El impacto por reuniones innecesarias no es menos preocupante en organizaciones de menor tamaño, ya que sólo 1% de las empresas pequeñas organiza adecuadamente su tiempo.
Las reuniones de trabajo son una de las herramientas más eficaces que poseen las empresas para conocer el desarrollo de sus proyectos; sin embargo, en ocasiones son asesinas del tiempo y a menudo, los gerentes las utilizan para sentirse ocupados. De hecho, el 47% de los trabajadores se quejan de que las reuniones son una pérdida de tiempo, de acuerdo con Atlassian.
“En teoría, las juntas son necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa y mejorar la comunicación, pero la realidad es que la mayoría de los empleados se quejan de éstas debido a que les consume tiempo, son demasiado largas o simplemente son demasiadas”, comenta Karina Navarro, quality assurance manager de Kokatu.com.
El impacto por reuniones innecesarias no es menos preocupante en organizaciones de menor tamaño, ya que sólo 1% de las empresas pequeñas organiza adecuadamente su tiempo, lo que impacta directamente en la realización de juntas. Del lado financiero, el fenómeno de reuniones improductivas puede traducirse en pérdidas superiores a US$36.610 anuales, según cifras de Expandiendo.
Es debido a estos problemas que la plataforma para encontrar espacios de trabajo, Kokatu.com, se dio a la tarea de recopilar 5 consejos para mejorar la productividad, sin dejar de comunicar resultados:
1. Para la junta, sólo lo que importa
Hay líderes que convocan a toda la empresa cada vez que hay juntas, sin embargo, éstas sólo son efectivas cuando asiste el personal necesario. De hecho, el 45% del personal se siente abrumado por la cantidad de asistentes. Recuerda que no se trata de dejar a un lado a tu personal, se trata de ser objetivo.
Una agenda clara de los temas te permite saber a quién incluir en una y quién no. Limita el número de personas requeridas para dar más flexibilidad en la calendarización y hacer la conversación más efectiva. Jeff Bezos, CEO de Amazon, decía que “si no puedes alimentar una reunión con dos pizzas, es demasiado grande.”
2. La tecnología es tu amiga
Hay juntas que, por cortas o innecesarias, nunca debieron suceder, lo visto en ellas se pudo informar por algún medio como el correo electrónico. Es por esa razón que la tecnología puede ser un gran aliado para nuestra empresa. Utilizar aplicaciones de mensajería instantánea, como WhatsApp o su versión de negocios, Slack, nos ayudarían a evitar realizar reuniones que no tienen sentido.
De acuerdo a una encuesta del Crowne Plaza Hotel and Resorts a 2 mil viajeros de negocios en Europa, las reuniones improductivas producen la pérdida de 13 días hábiles al año. Esto quiere decir que pasamos casi tres semanas en la oficina sin hacer nada.
3. Concéntrate en los resultados
No existe una razón para que todas las reuniones se estructuren siempre de la misma manera, especialmente si son reuniones improvisadas. De la misma forma, hacer una reunión de 60 minutos no significa ocupar la hora entera. En lugar de estar llevando la reunión en el orden establecido de las cosas, concéntrate en lo que quieres lograr y ajusta los tiempos de reunión acorde a esos logros.
Si hay algún punto clave que necesite ser discutido y requiera más tiempo, lidia con él y deja otros temas de la agenda para más adelante o para otra junta.
4. No cambies de tema
Si quieres terminar con todo lo de la agenda, entonces no te distraigas con otras cosas. Los temas que no se necesitan resolver de inmediato son completamente prescindibles y se pueden tratar otro día o de una forma distinta.
5. Documenta
Hacer una minuta sobre los temas que se hablaron, los problemas que se trataron o los resultados que se comunicaron asegurará que el personal se entere y realice sus deberes, aunque no hayan estado presentes en la junta. Por ello, es importante recapitular quién hará qué, además de que así podrán tener siempre de forma física cuando lo necesiten.
