Este año vamos a conocer a centenares de personas. ¿Estamos preparados?
Kellogg Insight. A lo largo de toda nuestra trayectoria profesional, los ejecutivos tendremos oportunidad de conocer a mucha gente. Ya sea en conferencias, reuniones, actividades sociales, en todo tipo de contextos vamos a tener que explicar quiénes somos, qué hacemos y por qué esto merece el interés de nuestros interlocutores.
Como buenos hombres y mujeres de negocios, estamos condicionados para querer ampliar nuestra red de contactos profesionales. Pero, ¿estamos preparados para hacerlo?
Craig Wortmann, profesor de clases prácticas de innovación e iniciativa empresarial en la Kellogg School y autor del libro ¿Cuál es tu historia? afirma que la clave para convencer a nuestros interlocutores de que podemos ser excelentes colaboradores y socios dignos de confianza consiste en relatar una historia que ayude a presentarnos de manera eficaz.
Basándose en su experiencia de más de 20 años en ventas y emprendimiento empresarial, Wortmann ofrece consejos para convertir cualquier situación profesional en una oportunidad: el secreto es simplemente prepararnos de antemano para las conversaciones que ayudan a ampliar nuestra red de contactos.
Prepare el avance de su película
La primera pregunta que muchas personas nos hacen apenas conocernos es: "¿En qué trabaja?" La mayoría de nosotros habremos contestado esa pregunta un millón de veces, pero no todos hemos reflexionado sobre la valiosa oportunidad que nos brinda de contar una historia.
"Es la pregunta que con más frecuencia se nos hace en la vida, punto", dice Wortmann. Y sin embargo, muchas personas nunca se toman la molestia de elaborar una buena respuesta a esta interrogante fundamental. Una respuesta clara, concisa y convincente ayuda a los demás a conectarse con nosotros y nuestras motivaciones. "¿Por qué no aprovechar la oportunidad para decir algo interesante?"
En lugar de simplemente anunciar nuestra profesión —"soy contador"— por qué no agregar un breve lema o un eslogan. Cuando Wortmann lanzó su más reciente compañía, empezó a presentarse con lo que él llama el "avance de su película". Decía: "Soy director de una empresa llamada Motor de Ventas. Ayudamos a las empresas a construir y poner a punto sus motores de ventas". En dos frases lograba comunicar el nombre de la empresa, su cargo y el objetivo de su actividad comercial.
Ese "avance de nuestra película", como lo llama Wortmann, resulta útil para las conversaciones iniciales con posibles clientes e inversionistas, pero hay que adaptarlo a distintas situaciones. Un consultor académico, por ejemplo, puede tener una versión para reuniones sociales —cuando no quiere hablar de trabajo— y otra versión algo más técnica para establecer una red de contactos profesionales en una conferencia sobre educación.
"No se trata de alargar la respuesta, sino de adaptarla al contexto. El superintendente de las escuelas públicas de Detroit, por ejemplo, tendrá un nivel de comprensión —y de interés— mayor con respecto a ciertos detalles”.
Cuente la historia correcta, en el momento oportuno, por una buena razón
Wortmann cita cuatro tipos de historias que todo dirigente empresarial debe tener a mano: historias de éxito, historias de fracaso, historias divertidas e historias legendarias. Advierte que tienen que ser actuales, y afirma que contarlas en el momento oportuno es dar muestras de personalidad, dotes de liderazgo y dinamismo.
"El buen narrador practica un sistema que consiste en seleccionar historias, destilarlas y adaptar su esencia al tema de los negocios, para luego contarlas en el momento oportuno", dice Wortmann.
Sin embargo, elegir el relato óptimo para una situación determinada es menos sencillo de lo que parece. En una entrevista con un cliente potencial, en vez de una historia de éxito, podemos optar por contar un fracaso. "Con esto demostramos humildad, ganas de aprender y aptitudes para colaborar".
En cambio, hablar de nuestros éxitos puede ser más oportuno cuando ya hemos captado al cliente, pero todavía nos estamos ganando su confianza. En esta etapa temprana, contarle lo que hicimos para ayudar a otro cliente que estaba en la misma situación puede reforzar su sentimiento de confianza.
Otras historias cumplen otros fines. Wortmann conoce a un director ejecutivo que relata una experiencia de "fracaso cómico" para demostrar la importancia de hacer las preguntas correctas. Cuenta que una vez pasó un verano entero cultivando una gigantesca oportunidad, de esas que solo se dan una vez en la vida, a través de un contacto en una empresa global de bienes de consumo envasados. A la decimocuarta llamada telefónica, perdió la paciencia. Cuando por fin preguntó cuándo pensaba la empresa firmar el contrato, su contacto le informó que ella solo era una estudiante en prácticas.
"La muchacha le dio las gracias por lo mucho que había aprendido ese verano", dice Wortmann. "Resultó que no era un futuro cliente en absoluto. Era una estudiante universitaria. Pero él nunca se lo preguntó".
Prepárese para ampliar su red de contactos con mayor eficacia
"En cualquier reunión destinada a facilitar la creación de redes, hay buenas probabilidades de entrar en contacto con cinco personas que nos pueden ser útiles para desarrollar nuestro negocio", dice Wortmann. "Nuestro cometido consiste en detectarlas, darles respuestas bien meditadas y despedirnos de ellas si resulta que no nos pueden ayudar a alcanzar nuestras metas”.
Entrar en conversaciones y salir de ellas de manera eficiente y eficaz exige práctica y planificación. Wortmann aconseja contemplar las conversaciones como si fueran una caja de cambios, con cuatro velocidades hacia adelante... y una hacia atrás.
En primera velocidad, intercambiamos trivialidades al tiempo que nos preparamos para batirnos en retirada. Esto se logra mencionando lo fantástico que es el evento y la mucha gente que esperamos conocer en él. Con esa breve afirmación creamos una "puerta de salida" para escapar de la conversación.
En segunda velocidad, intercambiamos información sobre lo que hacemos: este es momento perfecto para presentar el "avance de nuestra película".
Metemos tercera y ofrecemos un poco más de información sobre nuestro trabajo, pero teniendo cuidado de no caer en la trampa común de hablar demasiado solo porque conocemos el tema. Recordemos: lo bueno, si breve, dos veces bueno.
La cuarta velocidad nos permite profundizar un poco más con vistas a determinar si nuestro interlocutor es bueno para nuestro negocio, si es alguien nos pueda ayudar o viceversa. Pidámosle su opinión sobre los asuntos que más nos interesan. Sus respuestas pueden arrojar luz sobre el beneficio mutuo que podría surgir de una colaboración.
En cualquiera de estas etapas, si nos damos cuenta de que nuestro interlocutor es una persona sumamente agradable, pero no encaja con nuestro negocio, demos marcha atrás: recordémosle con delicadeza que estamos aquí para ver a mucha gente –la puerta de salida que abrimos antes–, démosle las gracias, un fuerte apretón de manos y sigamos nuestro camino.
"La gente vacila en hacer esto porque les parece que es actuar de manera brusca, materialista o antipática", dice Wortmann. "Yo creo que es todo lo contrario. Ahorra tiempo a todo el mundo".
Haga preguntas inesperadas
Se aprende mucho de formular preguntas que nadie se espera, de esas que "se cuelan detrás de los ojos de la persona", como dice Wortmann. Si nos preparamos, nuestras preguntas pueden obligar a la gente a reflexionar, analizar y revelar sus verdaderos sentimientos.
Es bueno planear las preguntas con la vista puesta en los problemas y las soluciones que pueden surgir más adelante. Preguntar a alguien, por ejemplo, los tres grandes cambios que haría este año si pudiera nos puede dar una medida de su visión de futuro.
"Las preguntas deben ser producto de nuestra curiosidad natural", dice Wortmann. "Nos debería interesar sinceramente la respuesta que un empresario próspero nos pueda brindar a preguntas tales como: '¿Qué pasaría si quebrara su empresa? ¿Cómo se sentiría? ¿Qué diría a los demás?'"
Pero conviene tener algo en cuenta antes de empezar a lanzar preguntas tan serias como esa. Para empezar, tenemos que ganarnos el derecho a preguntar. Una pregunta que puede tener sentido al cabo de quince minutos de charla —"¿Cómo quiere que sea su vida?"— puede parecer de muy mal gusto al cabo de solo diez segundos.
Otro consejo: si la pregunta va a ser difícil, comencemos con una advertencia, tal como "permítame que le haga una pregunta de mucha más envergadura…" o "esto puede parecerle un poco fuera de lugar, pero... ". Esto indica a la persona que la pregunta va a ser contundente y sirve para suavizar el golpe.
Por último, hay que tener en cuenta que algunas de nuestras preguntas pueden caer mal. Al fin y al cabo, no todo el mundo está dispuesto a dejarse desafiar por alguien al que acaba de conocer. Pero dice Wortmann que eso no tiene importancia.
"Corramos riesgos. Es mucho mejor que ser uno más del montón cuando lo que queremos es darnos a conocer en una red".
