José Francisco Garrido, profesor de Westfield Business School.
La complicada situación que atraviesa la economía mundial ha hecho tambalear los cimientos de muchas empresas que, en un intento de hacerla frente, han asumido un reajuste de todos sus departamentos.
Compras es una de los departamentos que, con más detenimiento, redefinen los directivos, pues no debe olvidarse que esta función representa no menos de tres cuartas partes de los ingresos de una empresa. De ahí la importancia de potenciar aún más su gestión en estos momentos.
La crisis es algo temporal que exige una gestión del departamento a medio/largo plazo. No valen las visiones cortoplacistas, que es lo que suele ocurrir: el día a día nos consume y nos impide ver posibilidades de mejora. Es el momento de generar nuevos procesos, de plantearse si se está haciendo lo mismo de siempre porque, si es así, ¿cómo vamos a pretender conseguir algo diferente? Es fundamental, por tanto, romper con el status quo, abandonar la excusa de "siempre lo hemos hecho así" y aportar valor en cada una de las actuaciones dentro del departamento.
La crisis genera una desorganización en todo lo que habitualmente se dominaba, por lo que lo primero que tienen que hacer estos departamentos es organizar más que nunca todos los procesos involucrados en la gestión de compra, un área en la que el 60% del trabajo está previsto y el 40% restante surge cada día de forma inesperada. Es importante tomar conciencia de que si las urgencias no se pueden afrontar sosegadamente, entonces hay que intentar normalizarlas, una asignatura pendiente para estos departamentos que deberían considerar esta coyuntura como un buen momento para comenzar a ponerla en firme y ganar tiempo. Salir de la monotonía y replantear la hipótesis de partida. Como decía Albert Einstein: "Cuando un problema se me resiste, replanteó la hipótesis de partida y la imaginación resulta más certera que la realidad".
En momentos como el que vivimos, en el que lo fundamental es superar la situación perdiendo lo menos posible por el camino, es fundamental salir de la monotonía y replantear la hipótesis de partida que nos ha acabado llevando a donde estamos. Pero, no es fácil. La vorágine diaria, ese 60% del trabajo que está previsto en el planning del día, impide a las empresas reflexionar sobre el momento que se vive y plantear soluciones. Y es que nadie está a salvo de que la situación acabe engullendo el proyecto empresarial, por 100 años que lleve. Ni una buena gestión, ni una buena cartera de pedidos pudo evitar, por ejemplo, que General Motors protagonizara a los nueves meses de celebrar su centenario la mayor quiebra de Estados Unidos.
Pero, ¿qué puede aportar el departamento de compras para evitar este tipo de situaciones?
Muy sencillo: los conocimientos que posee de los mercados en los que opera pero entendidos tras la experiencia de haberlos asumido. Los responsables de compras no deben ser agentes pasivos sino que deben saber qué ocurre en sus mercados: conocer la situación pasada, presente y futura de sus proveedores críticos y qué ha ocurrido con la competencia de esos proveedores es una información tremendamente valiosa para la empresa, que sólo puede aportar compras. Esta información permitirá a la compañía saber dónde se está fallando y proponer soluciones sobre cómo mejorar.
El trabajo inter e intra departamental también es un pilar básico para salir de las situaciones de crisis. El responsable de compras debe ser capaz de aceptar que aunque él es experto en compras necesita también del conocimiento de otros departamentos de la empresa para saber, por ejemplo, cuál es el proveedor que mejor se adapta al proceso productivo de la empresa. En este sentido, se debe fomentar dentro de la organización que el comprador tenga libertad absoluta para contactar con el responsable de producción o de calidad y tener así la información que necesita al momento. Se trata de promover el trabajo en conjunto, frente al trabajo en equipo, pues se ha demostrado que no es el más efectivo ya que obliga a las empresas a juntar capacidades de individualidades para a partir de ahí, generar una solución y ello genera agravios comparativos y por ende incompetencia "profesional y empresarial".
Por su parte, el trabajo en conjunto posibilita que cada individuo tenga la capacidad suficiente de gestión para responder a todas las cuestiones que afecten a su trabajo sin que un superior convoque una reunión. De esta forma, se consigue que cada uno tenga total conocimiento de lo que necesita para poder afrontar con seguridad y certeza las soluciones a sus problemas, no debe esperar a una reunión de consenso.
La realidad no deja lugar a dudas, continuamos inmersos en una crisis que se está dilatando en el tiempo. Es momento de adaptar la dimensión y los costos de la organización al momento que vivimos. En este análisis de la empresa y de su forma de trabajo es básico detenerse en el departamento de compras y reflexionar sobre cómo se están haciendo las cosas y cómo podrían hacerse. La historia nos ha demostrado que se puede salir de las crisis sin morir en el intento. La clave: innovar, intentar hacer cosas nuevas o cambiar la forma en que se hacen las cosas. Y es que, como dice Jack Ma, creador del buscador chino alibaba.com, "la única forma de predecir el futuro es hacer que lo que uno desea, suceda". Para ello, según lo expuesto en líneas anteriores, es clave que el departamento de compras trabaje con una visión estratégica clara es decir, conozca la dirección de la compañía, hacia qué mercados se enfoca y aplique, en consecuencia, una gestión de compras en línea; sepa qué ocurre en su mercado y a través de este conocimiento y experiencia se anticipe a potenciales situaciones de riesgo; y fomente la comunicación intra e interdepartamental con el objetivo de dar un salto cualitativo, que le permita pasar del trabajo en equipo al trabajo en conjunto.
