporar a todos sus proveedores a los canales electrónicos, de mejorar los ratios durante el proceso de digitalización (OCR), y de completar el flujo de trabajo añadiendo nuevos procesos electrónicos para lo cual es vital contar con un socio experto como Comarch en el intercambio de datos y documentación electrónica, así como en el proceso de almacenamiento de la misma”, explicó Andreas Kühne, SSP Departamento IT de Europa central, Medio Oriente y Asia.

*Este contenido es auspiciado por COMARCH. ​